Správcovia osobných informácií (PIM) a systémy na správu kontaktov (CMS) boli predstavené v polovici 80. rokov 20. storočia. Systémy PIM aj CMS vám umožnili usporiadať mená, adresy a telefónne čísla pre všetky vaše obchodné kontakty. PIM boli nahradené systémami Sales Force Automation (SFA) koncom osemdesiatych rokov. Produkty ako ACT a GoldMine spočiatku kombinovali funkcie plánovania so správou kontaktov. V polovici 90-tych rokov sa tieto systémy vyvinuli do jednoduchých systémov Customer Relationship Management (CRM), ktoré sa pokúšali zapojiť nielen predajcov, ale aj zákaznícky servis a manažment.
Microsoft Dynamics CRM 3.0 (to je oficiálny názov) je ďalšou generáciou CRM systémov. Microsoft CRM je založený na technológii .NET (vyslovuje sa dot-net ), ktorej priekopníkom je spoločnosť Microsoft. Microsoft CRM má nielen funkcie pre predaj, zákaznícky servis a teraz marketing, ale využíva aj veľké výhody internetu alebo konkrétnejšie webových služieb. Toto zameranie webovej služby je to, čo definuje stratégiu .NET. Stručne povedané, webové služby umožňujú jednoduchú integráciu aplikácií, rýchlu konfiguráciu tak, aby vyhovovali vašim obchodným potrebám, a ich rozšírenie na interných aj externých používateľov.
Microsoft CRM má typ záznamu alebo entitu nazývanú kontakt. Kontaktom je v tomto zmysle osoba. Ide o koncept prevzatý z programu Microsoft Outlook. V skutočnosti sú záznamy kontaktov z Outlooku priamo prenosné do záznamov kontaktov v Microsoft CRM.
Microsoft CRM volá firemné záznamy účtov . Spoločnosti (účty) a ľudia, ktorí v každom z nich pracujú (kontakty), môžu byť v rámci systému navzájom prepojení.
Kontakt je osoba a účet je spoločnosť. Zákazníkom je buď osoba alebo firma.
Vedúci predstavitelia spoločností často hovoria, že ich najdôležitejším firemným aktívom je ich databáza potenciálnych zákazníkov a klientov. Ak momentálne zanedbáme všetky výkonné nástroje v rámci CRM, najzákladnejšou vecou je to, čo sa vyplatí najrýchlejšie. A táto rýchla výplata vyplýva z jedného centrálneho, organizovaného a prístupného úložiska pre všetky informácie týkajúce sa vašich zákazníkov a potenciálnych zákazníkov. Aj keď nikdy nevytvoríte žiadne pravidlá pracovného toku, nikdy nepripojíte systém k webovej lokalite alebo nikdy nezautomatizujete systém cenových ponúk, budete míľovými krokmi vpred len usporiadaním údajov do jednej súvislej databázy.
V Microsoft CRM chcete ukladať aj iné druhy informácií. Systém bude vaším univerzálnym referenčným nástrojom – váš Rolodex, váš personálny adresár a vaše Zlaté stránky na jednom mieste. Tiež chcete mať záznamy pre predajcov, zamestnancov a konkurentov.
Okrem toho obsahuje Microsoft CRM dôležité informácie, ktoré vám pomôžu spravovať a prijímať informovanejšie rozhodnutia o vašom podnikaní. Tieto informácie zahŕňajú príležitosti na sledovanie vašich predajných cyklov, prípady sledovania problémov so službami zákazníkom a kampane na sledovanie výsledkov vašich marketingových kampaní.