Pridávanie a úprava nových účtov Microsoft CRM

Účty sú spoločnosti. Podúčty môžu byť divíziami hlavnej spoločnosti alebo môžu byť samostatnými fyzickými miestami tej istej spoločnosti. Čokoľvek pridáte do Microsoft CRM, môžete upraviť. A všetko, čo pridáte, sa dá odstrániť, ale lepším postupom je deaktivovať účet, a nie ho odstrániť. Ak deaktivujete, môžete vždy obnoviť informácie, ak neskôr zistíte, že ich potrebujete. Vymazanie je navždy.

Skratka: Rýchle vytvorenie

Rýchle vytvorenie, ku ktorému máte prístup v ľavej dolnej časti domovskej stránky CRM, vám umožňuje čo najrýchlejšie zadať nový účet, kontakt, potenciálneho zákazníka alebo príležitosť. Quick Create je prístup lenivého človeka k zadávaniu údajov. Funkcia rýchleho vytvorenia dosahuje svoju rýchlosť odstránením všetkého iného, ​​ako sú polia Business Required . Toto sú štítky polí, ktoré sa na obrazovke zobrazujú červenou farbou. Obchodné povinné polia sú povinné polia, ktoré systém potrebuje na správne uloženie a neskoršie načítanie záznamov.

V okne Rýchle vytvorenie si môžete vybrať vytvorenie niekoľkých typov záznamov prístupom k výberovému zoznamu v okne. Ak chcete začať pridávať nový účet pomocou funkcie rýchleho vytvorenia, postupujte takto:

1. Otvorte Rýchle vytvorenie.

2. V okne Rýchle vytvorenie vyberte Účty.

3. Kliknite na tlačidlo Prejsť v tom istom okne.

Zobrazí sa okno Create Account, ako je znázornené na obrázku 1.

Obrázok 1: Metóda rýchleho vytvorenia na spustenie nového účtu.

4. Do poľa Názov účtu v dialógovom okne Rýchle vytvorenie zadajte názov spoločnosti, ktorej záznam vytvárate.

Ako Používateľ sa predvolene zobrazuje vaše meno ako Vlastník.

5. Vyberte možnosť Uložiť alebo Uložiť a otvoriť.

Výberom možnosti Uložiť uložíte záznam, ktorý ste práve určili, a dostanete sa do ďalšieho prázdneho dialógového okna Rýchle vytvorenie, ktoré vám umožní vytvoriť ďalší záznam účtu. Funkcia Uložiť je efektívna, ak máte naraz zadať viac ako len niekoľko záznamov. Funkcia Uložiť a otvoriť tiež ukladá záznam, ktorý ste práve vytvorili, ale okamžite vás prenesie na celú sadu obrazoviek a polí Záznamu účtu, takže môžete vykonať kompletnejšiu prácu pri zadávaní informácií pre tento jeden záznam.

Napriek vášmu najlepšiemu úmyslu vrátiť sa neskôr a doplniť zvyšné informácie môžete otáľať. Zvážte použitie možnosti Uložiť a otvoriť. Aj keď začnete s možnosťou Rýchle vytvorenie, výberom položky Uložiť a otvoriť po zadaní všetkých požadovaných polí sa dostanete do okna Podrobnosti. Toto je to pravé miesto.

Záznamy účtov a ich štyri časti

Každý záznam o účte má v skutočnosti štyri súvisiace okná: Všeobecné, Podrobnosti, Správa a Informácie o účte. Prístup k týmto oknám alebo vytvorenie nového účtu môžete získať tak, že prejdete na mriežku zobrazenia zoznamu účtov a na paneli akcií vyberiete položku Nový účet. Táto metóda, na rozdiel od rýchleho vytvorenia, je plnohodnotným a náročným spôsobom zadávania údajov na spustenie nového záznamu účtu.

Obrázok 2 zobrazuje kartu Všeobecné v okne Účet.

Obrázok 2: Karta Všeobecné v okne Účet.

Karta Všeobecné obsahuje väčšinu dôležitých kontaktných informácií pre váš účet vrátane povinného poľa: Názov účtu. Väčšina polí na karte Všeobecné je samozrejmá, ale ostatné tri karty si zaslúžia malú diskusiu:

• Karta Podrobnosti obsahuje väčšinou finančné informácie, ako napríklad ročný príjem a symbol akcií, ak je spoločnosť verejne obchodovaná. To poskytuje potenciálne užitočné demografické informácie o účte za predpokladu, že niekto vo vašej organizácii vykoná prieskum na vyplnenie informácií a udržiava ich aktuálne.

• Karta Správa obsahuje účtovné informácie, ktoré sa používajú na účely fakturácie.

• Karta Informácie o účte obsahuje demografické informácie a nie je ich veľa. Toto je dobrá oblasť na pridanie ďalších vlastných polí, ktoré sú dôležité pre vašu organizáciu. Vlastné polia možno pridať do ktorejkoľvek z týchto štyroch oblastí, ale v podoblasti Informácie o účte je k dispozícii množstvo nehnuteľností.

Nastavenie podúčtov

Záznamy o účte môžu byť rodičmi iných záznamov o účte. Dieťa Záznam môže byť tiež označovaný ako podúčtu . Typicky by ste použili systém podúčtov na podriadenie jedného záznamu druhému. Dobrým príkladom je situácia, keď jednáte so spoločnosťou, ktorá má viacero pobočiek. Ústredie by bolo materským účtom a každé regionálne miesto by bolo podúčtom. Prepojením účtov týmto spôsobom môžete použiť systém vykazovania na konsolidáciu, medzisúčet alebo celkové príjmy pre všetky súvisiace účty.

Okno Všeobecné, ktoré je prvým a predvoleným oknom pri vytváraní nového záznamu účtu, obsahuje pole, ktoré spája jeden účet s druhým. Toto pole má označenie Nadradený účet a obsahuje výberový zoznam obsahujúci všetky ostatné existujúce účty v systéme. Počet úrovní rodičovstva, ktoré sú možné, nie je prakticky žiadny. Inými slovami, každý rodičovský účet môže mať veľa detí, vnúčat a pravnúčat.

Pri vytváraní tejto štruktúry je najlepším prístupom zmapovať vzťahy medzi účtami a začať od začiatku. Najprv zadajte rodičovský účet a potom zadajte deti.