V ACT! 2008 je pridanie súboru na kartu Dokumenty jednoduché a stojí za námahu. Karta Dokumenty, ktorú nájdete v oknách Kontakty, Skupiny alebo Spoločnosti, vám umožňuje pripojiť alebo vytvoriť odkaz na všetky vaše súbory súvisiace s aktuálnym kontaktom, skupinou alebo spoločnosťou. Môžete pridať alebo vytvoriť odkaz na ponuku vytvorenú v Exceli, zmluvu vytvorenú vo Worde alebo dokonca súbor PDF, ktorý ste naskenovali do počítača.
Ak chcete pridať dokument na kartu Dokumenty, postupujte podľa týchto krokov:
1. Zobrazte záznam kontaktu, skupiny alebo spoločnosti, do ktorej chcete pridať dokument.
2. Kliknite na kartu Dokumenty.
3. Kliknite na tlačidlo Pridať dokument na paneli ikon karty Dokumenty.
Tu máte dve možnosti:
• Súbor: Výberom tejto možnosti vlastne klonujete pôvodný súbor a pridávate ho do svojho ACT! databázy. Po pridaní dokumentu na kartu Dokumenty môžete súbor otvoriť priamo z ACT! zobraziť, upraviť alebo vytlačiť. Odstránením súboru z karty Dokumenty sa neodstráni pôvodný dokument z počítača a naopak. Zapamätajte si: Pretože súbor, ktorý pridáte na kartu Dokumenty, je klonom originálu, zmeny, ktoré vykonáte v pôvodnom dokumente, sa nezobrazia v klonovanom dokumente nachádzajúcom sa na karte Dokumenty, ani sa nezobrazia zmeny, ktoré vykonáte v klonovanom dokumente. v origináli. Zvážte odstránenie pôvodného dokumentu, aby ste sa vyhli nejasnostiam.
• Skratka: Vytvorí odkaz, ktorý bude odkazovať späť na pôvodný dokument, namiesto toho, aby ho skopíroval. Umiestnenie pôvodného dokumentu sa zobrazí na karte Dokumenty.
Cesta k mojim dokumentom je špecifická pre zariadenie aj používateľa. Zakúpením nového počítača alebo zmenou používateľských informácií vo vašom existujúcom počítači sa vaše skratky stanú neplatnými. Zvážte vytvorenie nového priečinka Windows, napríklad ACT Documents, ktorý možno znova vytvoriť na novom počítači a zobraziť ho rôznym používateľom. Okrem toho používatelia vzdialenej databázy, ktorí nemajú prístup k týmto priečinkom, nemôžu dokument zobraziť.
V závislosti od vášho výberu sa otvorí dialógové okno Pripojiť súbor alebo Pripojiť odkaz.
4. Prejdite na dokument, ktorý chcete pridať, vyberte ho a potom kliknite na položku Otvoriť.
KONAŤ! pridá dokument do vášho ACT! databázy a na karte Dokumenty zobrazí veľkosť, typ a dátum poslednej úpravy. Priložené súbory zobrazujú názov dokumentu; priložené skratky zobrazujú cestu k súboru.
Dokumenty, ktoré pridáte na kartu Dokumenty, sa stanú súčasťou vašej databázy, takže používatelia vzdialenej synchronizácie môžu teraz pristupovať aj k týmto dokumentom. Môžete tiež pridať súbor na kartu Dokumenty z Prieskumníka Windows alebo Tento počítač potiahnutím ikony dokumentu na kartu Dokumenty.