Pochopenie úrovní prístupu a rolí v Microsoft CRM

Oprávnenia, ktoré sú vám pridelené, upravujú funkcie, ktoré môžete vykonávať s konkrétnymi záznamami alebo objektmi. Vaše úrovne prístupu určujú, na ktoré záznamy sa tieto privilégiá vzťahujú. Inými slovami, hoci vaše privilégiá môžu zahŕňať možnosť odstraňovať záznamy účtov, je to vaša úroveň prístupu, ktorá presne určuje, ktoré záznamy môžete vymazať.

Microsoft CRM obsahuje štyri rôzne úrovne prístupu prezentované v poradí narastajúcej autority.

Používateľ (základný)

Používateľský prístup je zo všetkých úrovní prístupu najviac obmedzujúci. S prístupovými právami používateľa môže používateľ vykonávať nasledujúce akcie:

• Záznamy, ktoré vlastní

• Záznamy, ktoré vlastní iný používateľ, ale ktoré s ním boli zdieľané

• Záznamy vlastnené alebo zdieľané tímom, ktorého je členom

Obchodná jednotka (miestne)

Prístup k obchodnej jednotke je o krok nad základnou používateľskou úrovňou. Zahŕňa všetky práva na prístup používateľov, ale poskytuje aj prístup k záznamom, ktoré vlastnia alebo zdieľajú s inými používateľmi, ktorí patria do rovnakej obchodnej jednotky. Pojem lokálny skutočne zodpovedá jednej samostatnej obchodnej jednotke, ktorej je užívateľ členom.

Napríklad, ak má Moe miestne práva na čítanie Opportunity, môže si prezrieť záznamy pre všetkých potenciálnych záujemcov o registráciu do programu beta testerov v jeho spoločnosti. Ak mal Moe iba prístup používateľa, mohol by vidieť iba tie záznamy, ktoré sám vytvoril, alebo záznamy, ktoré sa s ním rozhodli zdieľať iní používatelia.

Nadradená položka: podriadené obchodné jednotky (podrobné)

Používateľ s prístupovými právami rodiča: dieťa má prístup k obchodnej jednotke plus možnosť pristupovať k objektom alebo záznamom z akejkoľvek obchodnej jednotky, ktorá je podriadená jednotke, ku ktorej je priradený. Ak si predstavíte organizačnú schému divízií vašej spoločnosti, hlboký pohľad vám umožní vidieť vašu obchodnú jednotku a všetky tie, ktoré sú priamo pod ňou.

Organizačné (globálne)

Organizačné prístupové práva sú najmenej obmedzujúce zo všetkých kategórií. S organizačným prístupom môžete vykonávať akcie s ľubovoľným záznamom v systéme bez ohľadu na obchodnú jednotku, do ktorej patríte, a bez ohľadu na problémy so zdieľaním.

Organizačné prístupové práva by mali byť vyhradené pre malú skupinu systémových administrátorov, ktorí nesú celkovú zodpovednosť za integritu databázy. Tieto práva by mali mať aspoň dvaja ľudia vo vašej spoločnosti (jeden na účely zálohovania), ale pravdepodobne nie oveľa viac.

Nemalo by byť samozrejmosťou, že generálny riaditeľ alebo riaditeľ IT by mali mať úplný organizačný prístup. S privilégiom prichádza aj zodpovednosť a možnosť neúmyselného poškodenia spôsobeného víkendovým bojovníkom alebo tými, ktorí sa považujú za technogeekov. Pracovné požiadavky jednotlivcov a ich znalosti systému priamo súvisia so získaním tejto úrovne prístupu.

Definovanie rolí

Koncept rolí spája privilégiá a prístupové práva. Microsoft CRM prichádza s ôsmimi preddefinovanými rolami, ktoré sú typické pre stredne veľké organizácie. Využitím týchto preddefinovaných rolí ušetríte veľa času, ktorý by ste inak strávili nastavovaním špecifických prístupových práv pre každého používateľa. Tieto roly sú nasledovné:

• CEO-obchodný manažér

• viceprezident predaja

• Manažér predaja

• Obchodný zástupca

• manažér CSR

• CSR

• Marketingový profesionál

• Systémový administrátor

Každá z týchto ôsmich rolí má kompletnú sadu preddefinovaných privilégií a prístupových práv. Prototypový manažér predaja dostane predvolenú sadu privilégií a prístupových práv. Ak chcete zobraziť nastavenia pre každú z predvolených rolí, postupujte takto:

1. Na domovskej stránke vyberte položku Nastavenia z panela na bočnej strane hlavnej obrazovky.

Zobrazí sa obrazovka Nastavenia so siedmimi podkategóriami.

2. V okne Nastavenia vyberte Nastavenia obchodnej jednotky a potom vyberte Roly zabezpečenia.

Zobrazí sa mriežka zobrazenia zoznamu rolí zabezpečenia (zobrazená na obrázku 1) so všetkými existujúcimi rolami.

Obrázok 1: Zobrazenie zoznamu všetkých existujúcich rolí zabezpečenia.

3. Zobrazte rolu manažéra predaja kliknutím na jeho riadok v mriežke zobrazenia zoznamu.

Karta Hlavné záznamy manažéra predaja, znázornená na obrázku 2, sa zobrazí so štyrmi ďalšími kartami v hornej časti. Karta Podrobnosti, ktorá je predvolená, obsahuje veľmi málo podrobností. Karta Core Records obsahuje všetky prepínače na zapnutie alebo vypnutie prístupových práv a je centrálnym úložiskom informácií o úlohách.

Obrázok 2: Práva manažéra predaja týkajúce sa Core Records.

4. Pozrite si záložku Core Records a potom kliknite na ostatné záložky, aby ste videli všetky objekty, ku ktorým je možné pristupovať na rôznych úrovniach pre existujúci profil manažéra predaja.

5. Kliknutím na tlačidlo Uložiť a zatvoriť na modrom paneli akcií sa vrátite do mriežky zobrazenia zoznamu.

Najjednoduchší spôsob, ako vytvoriť novú rolu, je naklonovať existujúcu rolu. Ak to chcete urobiť, postupujte takto:

1. Na domovskej stránke vyberte položku Nastavenia z panela na bočnej strane hlavnej obrazovky.

Zobrazí sa obrazovka Nastavenia so siedmimi podkategóriami.

2. Vyberte Nastavenia obchodnej jednotky a potom vyberte Roly zabezpečenia.

Zobrazí sa mriežka zobrazenia zoznamu rolí zabezpečenia.

3. Kliknite na tlačidlo Kopírovať rolu na modrom paneli akcií.

Zobrazí sa dialógové okno Kopírovať rolu zobrazené na obrázku 3 s otázkou, ktorú pôvodnú rolu chcete skopírovať a aký nový názov chcete použiť.

Obrázok 3: Kopírovanie novej roly z existujúcej.

4. Vyberte rolu, ktorú chcete kopírovať, z rozbaľovacieho zoznamu v poli Role to Copy. Do prázdneho poľa Názov novej roly zadajte nový a jedinečný názov pre novú vlastnú rolu.

5. Začiarknite políčko Otvoriť rolu po dokončení kopírovania.

Okamžite sa zobrazí okno pre novú rolu so všetkými nastaveniami z pôvodnej roly. Ak sa náhodou nezobrazí okno Core Records, vyberte túto kartu a zobrazte všetky nastavenia roly. Prepnite ľubovoľné z nastavení, aby ste ich zmenili pre novú rolu, ktorú vytvárate. Môžete pokračovať v prepínaní každého nastavenia, aby ste prešli každou z piatich možností. Nezabudnite si prezrieť každú z piatich kariet: Podrobnosti, Základné záznamy, Predaj, Servis a Obchodný manažment.

6. Po úplnom prispôsobení novej roly kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť.

Používateľ môže mať priradenú viac ako jednu rolu. Niekto by mohol mať úlohu správcu systému a poštového úradníka. Ak má jeden používateľ viacero rolí s rôznymi privilégiami a prístupovými právami, prednosť má rola s menej obmedzujúcimi privilégiami. Takže aj keď váš systémový administrátor pracuje ako poštový úradník, bude mať maximálne úrovne prístupových práv.