Možnosti migrácie údajov do Salesforce

Salesforce má jednoducho použiteľného sprievodcu, ktorý vás prevedie importom vašich aktualizácií členov kampane, potenciálnych zákazníkov, účtov, kontaktov a vlastných objektov. Ak ste správcom systému alebo máte správne povolenia profilu, môžete tieto úlohy vykonávať pre svojich používateľov.

Pre staršie údaje o iných objektoch (ako sú Príležitosti, Prípady a Aktivity), ktoré chcete mať v Salesforce, musíte zadať informácie manuálne alebo použiť Data Loader, čo je nástroj na import a export údajov, ktorý sa dodáva s Enterprise a Unlimited. edícií na automatickú migráciu údajov do Salesforce.

Pomocou sprievodcu importom údajov Salesforce

Sprievodca importom údajov na importovanie potenciálnych zákazníkov, účtov, kontaktov, riešení a vlastných objektov sa pohodlne nachádza pod nadpisom Integrácie v nastavení Lightning Experience. Má užívateľsky prívetivé rozhranie, ktoré vás prevedie importom alebo aktualizáciou záznamov.

Spustenie sprievodcu importom údajov Salesforce.

Ak ste správcom, v pravej hornej časti domovských stránok karty sa zobrazuje aj tlačidlo Importovať. Napríklad, ak chcete importovať potenciálnych zákazníkov vašej spoločnosti, kliknite na kartu Potenciálni zákazníci a potom kliknite na tlačidlo Importovať, ktoré sa nachádza napravo od názvu zobrazeného zoznamu na stránke. Kroky a tipy na používanie sprievodcu importom pre záznamy rôznych objektov sa líšia:

• Import Leads: Túto operáciu môže vykonať iba používateľ s povolením Import Leads.
• Importovať kontakty a účty: Salesforce používa rovnakého sprievodcu, ktorý vás prevedie importom kontaktov a/alebo účtov. Jednotliví používatelia majú tiež možnosť importovať svoje osobné kontakty a účty.
• Importujte nových členov kampane alebo ich aktualizujte pri prepojení s kampaňou: Salesforce používa rovnakého sprievodcu importom údajov, ale tentoraz sprístupňuje iba objekt Člen kampane na aktualizáciu marketingových stavov pre potenciálnych zákazníkov a kontakty.

Skúmanie nástroja Salesforce Data Loader

Migrácia dát je ošemetná záležitosť. Data Loader je malá klientska aplikácia, ktorá pomáha hromadne importovať alebo hromadne exportovať dáta vo formáte s hodnotami oddelenými čiarkou (.csv). K tomuto nástroju sa dostanete výberom Integrations → Data Loader. Pomocou tohto nástroja môžete presúvať údaje do a z akéhokoľvek typu záznamu v Salesforce, vrátane príležitostí a vlastných objektov. Data Loader podporuje vkladanie, aktualizáciu, odstraňovanie a exportovanie záznamov Salesforce.

Ako raz povedal niekto slávny, s veľkou mocou prichádza aj veľká zodpovednosť. Data Loader používajte iba vtedy, ak viete, ako navzájom súvisia objekty, záznamy a pracovné postupy a/alebo spúšťače. Data Loader je veľmi výkonný nástroj pre netechnických používateľov. Môžete exportovať údaje, importovať údaje, náhodne prepísať a odstrániť množstvo údajov a spustiť dominový efekt pravidiel pracovného toku, ak si nedáte pozor. Ak plánujete aktualizáciu, vždy si vytvorte zálohu údajov. Bez zálohy môžete byť bezproblémoví, kým sa raz nestane chyba a nebudete môcť vrátiť späť 1000 polí, ktoré ste prepísali.

Niektorí predajcovia tiež poskytujú osvedčené nástroje na extrahovanie, transformáciu a načítanie (ETL), ktoré vám umožňujú migrovať záznamy do (alebo zo) Salesforce, automaticky čistiť a transformovať údaje na základe vlastnej logiky, ktorú definujete, a podľa potreby tieto záznamy pripájať.

Odborníci prepájajú údaje bez toho, aby boli príliš technické, pomocou rozhrania API aplikácie Salesforce, aby umožnili vašim technickým pracovníkom pristupovať k údajom programovo. Platformy Salesforce sa používa na prispôsobenie alebo integrovať Salesforce robiť aj snazzier veci než to, čo môžete robiť s ním po vybalení z krabice. A predtým, ako budete trpieť preťažením žargónu, platforma je v podstate zbierka pravidiel a príkazov, ktoré môžu programátori použiť na prikázanie programu – v tomto prípade Salesforce – aby robil určité veci. Na prístup k API Salesforce však musíte mať Enterprise alebo Unlimited Edition.

Migrácia vašich starých údajov do Salesforce

Počas prípravnej fázy vašej implementácie potrebujete dobre premyslený a dobre zdokumentovaný plán vašej stratégie migrácie dát. Tento plán musí obsahovať podrobnosti o cieľoch, zdrojoch, nepredvídaných udalostiach a časových plánoch na základe rôznych krokov vo vašom pláne. Tu je niekoľko krokov, ktoré by ste mali zvážiť.

Určenie zdrojov údajov

Väčšina spoločností má zvyčajne nejaký typ existujúceho nástroja na správu kontaktov, množstvo tabuliek s inými údajmi o zákazníkoch a často aj kontaktné informácie uložené v e-mailových schránkach používateľov a v aplikáciách na zvýšenie produktivity (nehovoriac o dokumentoch programu Word a lepiacich lístkoch).

Počas prípravy zhodnoťte, aké a koľko informácií musí byť v Salesforce. Tu je niekoľko tipov pre tento krok:

• Odpad dnu odpad von. Keď sa presťahujete do nového domova, zvyčajne si prezeráte skrine starého domova a rozhodujete sa, čo si so sebou zoberiete a čo vyhodíte. Presun údajov vyžaduje rovnaký typ hodnotenia.
• Vytvoriť zoznam. Katalogizujte rôzne zdroje údajov vrátane toho, aké typy záznamov, aký rozsah a koľko.
• Navrhnite plán úložiska. Spolupracujte so svojím projektovým tímom pre riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM), aby ste určili, kam by mali smerovať rôzne informácie – a prečo.
• Myslite na načasovanie a postupnosť importu. Mnohé spoločnosti napríklad najskôr vytvárajú záznamy o používateľoch, potom importujú účty a kontakty a nakoniec migrujú a pridávajú možnosti.
• Nech je to jednoduché, ak je to možné. Čím zložitejšiu migráciu urobíte, tým väčší bude vplyv na vašu časovú os. Posúďte úroveň úsilia v porovnaní s potenciálnou hodnotou úsilia.

Príprava údajov na migráciu na Salesforce

Vyčistite ho teraz alebo ho vyčistite neskôr. Niektoré projektové tímy radi „prečistia“ údaje pred ich importovaním do Salesforce. Identifikácia a spájanie duplikátov uľahčuje nájdenie správneho záznamu. Opravením nezrovnalostí vo vašich údajoch, ako je napríklad zabezpečenie toho, aby všetky polia Štát/Provincia obsahovali dvojznakové skratky, sú prehľady presnejšie.

Ak váš starý systém neuľahčuje vyčistenie, možno budete chcieť najskôr preniesť všetky záznamy do Salesforce a potom použiť nástroje na správu údajov Salesforce na vyčistenie údajov neskôr. Rizikom je, že ľudia s najlepšími úmyslami môžu stále podľahnúť ľudskej prirodzenosti a nebudú sa chcieť sústrediť na úsilie o čistenie, keď už budú údaje v novom systéme.

Bez ohľadu na to, kedy to robíte, čistenie údajov nie je očarujúca práca, ale musí sa vykonávať a malo by sa vykonávať pravidelne. Tu je niekoľko tipov na prípravu údajov:

• Export do jednoduchého formátu. Často je najjednoduchšie exportovať údaje do aplikácií ako Microsoft Access alebo Excel, pomocou ktorých môžete odstraňovať stĺpce, triediť riadky a vykonávať globálne zmeny.
• Snažte sa používať štandardné konvencie pomenovania. Ak rôzne zdroje údajov odkazujú na účty rôznymi názvami (napríklad IBM verzus International Business Machines), teraz je vhodný čas na štandardizáciu názvov. To môže pomôcť vyhnúť sa vytváraniu duplicitných záznamov.
• Upravte alebo pridajte polia v Salesforce na podporu migrácie. Ak napríklad váš kanál sleduje maržu na príležitosť, musíte si vytvoriť vlastné pole Príležitosť na podporu údajov o marži.
• Ak má váš existujúci zdroj údajov jedinečné ID záznamov, migrujte tieto ID do vlastného poľa iba na čítanie. Pole môžete kedykoľvek neskôr odstrániť alebo skryť. Nielenže vám to môže pomôcť overiť presnosť vašej migrácie, ale tieto ID sa môžu hodiť aj pri integrácii (najmä ak neplánujete vypnúť druhý zdroj údajov).
• Namapujte stĺpce s údajmi na názvy polí v Salesforce. Napríklad pole Company v programe Microsoft Outlook sa zvyčajne mapuje na pole Account v Salesforce. Niektorí správcovia systému dokonca premenujú hlavičky stĺpcov v súboroch migrácie tak, aby sa presne zhodovali s názvami polí v Salesforce. Tým sa minimalizuje migračné šialenstvo.
• Upravte svoje údaje tak, aby vyhovovali štandardom Salesforce (alebo naopak). Každé pole v Salesforce má určité vlastnosti, ktoré môžu zahŕňať obmedzenia veľkosti, desatinné čiarky, formáty dátumu atď.
• Pridajte stĺpec Zdroj údajov do súboru importu a namapujte ho na vlastné pole v Salesforce. Týmto spôsobom môžete obhájiť, odkiaľ údaje pochádzajú.
• Kde je to možné, priraďte záznamom správnych vlastníkov. Ak nemáte priradené všetky záznamy, vlastník predvolene použije správcu, ktorý vykonáva migráciu.
• Získajte prijatie súborov, ktoré ste pripravili, od zainteresovaných strán. Ak im aspoň ponúknete možnosť recenzie, vyhnete sa prekvapeniam.

Testovanie importu do Salesforce

Pred vykonaním poslednej migrácie otestujte. Často objavíte veci, ktoré vám unikli alebo ktoré by ste mohli zlepšiť. Polia môžu byť napríklad nesprávne namapované alebo možno budete musieť vytvoriť nejaké ďalšie. Tu je pár tipov:

• Vyberte malú vzorku významných záznamov. Čím vyšší profil záznamov, tým lepšie – najmä ak ich kontroluje zainteresovaná strana.
• Nezabudnite vypnúť pracovné postupy. Nechcete obťažovať ostatných používateľov tým, že ich budete zbytočne upozorňovať, keď cez pravidlá pracovného toku pretekajú testovacie údaje. Niektorí z vás si možno myslia, že je užitočné ponechať určité pravidlá pracovného toku zapnuté, najmä ak boli vytvorené tak, aby zabránili vstupu zlých údajov. Nie je to pravda. Vykonajte prácu v predstihu a pred importovaním si údaje dobre pripravte.
• Skontrolujte rozloženie stránky. Zvážte úpravu rozloženia stránky, aby ste uľahčili overenie importu údajov. Umiestnite polia v Salesforce do podobných umiestnení obrazoviek, aké majú vaše staršie systémy .

Analýza výsledkov testov

Keď sú vaše testovacie údaje v Salesforce, pozorne ich porovnajte s testovacím súborom, aby ste zaistili presnosť a úplnosť. Tu je niekoľko tipov, ako produktívne analyzovať výsledky testov:

• Vytvorte si vlastný prehľad, ktorý vám umožní kolektívne prezerať údaje záznamov.
• V prípade potreby otvorte záznam a porovnajte ho s importovaným súborom. Potvrďte, že polia záznamu zobrazujú to, čo by podľa vás mali zobrazovať.
• Vytvorte si vlastné zobrazenie z domovskej stránky relevantnej karty, aby ste videli svoje importované údaje rozložené v stĺpcoch na stránke zoznamu. Používatelia môžu prejsť do prehľadu, ale zobrazenie im umožňuje sústrediť sa.
• Overte údaje s vybranými zainteresovanými stranami, aby ste získali spätnú väzbu a podporili, že výsledky testovacích údajov vyzerajú správne. Nestačí, že si myslíte, že testovací import bol presný. Vaši koncoví používatelia sú konečným testom.
• Upravte svoj proces alebo vykonajte zmeny v súbore importu alebo Salesforce na základe výsledkov testovacieho importu. Možno ste napríklad zabudli namapovať pole alebo sa údaje neimportovali správne kvôli vlastnostiam poľa.

Migrácia vašich konečných údajov

Po úspešnej analýze výsledkov testovacích údajov ste pripravení importovať svoje súbory. Áno, je to zjednodušenie toho, čo by mohlo byť komplikovaným súborom úloh, ale celkový proces je vyskúšaný a pravdivý.

Tu je niekoľko návrhov pre tento krok:

• Komunikujte so svojimi používateľmi očakávania. Ak prechádzate z jedného systému do druhého, môže dôjsť k prerušeniu, počas ktorého sa musia údaje pred uvedením do prevádzky aktualizovať.
• Urobte to počas prestojov. Ak máte značné množstvo údajov, zvážte spustenie migrácie počas mimopracovných hodín. Najmä ak je systém pre niektoré skupiny používateľov už aktívny, môže sa tým vyhnúť nejasnostiam.
• Uložte protokolové súbory záznamov, ktoré sa úspešne neimportovali. Chybové hlásenia sú pomerne intuitívne a zvyčajne môžete vidieť bežné dôvody odmietnutia, prečo sa určité záznamy neimportovali. Nezabudnite stráviť čas zisťovaním, či je odmietnutie spôsobené problémom s formátovaním údajov alebo kvalitou, na rozdiel od otravného pravidla pracovného postupu, ktoré ste neplánovali spustiť.
• Vytvorte si vankúš na chyby. Nepokúšajte sa vykonať migráciu deň pred školením predaja. Mohlo by sa stať niečo nepredvídané, čo bráni úspešnému dokončeniu.

Overenie a rozšírenie vašich údajov

Podobne ako pri analýze výsledkov testovacích údajov po načítaní údajov spustite správy na overenie krížového vzorkovania záznamov, aby ste zaistili presnosť a úplnosť. Ak môžete, porovnajte obrazovky v Salesforce s obrazovkami vášho starého systému.

Uistite sa, že údaje sú uložené v správnych poliach a že hodnoty dávajú zmysel. Ak v poli telefónu vidíte adresu, musíte vyčistiť údaje alebo opraviť mapovanie poľa. Usilujte sa o perfektne importované údaje – ale očakávajte aj menej.

Pred zavedením Salesforce urobte ďalší krok ručne alebo automaticky aktualizujte niektoré záznamy, aby ste očarili používateľov a dosiahli väčší úspech. Pri predvádzaní alebo školení ukážte používateľom tieto úplne zadané príklady a dajte im vedieť o potenciáli Salesforce.

Keď budete mať všetko v Salesforce, zábava začína!