Identifikácia a prístup k zostavám v Microsoft CRM

Microsoft CRM obsahuje preddefinované zostavy a grafy rozdelené do štyroch hlavných kategórií – predaj, servis, administratíva a marketing. Každá z týchto kategórií obsahuje zostavy, ktoré zobrazujú informácie súvisiace s konkrétnou oblasťou Microsoft CRM. Majte na pamäti, že niektoré zostavy môžu byť pred určitými používateľmi skryté v závislosti od ich rol zabezpečenia a niektoré jednoducho nie sú priradené ku kategórii alebo entite:

• Správy o predaji: Zhromažďujte všetky aktivity spojené s predajom, od potenciálneho zákazníka až po skutočný predaj. Tieto správy môžu tiež poskytnúť štatistické informácie o účtoch, zdrojoch potenciálnych zákazníkov, konkurentoch a produktoch.

• Servisné správy: Poskytujte štatistické informácie týkajúce sa zmlúv a prípadov a súhrny článkov databázy znalostí. Tieto správy poskytujú rýchlu analýzu toho, ktoré produkty vyžadujú najväčšiu podporu a kde vaši servisní zástupcovia trávia najviac času.

• Administratívne zostavy: Poskytnite súhrnné informácie o svojich používateľoch Microsoft CRM. Táto sekcia je logickým miestom na ukladanie vlastných zostáv súvisiacich s informáciami o celej spoločnosti, ako je napríklad zoznam všetkých zamestnancov, ktorí sa podieľajú na vašom pláne 401(k).

• Marketingové správy: Popíšte účty, kampane, efektivitu zdrojov potenciálnych zákazníkov a ďalšie oblasti záujmu marketingového oddelenia. Prehľady poskytujú súhrnné a podrobné informácie o účtoch, kampaniach a zdrojoch potenciálnych zákazníkov.

Váš správca systému, konzultant alebo predajca s pridanou hodnotou môže vytvárať vlastné zostavy a môže zostavu sprístupniť v jednej alebo viacerých kategóriách, ako aj z formulárov pre súvisiace typy záznamov alebo zo zoznamov pre súvisiace typy záznamov.

Výkazy môžu byť tiež priradené k entite (prípad, kontakt, účet, aktivita atď.) a možno ich zobraziť z tejto entity kliknutím na tlačidlo Výkazy na paneli nástrojov.

Ak vám bezpečnostný profil bráni v prístupe k údajom v Microsoft CRM, tieto údaje neuvidíte v žiadnej zostave, ktorú spustíte. Funkcia hlásenia rešpektuje nastavenia zabezpečenia.

Nastavenia vo vašom bezpečnostnom profile určujú, ktoré prehľady môžete vidieť. Toto je ďalšia oblasť, v ktorej Microsoft CRM vyniká tým, že vám umožňuje nastaviť viacvrstvový bezpečnostný prístup pre vašich zamestnancov. Môžete napríklad poskytnúť iba vášmu oddeleniu ľudských zdrojov prístup k správam obsahujúcim dôverné informácie, ako sú platy a sadzby provízií. Alebo by vaši správcovia systému mohli obmedziť prístup k zostavám náročným na zdroje, aby sa správy nespustili omylom počas dňa, keď je systém už zaneprázdnený.

K zostavám môžete pristupovať v okne Zostavy alebo v prípade zostavy prepojených s konkrétnymi entitami, ako je uvedené, z entít.

Tu je postup, ako hĺbkovo zobraziť výsledky vyhľadávania v prehľadoch (čo sa hodí pri vyhľadávaní v kope sena):

1. V spodnej časti navigačnej tably kliknite na tlačidlo Workplace. Potom v hornej časti tably kliknite na položku Správy (v časti Moja práca).

Zobrazí sa okno Správy. Pamätajte, že uvidíte iba prehľady, ktoré vám váš bezpečnostný profil umožňuje.

2. Vyplňte pole Hľadať a kliknite na tlačidlo Hľadať.

Toto je prvá metóda, ktorú používame na zmenšenie veľkosti zoznamu. Zadaním textu do poľa Hľadať sa zobrazia iba zostavy s týmto textom kdekoľvek na displeji (t. j. v stĺpci Názov zostavy, Typ zostavy, Upravené zap. alebo Popis).

3. Kliknite na šípku vedľa poľa Kategória a vyberte kategóriu.

Toto je ďalší spôsob zúženia uvedených prehľadov a hodí sa, ak ste spoločnosť, ktorá je náročná na prehľady.

4. Kliknite na šípku vedľa poľa Entita a vyberte entitu.

Výber entity vám umožní nájsť zostavy spojené s touto entitou. Môžete si vybrať z účtov, prípadov, odpovedí na kampane, marketingových zoznamov, cenových ponúk a ďalších.

5. Keď nájdete prehľad, ktorý hľadáte, kliknutím naň ho zvýraznite.

6. Ak chcete spustiť správu, ktorú ste práve zvýraznili, kliknite na položku Ďalšie akcie na paneli nástrojov okna a vyberte možnosť Spustiť správu.

Otvorí sa obrazovka Report Viewer, kde uvidíte upozornenie, že váš prehľad generuje. Potom uvidíte samotný prehľad.