Prvý kontakt, ktorý uvidíte pri otvorení ACT! databáza je vaša vlastná – to je váš môj záznam. Môj záznam nie je nič iné ako záznam kontaktu, ktorý je spojený s používateľom databázy. Váš Môj záznam ukladá všetky vaše vlastné informácie, ktoré sa automaticky objavia v niektorých prednastavených šablónach, ktoré sú súčasťou ACT!. Napríklad krycí list faxu obsahuje vaše telefónne a faxové čísla; správa má vaše meno v hornej časti; a písmeno má v spodnej časti vaše meno.
Ak sa pri otvorení databázy zobrazia ako prvý záznam kontaktu informácie niekoho iného, preskúmajte tieto tri možnosti:
- Prihlásili ste sa ako vy? Ak nie, urobte tak. Potom, keď otvoríte ACT! znova – prihlásení ako vy – zobrazí sa váš Môj záznam.
- Zmenili ste neúmyselne svoje vlastné kontaktné údaje? Ak je to tak, zmeňte ho späť.
- Ak ste si na 100 percent istí, že ste sa prihlásili ako vy a nezmenili ste svoje kontaktné informácie, vaša databáza je pravdepodobne poškodená. Vo svojej databáze budete musieť vykonať malú KPR.
Je veľmi dôležité, aby ste si našli čas na zadanie všetkých vlastných kontaktných informácií. Ak to neurobíte, možno zistíte, že vám chýbajú kľúčové informácie, keď začnete pracovať so šablónami a zostavami. Ak napríklad nikdy nezadáte svoje vlastné faxové číslo, vaše faxové číslo sa nezobrazí na šablóne krycieho listu faxu, čo znamená, že ho musíte vyplniť pri každom odosielaní faxu. Ušetrite si problémy a ihneď vyplňte svoj Môj záznam.
Váš Môj záznam vám tiež umožňuje použiť niekoľko ďalších dôležitých ACT! Vlastnosti:
- Povolenie vykonávať rôzne funkcie je založené na úrovni zabezpečenia vášho Môjho záznamu.
- Kontakty, poznámky, históriu, aktivity a príležitosti označené ako Súkromné môže zobraziť iba správca záznamov, ktorý ich vytvoril.
- Zakaždým, keď zadáte nový kontakt, skupinu, spoločnosť alebo príležitosť, vaše meno sa zobrazí ako tvorca daného kontaktu.
- Keď odstránite kontakt, v oblasti História vášho záznamu sa zobrazí história tohto odstránenia.
- Zakaždým, keď pridáte poznámku do záznamu kontaktu, vaše meno sa zobrazí ako správca záznamov danej poznámky.
- Keď naplánujete aktivitu, vaše meno sa automaticky pripojí k danej aktivite.