10 kľúčov k úspešnej migrácii na Salesforce Lightning

Ak má vaša spoločnosť inštanciu Salesforce len niekoľko rokov a Lightning Experience je predvolene povolený, gratulujeme! Máte pomerne mladú inštanciu Salesforce a dúfame, že pokyny, ktoré sme vám poskytli v tejto knihe, môžu zabezpečiť, aby vaše prispôsobenia Salesforce používali osvedčené postupy, ktoré sa budú rozširovať do budúcnosti.

Povedzme, že naozaj chcete využiť modernejšie rozhranie a rôzne vylepšenia, ktoré sú dostupné iba v Lightning Experience, ale viete, že vaše hordy používateľov sa naučili, ako sa vždy orientovať vo vašej konkrétnej inštancii a technických zdrojoch. Zdá sa, že dobiehajú každodenné núdzové situácie, nehovoriac o tom, že vám pomáhajú s prechodom. Čo má robiť správca Salesforce?

Tu nájdete desať krokov, ktoré vám pomôžu úspešne prejsť prechodom do Lightning Experience. S týmito informáciami by sa cesta mala stať menej skľučujúcou, pretože získate lepšiu predstavu o tom, čo môžete očakávať, na základe lekcií získaných od tých, ktorí prišli pred vami.

Prečo sa prechod na Salesforce Lightning musí uskutočniť teraz

Áno, Lightning Experience vyzerá oveľa chladnejšie a aktuálnejšie ako klasické rozhranie. Áno, všetky ukážky a videá, ktoré uvidíte o nových funkciách, vždy ukážu svetu prostredníctvom šošoviek Lightning Experience. Ale predtým, ako sa rozhodnete vydať sa na cestu k prechodu na toto nové používateľské rozhranie, mali by ste skutočne pochopiť, čo získate (a niekedy aj nedostanete) s Lightning Experience.

Pri vytváraní tohto nového používateľského rozhrania Salesforce uprednostnil kľúčové osoby používateľov a prípady použitia vo veľmi zámernom poradí. Keďže väčšina jeho používateľov je v Sales, zamerali sa na prechod základných funkcií Sales Cloud a v priebehu rokov prešli na ďalšie procesy v rámci Sales Cloud a zároveň sprístupnili skúsenosti pre používateľov Service Cloud .

Uistite sa, že rozumiete novým funkciám, ktoré získate s Lightning Experience a ktoré v klasickom svete neexistujú, aj tým, ktoré ešte nie sú podporované. Mali by ste pokračovať v kontrole, pretože Salesforce má niekoľko vydaní ročne, ktoré naďalej zmenšujú medzeru medzi používateľskými rozhraniami.

Nasledujú názvy stránok a súvisiace adresy URL vo vlastnej dokumentácii pomocníka Salesforce, ktoré vám to môžu zhrnúť. Tieto sa často menia, takže najnovšie informácie nájdete tu:

• Nové funkcie iba v Lightning Experience
• Porovnanie Lighting Experience a Salesforce Classic

Všimnite si nové funkcie iba pre osvetlenie, o ktorých si myslíte, že by mohli byť prospešné pre vašu spoločnosť, a prečo. Potom vysvetlite, prečo je tento prechod dôležitý. To pomáha identifikovať dôležitosť a naliehavosť začlenenia tohto projektu do plánu.

Spojte to s obchodnými výsledkami: môže to pomôcť vašim predajným tímom rýchlejšie vytvoriť alebo uzavrieť viac príležitostí? Môže to znížiť množstvo času (a tým aj peňazí) a bolesti hlavy, ktoré na seba nesie váš tím IT alebo Sales Operations? Všimnite si tiež všetky chýbajúce funkcie a pokúste sa ich kategorizovať podľa tímov, ktoré by to mohlo ovplyvniť, a do akej miery.

To znamená, že Sales môže mať z Lightningu úžitok, ale marketingový tím pracujúci celý deň v kampaniach, ktorý sa tiež potrebuje pozrieť na Opportunities, nemusí mať (zatiaľ) všetky funkcie v predchádzajúcej oblasti.

Identifikujte svojho výkonného sponzora

Navrhnúť prechod na Lighting Experience je veľká vec. U niektorých manažérov a zástupcov môže táto iniciatíva vyvolávať obavy z rôznych dôvodov: Ľudia sa pletú do svojich ciest, predpokladajú, že im to zaberie veľa času, a myslia si, že je potrebné riešiť naliehavejšie obchodné alebo technické záležitosti. prvý a tak ďalej. Keď sa začnú vkrádať ďalšie hlavné priority v práci, je ľahké, že dôležitosť prechodu Lightning padne na vedľajšiu koľaj.

Každá iniciatíva potrebuje šampióna, ktorý pomôže riadiť migráciu osvetlenia vo vašej spoločnosti. Táto osoba je tu na to, aby zhromaždila podporu, prelomila problémy a zabezpečila, že váš tím má zdroje na to, aby veci urobil. Identifikujte, kto tou osobou bude a ako budú oni a ich tímy najviac profitovať z Lightning Experience takým spôsobom, aby si uvedomili naliehavosť prechodu.

Aké sú niektoré z ich súčasných bolestivých bodov, o ktorých si myslíte, že LEX môže vyriešiť? Žiadna zo skvelých funkcií LEX nebude pre vašu spoločnosť dôležitá, kým nevyzdvihnete tie, ktoré pomáhajú riešiť obchodné výsledky, a kým nedokážete presne určiť, ktoré skupiny z toho budú mať úžitok (v ideálnom prípade do akej miery).

Keď sa zamyslíte nad tým, kto by z toho mal najväčší úžitok, je dobré identifikovať výkonného sponzora. Spolupracujte s ňou, aby ste získali buy-in, aby mohla komunikovať o tom, čo je v ňom, pre realizačný tím a nastaviť očakávania toho, čo je potrebné od všetkých účastníkov. Toto povedie dlhú cestu k upokojeniu strachu, získaniu podpory a odhodlania a postrčenia tímu smerom k vašej severnej hviezde, keď sa členovia tímu dostanú do slepej uličky.

Zostavte si svoj projektový tím Salesforce lightning

Prechod na Lightning Experience je menej o technológii a viac o ľuďoch, ľudských procesoch a vašom podnikaní. V luxusnej obchodnej reči, to, čo bolo práve opísané, je „riadenie zmien“.

Aby vaša spoločnosť vyťažila maximum z LEX a cesty k jej umožneniu, musíte vytvoriť tím zložený z kritických zainteresovaných strán, odborníkov na Salesforce a prierezu koncových používateľov. Ak vašu inštanciu používa len predaj a marketing, môže to znamenať, že tím zahŕňa manažérov z marketingu, predajných operácií a IT, niektorých uznávaných obchodných zástupcov a dúfajme, že aj člena vášho výkonného tímu.

Tento tím nemusí byť obrovský a členovia by nemali očakávať, že budú do tohto projektu zapojení na plný úväzok. Musíte však mať ľudí, ktorí dokážu hovoriť za obchodné tímy, a musíte mať zdroje, ktoré potrebujete na vykonanie úlohy. Nechajte všetkých zainteresovaných, aby pochopili ciele tímu a aby sa zapojili už od prvého stretnutia.

Vyhodnoťte svoje aktuálne prispôsobenia Salesforce

Skontrolujte každý obchodný proces, ktorý sa odráža vo vašej inštancii Salesforce, a pochopte, ako sa môže zmeniť v novom používateľskom rozhraní. To „to“ môže byť čokoľvek od počtu kliknutí, kde sa na niečo klikne, kde musí niekto ísť, aby inicioval a dokončil proces, a akú technickú prácu je potrebné vykonať, aby sa dosiahlo rovnaké správanie (ak vôbec ).

Ak si nie ste istí, či ste identifikovali všetky skupiny, ktoré môžu používať Salesforce na sledovanie niečoho, najlepšie bude, ak si to overíte aj u svojho projektového tímu. Je pravdepodobné, že si niekto pamätá tím, ktorého obchodný proces ste nepoznali. Pridajte to do zoznamu.

Keď budete mať zoznam kľúčových skupín zainteresovaných strán na vysokej úrovni a obchodných procesov, ktoré vykonávajú v Salesforce, pracujte s členmi svojho technického tímu na porovnaní poznámok k funkcionalite, pretože by mali rozumieť aj technickým zlepšeniam a riešeniam, ktoré môžu byť potrebné pre akékoľvek potenciálne úpravy. vlastný kód.

V tomto bode alebo súbežne by mal správca Salesforce prejsť do Salesforce (Classic) a spustiť zostavu Readiness Report z Setup à Lightning Experience . Toto je automatická správa, ktorá sa generuje na základe špecifickej analýzy prispôsobení vašej organizácie a povolení udelených vašim užívateľským profilom.

Toto je ďalší kľúčový krok k tomu, aby bola nejednoznačná skľučujúca neznáma migrácia na Lightning menej zastrašujúca a hmatateľnejšia. Skontrolujte tieto informácie so svojím technickým tímom. Ak máte starú organizáciu, môže sa objaviť veľa nepoužívaných (alebo aspoň nerozpoznaných) prispôsobení.

Poznamenajte si ich, keď sa pokúšate spätne analyzovať, aký obchodný proces toto prispôsobenie podporuje, na ktorých podnikových používateľov má vplyv (ak existujú). Pokúste sa preložiť to, čo robia niektoré prispôsobenia, do obchodnej reči a spolupracujte so svojimi zainteresovanými stranami, aby ste zistili, či má niekto nejaký historický kontext. Poznamenajte si, ktoré procesy sú staré a môžu byť s istotou zastarané (aspoň z obchodného hľadiska), o ktorých nikto nevie a ktoré je dôležité zachovať.

Správa o pripravenosti Lightning Experience sa tiež pravidelne opakuje, takže ju pravidelne spúšťajte, aby ste zistili, či nedošlo k nejakým vylepšeniam, ktoré by mohli zmeniť niektorú časť vášho posledného hodnotenia.

Správa o pripravenosti Lightning Experience sa snaží vyhodnotiť väčšinu prispôsobení vašej organizácie a vplyv LEX na vaše používateľské profily.

Potvrďte obchodné procesy ako kľúčový prvok vášho hodnotenia „stavu našej organizácie“. Pochopte úroveň technického úsilia potrebného na fungovanie každého procesu v novom používateľskom rozhraní. Týmto spôsobom získate ďalšie porozumenie na dosiahnutie dohody o stanovení priorít, ktoré obchodné procesy replikovať a kedy ich zaviesť v Lightning (ak vôbec).

V ideálnom prípade budete poznať dostatok funkcií osvetlenia, aby ste mohli posúdiť, či nový „štandard v Lightning“ môže nahradiť vlastný menej efektívny proces v súčasnej organizácii; určite to povedzte ako zníženie závislosti na vlastnom kóde (a interných tímoch, ktoré sú už natiahnuté). Uistite sa, že vytvárate plán, ktorý rieši existujúce alebo požadované procesy manažérov a ich tímov.

Naplánujte si stratégiu riadenia zmien

Keď doladíte svoju hodnotovú ponuku, vysvetlíte potenciálnu návratnosť investícií, ktorú možno dosiahnuť zmenou, budete mať predstavu o tom, ktoré funkcie sa budú správať určitým spôsobom, potvrdíte potrebnú úroveň technického úsilia a urobíte inventúru obchodných skupín. ktoré budú ovplyvnené, musíte upevniť svoju stratégiu riadenia zmien.

To je famózny spôsob, ako povedať, že čím viac dokážete riadiť očakávania, pripomínať ľuďom, prečo to podstupujú, a uistiť ich, že to všetko stojí za to, tým viac si môžete naplánovať úspešný prechod.

Aby ste osobám s rozhodovacou právomocou ukázali, že ste to naozaj mysleli, urobte svoje ciele merateľnými použitím konkrétnych metrík úspechu na cieľ. ( Metrika úspechu je číselný cieľ, ktorý chcete dosiahnuť, ideálne v stanovenom časovom rámci.)

Jedna vec je napríklad povedať, že chcete skrátiť čas na vyjednávanie zmluvy, a úplne iná je definovať, že chcete skrátiť čas odozvy a kliknutia myšou o 20 percent v dôsledku prechodu Lightning.

Salesforce využil svoj obrovský súbor poznatkov a komunitných tipov a poskytol šablóny a pokyny na riadenie zmien, takže sa nemusíte cítiť, že začínate od kroku 0 bez záchranného lana. Tieto šablóny vám pomôžu formulovať výhody a zabezpečiť kúpu od rôznych zainteresovaných strán pri riešení otázky „prečo to robíme?“ a "prečo to teraz robíme?" otázky.

Podrobnejšiu diskusiu o odporúčaniach pre riadenie zmien nájdete na stránke Salesforce „Správa zmien pre úspešný prechod na Lightning“ .

Definujte svoj rozsah a stanovte priority iniciatív pre úspešnú migráciu Lightning

So Salesforce môžete urobiť veľa a ak pracujete so staršou inštanciou Salesforce, pravdepodobne sa s ňou stalo veľa prispôsobení; niektoré budú zložité, niektoré jednoduché, ale spletité (prečo vytvorili toľko pracovných tokov spojených dohromady?) a niekedy zvláštny proces v Salesforce len odráža zvláštne neefektívnosti vo vašom obchodnom procese, ktoré sa nikto neobťažoval optimalizovať, pretože „takto sme to vždy robili“ alebo „to je jediný spôsob, ako sme to mohli urobiť v Salesforce pred X rokmi.“

Pri vyhodnocovaní týchto prispôsobení by tie zložitejšie mohli predĺžiť čas na úplný prechod na Lightning Experience, pretože sa musí zapojiť viac tímov (často technických). Pri posudzovaní rôznych obchodných procesov stanovte priority iniciatív a určte, čo je v rozsahu a čo nie je v rozsahu počiatočnej implementácie. Zvážte ponechanie prechodu obmedzeného zameraním sa na hlavné priority, ale iba ak dokážete určiť spravodlivé a bezbolestné riešenie pre tímy a procesy, ktoré nie sú v prvej fáze.

Vyhodnoťte tiež, ktoré existujúce obchodné procesy by sa mohli v Lightning dramaticky zlepšiť a zjednodušiť (či už sa to počíta v kliknutiach myšou alebo pri prechodoch či oznámeniach rôznym obchodným tímom).

Tento prechod by mohol byť nakopnutím, ktoré niektoré tímy potrebujú na zlepšenie predtým neefektívnych procesov (keďže, kto chce preniesť známy mizerný proces do nového sveta?). Budete musieť vyvážiť schopnosť zlepšovať nefunkčné procesy v novom používateľskom rozhraní s časom, ktorý môže trvať, kým získate všetky potrebné informácie a vykonáte štandardnú prechodovú prácu, aby sa správanie zmenilo.

Buďte pripravení navrhnúť potenciálne nové správanie kľúčovým zainteresovaným stranám, aby pochopili výhody. Spravujte očakávania týkajúce sa úrovne úsilia potrebného na akúkoľvek rekvalifikáciu (poznáte staré príslovie o tom, že starí psi sa učia nové triky? Nemusíte byť fyzicky starí, aby ste sa osvedčili vo svojich spôsoboch práce v Salesforce...)

Buďte pripravení spojiť sa s kľúčovými schvaľovateľmi, ktorí môžu byť manažérmi, ktorí nemusia byť v taktickom bahne každý deň, takže môžete získať ich podporu v prípade problémov so správaním, pri ktorých potrebujete ich pomoc na odblokovanie tvrdohlavých situácií.

Potvrďte skúsenosť Salesforce Lightning pre vašu firmu

Keď zhodnotíte obchodné procesy vašej spoločnosti, pochopíte, ktoré z nich sú podporované a ktoré ešte nie sú podporované v službe Salesforce, akú úroveň úsilia je potrebné po obchodnej a technickej stránke uskutočniť na uskutočnenie tohto prechodu a aký spôsob zavedenia použijete, Budem chcieť začať s prototypovaním nového sveta, aby sa zabezpečilo, že bude stále možné modelovať tak, aby odrážal vaše podnikanie.

Môžu nastať situácie, kedy sa umiestnenie tlačidla Lightning môže zmeniť alebo potreba existujúceho tlačidla zmizne z dôvodu štandardnej funkcie v Lightning. V tomto bode by ste mali vedieť povedať, či existujú nejaké základné obchodné procesy, ktoré v novom používateľskom rozhraní „úplne nebudú fungovať“, „budú fungovať s preškolením“ alebo „budú fungovať ako predtým“.

Je však samozrejmé, že ste pravdepodobne tiež nováčikom v Lightning Experience alebo prinajmenšom prechode a môžete mať nejaké otázky na potvrdenie vášho hodnotenia. Úzko spolupracujte so svojím manažérom pre úspech zákazníkov Salesforce a technickým tímom na overení svojich zistení, aby ste zaistili, že otázky budú riešené skôr ako neskôr. Ak máte stále otázky, nezabudnite sa opýtať aj svojich kolegov na komunitných fórach.

Prispôsobte Salesforce Lightning podľa používateľskej relevantnosti

Pri navrhovaní Lightning záznamov a rozložení nie je vždy vhodné, aby to bolo jednoduché. Niektoré podniky majú zložité potreby. Niektorí môžu mať len veľa vlastných polí, ktorým nikdy neuprednostnili čas na čistenie. V starom klasickom používateľskom rozhraní, keď bol záznam príliš dlhý a naplnený množstvom polí, ľudia vytvárali rozloženia stránok, aby skryli polia, ktoré nikto nepoužíval, ale nikto nechcel tráviť čas rozhodovaním, či by sa mali alebo nemali vymazať.

Použite tento prechod ako ďalší míľnik v domácnosti. Ak by ste mohli ešte raz vyčistiť rozloženia stránok, ktoré ďalšie polia by ste skryli? Ktoré polia sú v zázname, na ktoré prisahajú všetci používatelia?

Bude užitočné vedieť to pri vytváraní rozložení stránky Lightning, pretože polia majú nový vzhľad a môžu byť zvýraznené novými spôsobmi. Keď sa ľudia vznášajú nad vyhľadávacím poľom, sú informácie, ktoré vidia, dostatočné? Využite to ako čas na malé úpravy rozloženia výsledkov vyhľadávania s nízkou námahou, aby ste zlepšili relevanciu a prijatie, kým sa ľudia naučia nové rozhranie.

Bez ohľadu na prijaté používateľské rozhranie je len dobrým zvykom zamerať svoje prispôsobenie na relevantnosť pre používateľov. Štandardizujte informácie tak často, ako je to možné, pomocou výberových zoznamov namiesto voľných textových polí, čo pomôže s presnejšími prehľadmi. Pre polia, ktoré musia byť textovými poľami (napríklad názov príležitosti), použite tento čas na určenie jednoduchej štandardnej konvencie pomenovania.

Keď dosiahnete hlavné míľniky (ako je prispôsobenie rôznych záznamov alebo rozložení), overte a zoznámte sa so svojou prácou so zástupcami vašich koncových používateľov. Týmto spôsobom sa môžete v kľúčových bodoch uistiť, že vytvárate riešenie, ktoré funguje pre vášho interného zákazníka, a zároveň mu poskytnúť predbežný náhľad na Lightning Experience, vďaka čomu by mal byť prechod hmatateľnejší a menej skľučujúci.

Zostavte si komplexný tréningový plán pre Salesforce Lightning

Čo najskôr v procese prechodu začnite zostavovať tréningový plán. (Plán riadenia zmien sa líši v tom, že školenie je súčasťou riadenia zmien, ale zahŕňa aj mnoho ďalších prvkov okolo socializácie, budovania súladu a nastavenia očakávaní.)

Nepredpokladajte, že používatelia budú vedieť, čo majú robiť prvý deň v Lightning Experience. Len preto, že vzhľad a dojem vyzerá modernejšie, mozgy používateľov sa stále musia vrátiť (niekedy) roky učenia sa, ako sa pohybovať v rámci Salesforce Classic.

Tí, ktorí si myslia, že sa to môžu naučiť len hrubou silou, prídu o mnohé nuansy a zlepšenia produktivity , aj keď sa veľmi dobre naučia niekoľko malých procesov.

Aj keď má Salesforce množstvo online videí, dokumentácie a výučby podľa vlastného tempa Trailhead, stále by ste si mali pripraviť školiace materiály dostatočne relevantné pre vaše prispôsobenie. Vezmite časti online materiálov a zakomponujte ich do vlastných firemných školení. Uistite sa, že ste si prezreli materiály – môžu existovať niektoré funkcie, ktoré neimplementujete, a možno sa vás spýtajú prečo alebo prečo nie.

Skombinujte do svojho plánu kurzy nevyhnutných predpokladov, vlastné školenia predaja a školenia na posilnenie. Kľúčom je zabezpečiť, aby bolo poskytnuté dostatočné množstvo relevantných školení, aby ľudia efektívne a správne vedeli, ako používať Salesforce v Lightning Experience v deň prechodu, alebo aby mali pocit, že si pamätajú dostatok školení na to, aby sa odblokovali, ak uviaznu.

Vaše nové prispôsobenie môže vyzerať úžasne, ale ak sa používateľ cíti bezmocný (alebo ešte horšie, hlúpy) v novom používateľskom rozhraní, o ktorom si predtým myslel, že je v ňom veľmi zdatný, budete mať oveľa ťažšiu cestu osvojenia. Ak nemáte čas alebo zdroje na dodanie časti školenia, zvážte oslovenie Salesforce so žiadosťou o pomoc s nejakým prispôsobeným školením vytvoreným pre vašu firmu.

Spojte sa s kolegami počas migrácie Lightning

Pri vyhodnocovaní prechodu na Lightning Experience a po tom, ako sa v ňom vaše tímy rozbehnú, by ste mali neustále zbierať spätnú väzbu a sledovať, ako sa adopcia darí. Choďte tam a stretnite sa so svojimi rovesníkmi – inými, ktorí spustili Lightning a majú rady a príbehy, o ktoré sa môžu podeliť.

Prostredníctvom online diskusných fór komunity, stretnutí miestnych používateľských skupín a Dreamforce (výročná konferencia používateľov Salesforce) máte niekoľko kanálov, kde môžete klásť otázky, hľadať rady a zdieľať informácie, ktoré môžu zabezpečiť hladký prechod na Lightning Experience.