Kako deliti datoteko iz Microsoft Teams v Outlookovi pošti in sestankih?

Tukaj je vprašanje Stephie:

Nedavno sem dobil nalogo, da od kolega, ki je zapustil podjetje, prevzamem vzdrževanje več Microsoftovih ekip. Eden od izzivov, s katerim sem se srečal v zadnjem času, je, kako deliti datoteke Word, PDF in Excel, shranjene v Microsoft Teams, z notranjimi in zunanjimi uporabniki, ki uporabljajo Outlook 365. Katere smernice/najboljše prakse lahko priporočite?

Hvala za vaše vprašanje. V našem odgovoru želimo ponuditi preprost postopek po korakih, ki ga lahko uporabite za lažjo skupno rabo datotek prek Outlooka. Če želite dati v skupno rabo več kot eno datoteko, si oglejte našo vadnico za skupno rabo map Teams .

Skupna raba datotek iz Teams v Outlooku

Kopiraj povezavo do datoteke Teams

Najlažji način za skupno rabo dostopa do datoteke, shranjene v Teams, z notranjimi in zunanjimi osebami je, da preprosto vdelate povezavo do nje v Outlookovo e-pošto.

• V računalniku z operacijskim sistemom Windows ali MacOS odprite Microsoft Teams in se pomaknite do svojega kanala.
• Pojdite na zavihek Datoteke in se pomaknite do datoteke, ki vas zanima, da omogočite dostop.
• Pritisnite kljukico na levi strani imena datoteke (1. korak).
• Zdaj pritisnite meni Pokaži dejanja (...) na desni strani imena vaše datoteke. (2. korak)
• Izberite meni Kopiraj povezavo (korak 3).

• Zdaj boste videli pogovorno okno, ki prikazuje pot do vaše datoteke. Datoteka se nahaja v SharePointovi knjižnici , ki gosti datoteke vašega kanala Teams.
• Zdaj pa nastavite dovoljenja za dostop do datoteke Teams. Na dnu pogovornega okna boste videli privzeta dovoljenja za dostop do datoteke (označena spodaj).

Nastavite dovoljenja za datoteko Teams

• Če vas zanima, lahko v pogovornem oknu Nastavitve povezave spremenite dovoljenje za dostop, kot ga potrebujete.
• Teams omogoča izbiro med različnimi možnostmi dovoljenj za skupno rabo. Upoštevajte, da nastavitve skupne rabe ureja vaš pravilnik skrbništva za Teams in vam zato morda niso na voljo.
  1. Dovolite vsem, ki imajo povezavo, dostop/urejanje datoteke.
  2. Ljudje v vaši organizaciji
  3. Ljudje, ki imajo dostop do vašega kanala (lahko so interni ali zunanji za vašo organizacijo).
  4. Specifični ljudje. Navesti boste morali e-poštne naslove teh posameznikov.

• Po potrebi potrdite možnost Dovoli urejanje.
• Ko končate - pritisnite Uporabi .
• Teams bo zdaj ustvaril povezavo do vaše datoteke Teams v skladu z dovoljenji za dostop, ki ste jih pravkar nastavili.
• Zdaj pritisnite Kopiraj .

Pomembna opomba: privzeto dovoljenje za skupno rabo običajno nastavi vaša ekipa za IT. Morda bi se želeli z njimi pogovoriti, če ti ne ustrezajo vašim poslovnim potrebam.

Dodajte svojo povezavo v Outlookovo e-pošto ali sestanek

• Zadnji korak je odpiranje namizja Microsoft Outlook ali Office 365 Outlook.
• Ustvarite novo e-pošto ali prošnjo za sestanek.
• Določite prejemnike e-pošte in besedilo e-pošte/sestanka.
• Prilepite povezavo do datoteke Teams, ki ste jo ustvarili v prejšnjem koraku.
• Pošljite e-pošto ali sestanek.

Opomba: isti postopek lahko uporabite s katerim koli e-poštnim odjemalcem tretje osebe – kot je GMail.

Skupna raba povezave do datotek Teams s člani kanala

Alternativni način za skupno rabo datotek iz Teams s člani kanala (notranji ali zunanji strani) je prek zavihka Objave.

• Odprite Teams in se pomaknite do svojega kanala.
• Odprite zavihek Objave , da začnete nov pogovor.
• Pritisnite priloženo datoteko in izberite Brskaj med ekipami in kanali .
• Prebrskajte svoje datoteke kanala in izberite tisto, ki jo želite deliti.
• Pritisnite Deli povezavo .
• Povezava bo objavljena na vašem zavihku Objave v kanalu.
• Premaknite kazalec miške na zgornji desni del objave in pritisnite gumb Pokaži dejanja (…).
• Pritisnite Share to Outlook . To bo pogovor delil kot e-poštno sporočilo iz Outlooka 365.

Skupna raba datotek v Outlooku ne deluje

Skupna raba datotek v Teams je precej preprosta. Kot je navedeno zgoraj, možnosti skupne rabe dovoljenj za datoteke urejajo vaši IT oddelki ali skrbniki Teams. V primeru, da zunanji strani ne morejo odpreti ali urediti vaših datotek, boste morda želeli ugotoviti, ali vaše nastavitve organizacije/kanala Teams omogočajo zunanjim osebam interakcijo z datotekami, ki jih delite.