40 nasvetov in trikov za Microsoft Teams: od začetnika do strokovnjaka [Posodobljeno decembra 2021].

Z več kot 250 milijoni mesečnih aktivnih uporabnikov je Microsoft Teams med pandemijo pridobil veliko popularnost kot standardno spletno orodje za sodelovanje tako za podjetja kot za potrošnike. Možnosti so, da je vaše delovno mesto, univerza ali najljubša dobrodelna organizacija že sprejela Teams, tako da ne želite ostati zaostajati. Ta precej izčrpen seznam nasvetov in trikov vam bo pomagal kar najbolje izkoristiti Teams – še danes.

Če torej še vedno poskušate razumeti osnove ali ste že izkušen uporabnik, začnimo s tem glavnim seznamom 40+ nasvetov in trikov, ki bi jih moral poznati vsak uporabnik Microsoft Teams.

Začetek uporabe Microsoft Teams

Ta razdelek vsebuje precej osnovne nasvete, če ste bolj izkušen uporabnik, boste morda želeli preskočiti na razdelke , ki presegajo osnove ali strokovnjake .

1. Spremenite temo za Teams

Ali ste vedeli, da lahko spremenite videz in občutek Microsoft Teams?

Preprosto odprite nastavitve Teams, se pomaknite na zavihek Splošno in izberite, ali želite uporabiti tradicionalno belo ozadje ali uporabiti temni ali visokokontrastni način.

Temni način v Teams

2. Utišajte zvok

Ali včasih zamujate na sestanek in se želite tiho pridružiti ali preprosto morate sprejeti pomemben klic svoje pomembne osebe, medtem ko ste na sestanku Teams?

Utišajte zvok neposredno na plošči Nadzor osebnega srečanja

Teams vam omogoča, da utišate mikrofon tako s kontrolniki sestanka (prikazano zgoraj) kot na plošči za nastavitev sestanka (prikazano kot element 1 spodaj).

Ključne funkcije na plošči z možnostmi nastavitve srečanja ekipe

3. Izklopite fotoaparat

Na enak način lahko vklopite in izklopite video kamero. Uporabite lahko ploščo za nastavitev sestanka (točka 2 zgoraj), da onemogočite kamero; ali preprosto uporabite nadzorno ploščo sestanka, da znova omogočite video.

4. Zabrišite ozadje videa srečanja

Če uporabljate Teams za videosestanke, se to morda zdi znano. Vaša domača pisarna je v neredu in pridružiti se morate temu videoklicu. Dve rešitvi za to: najprej lahko uporabite funkcijo nastavitev ozadja (točka 3 zgoraj), da zameglite video ozadje neposredno iz nastavitve sestanka ali kontrolnikov srečanja. Druga rešitev je veliko bolj elegantna: uporabite navidezno ozadje (postopek bomo šli kasneje).

Če se iz nekega razloga zdi gumb za nastavitev ozadja neaktiven na plošči za nastavitev srečanja; najprej se prepričajte, da vklopite video kamero.

5. Ustavite odmev na sestankih Teams

Ko se vi in ​​drugi udeleženci sestanka pridružite zvočnemu ali video srečanju skupin iz iste sobe, boste slišali moteče odmeve. Odmeva se lahko zlahka znebite tako, da pritisnete gumb za izklop zvoka na plošči za nastavitev srečanja (prikazano zgoraj kot točka 4).

6. Posnemite svoj sestanek

Ena od pomembnih zmožnosti Teams, ki bi jo morda želeli uporabiti od samega začetka, je možnost snemanja sestanka. Snemanje lahko začnete z nadzorne plošče srečanja, kot je prikazano spodaj. Sam posnetek se nato shrani v Microsoft Stream, posnetek pa lahko preprosto delite kot povezavo v pogovoru v kanalu (ali po e-pošti, če je potrebno).

Snemanje sestanka ekipe

Ko bo sestanek končan, boste prejeli e-pošto s povezavo do vašega posnetka v Microsoft Stream.

Če ste sestanek začeli s kanala, bo povezava do posnetka na voljo tudi kot objava v ustreznem kanalu.

Posnetki začasnih sestankov bodo na voljo na zavihku Klepet za samo sestanek, skupaj z izmenjano datoteko, zapiski sestankov in tablo, če se uporabljajo.

Razmislite lahko tudi o dodajanju aplikacije Stream v svoj kanal, da bodo lahko kolegi člani zlahka dostopali do vseh sestankov, ki se nanašajo na skupino.

7 . Spremenite ikono ekipe

Microsoft vam omogoča, da naložite sliko po meri in jo nastavite kot logotip / avatar vaše ekipe. Več podrobnosti najdete v tej vadnici, ki vam pomaga nastaviti ikono po meri .

8. Ustvarite zasebni kanal

V nekaterih primerih boste morali sodelovati z drugimi pri nalogah, ki zahtevajo zaupnost, na primer pri pripravi proračuna ali poročil o analizi prodaje. Zasebni kanali vam omogočajo vzpostavitev platforme za sodelovanje z izbranimi člani ekipe. Zasebni kanal bo viden samo povabljenim in bo na vašem seznamu ekip označen z majhno ključavnico.

Ustvarjanje zasebnega kanala je preprosto: samo pritisnite gumb Več možnosti (...) poleg svoje ekipe in nato kliknite Dodaj kanal . Nato definirajte informacije o kanalu, kot je prikazano spodaj. Nazadnje dodajte člane ekipe v zasebni kanal.

Zasebni kanal v Microsoft Teams

9. Utišajte obvestila s hrupnih kanalov

V teh dneh se zdi, da smo vsi preobremenjeni z ogromno količino dohodnih obvestil s platform za sodelovanje in e-pošte. Pogosto je težko ustvariti nekaj pomembnega, ki presega neskončno klepetljivost. Na srečo nam Teams razmeroma preprosto kalibrira pritok obvestil in zvokov, ki jih prejmemo. Tukaj je vodnik o tem, kako izklopiti opozorila o klepetu in sestankih Teams .

10. Zapusti ekipo

Če ne vidite nobene koristi od tega, da ste del ekipe, lahko preprosto zapustite. Pritisnite gumb Več možnosti poleg ekipe, ki jo želite zapustiti, in izberite Zapusti ekipo .

11. Uporabite Teams on Mobile

Če potrebujete dostop do Teams kadar koli ste na poti, lahko Teams uporabljate tudi v mobilnih napravah. Microsoft je poslal precej dobre aplikacije Teams za Android in iOS. Pogovorite se s sodelavci na področju informacijske tehnologije, da ugotovite, ali potrebujete dodatno programsko opremo ali postopek preverjanja pristnosti za dostop do vsebine Teams vašega podjetja v mobilni napravi.

12. Namestite in odstranite aplikacijo v Teams

Poleg osnovnega sodelovanja vam Teams omogoča izboljšanje skupinskega dela z uporabo Microsoftovih aplikacij ali aplikacij tretjih oseb. V naslednjih razdelkih te vadnice boste videli več uporab aplikacij v ekipah: slike, vreme, poročanje, ankete, beleženje itd.

Če ste lastnik ekipe, lahko preprosto namestite in odstranite aplikacije, ki so jih dali na voljo vaši skrbniki informacijske tehnologije.

Postopek je dokaj preprost: poiščite svojo ekipo, nato pritisnite gumb Več možnosti poleg nje in nato izberite zobnik Manage Team . Nato na zavihku Aplikacije pritisnite gumb Več aplikacij , da poiščete in namestite novo aplikacijo. Aplikacije, specifične za kanal, lahko dodate kot zavihke v kanal

13. Prekličite potrdila o branju

Privzeto, vsakič, ko preberete sporočilo v aplikaciji Klepet, Teams poleg sporočila postavi majhno ikono. To pomaga pošiljatelju potrditi, da ste prebrali njegovo sporočilo. Potrdila o branju lahko prekličete na zavihku Zasebnost v nastavitvah Teams.

Onemogočanje potrdil o branju v Teams

14. Uporaba filtrov za hitro iskanje stvari

Želite pospešiti iskanje določenih dejavnosti v svojem viru, pa tudi določenih klepetov, ekip in kanalov? Uporabite filter Teams (prikazano spodaj) ali uporabite bližnjico Ctrl+Shift+F .

Funkcija filtra omogoča hitro iskanje ustreznega vnosa po imenu; za klepete omogoča tudi hitro iskanje utišanih, skritih in neprebranih vnosov z lahkoto.

15. Nastavite sporočilo Odsoten

Enako kot v Outlooku vam Teams omogoča, da sestavite sporočilo zunaj pisarne , ki bo poslano, če vam nekdo pošlje sporočilo v Teams ali vas omeni v klepetu.

Preprosto pritisnite svoj avatar ekipe, pritisnite Nastavi sporočilo o stanju , nato napišite svoje sporočilo in določite obdobje veljavnosti. Pritisnite Končano in vse bo pripravljeno.

Premik osnov

16. Uporabite ukaze Teams

Ko boste nekoliko bolj izkušeni s Teams, boste morda želeli povečati produktivnost uporabnikov z uporabo ukazov iskalnega polja.

Če želite začeti, preprosto vnesite poševnico (/) v polje Teams Search in prebrskajte seznam razpoložljivih ukazov:

Seznam ukazov za ekipe

Seznam ukazov je precej razumljiv in menim, da so najbolj uporabni:

• /goto : Za enostaven dostop do ekipe ali kanala
• /keys : za dostop do seznama bližnjic Teams
• /chat : za hiter začetek klepeta z enim od svojih kolegov

17. Uporabite navidezno ozadje po meri

Domnevam, da ste opazili, da se ljudje pridružijo videoklicem Teams in uporabljajo pokrajino mesta ali narave kot ozadje za svoje videoklice. Skoraj vsako sliko lahko uporabite kot ozadje po meri v klicih Teams. Oglejte si naš preprost vodnik o nastavitvi navideznega ozadja Teams za vaš klic.

18. Na sestanku delajte zapiske

Teams ima na voljo več načinov za zapiske sestankov.

Preprosto lahko dodate zvezke OneNote, shranjene v OneDrive ali omrežnem pogonu, in omogočite, da člani kanala delijo zapiske in zapiske. Videl sem tudi ljudi, ki uporabljajo zavihek Objave in dodajajo svoje zapiske kot sporočila za klepet. Videl sem, da so drugi prilagali Wordove datoteke sestanku ali zavihku Datoteke kanala. Obstajajo tudi aplikacije tretjih oseb, ki jih lahko uporabljate.

Kljub temu je pravilna metoda uporaba zavihka Opombe, ki je samodejno omogočena za vaše srečanje.

• Pomaknite se do aplikacije Klepet .
• Kliknite na sestanek.
• Pomaknite se do zavihka Opombe in pritisnite gumb Zapis.
• Tam zabeležite zapisnik sestanka.
• Udeležence sestanka po potrebi usmerite na svoje zapiske.

19. Dostopajte do neprebrane dejavnosti

Podobno kot pri Microsoft Outlooku tudi Teams vsa neprebrana sporočila jasno označi s krepkim tiskom. Poleg tega lahko sporočila Teams označite kot neprebrana za kasnejše spremljanje. Toda kako enostavno dostopate do teh neprebranih sporočil in dejavnosti? Preprosto vnesite ukaz /unread v iskalno vrstico Teams in naj Teams pridobi samo neprebrana sporočila, ki jih lahko obdelate.

20. Izbrišite ali skrijte klepetalnice

Ekipe vam omogočajo brisanje sporočil iz niti pogovora. Omogoča vam tudi, da skrijete celotne vnose klepeta v aplikaciji Klepeti (preprosto pritisnite gumb … in nato izberite Skrij ). Teams trenutno končnim uporabnikom ne zahteva, da v celoti izbrišete celotne niti iz zgodovine klepetov.

21. Odpravite težave s povezavo Outlook teams

Če ste uporabnik Microsoft Outlooka in Teams, najverjetneje načrtujete sestanke Teams neposredno iz sestanka v Outlookovem koledarju z uporabo dodatka Teams.

Kaj pa, če iz nekega razloga gumb Teams ni na voljo v Outlooku, čeprav je Teams pravilno nameščen v vašem računalniku z operacijskim sistemom Windows?

Najverjetneje je razlog v tem, da je dodatek Teams onemogočen. Oglejte si našo vadnico o tem, kako preprosto vklopite Teams v Microsoft Outlooku .

22. Vdelajte datoteke Word in Excel v svoj kanal

Datoteke lahko preprosto delite s sodelavci tako, da jih naložite na zavihek Datoteke v kanalu. Lahko pa si olajšate dostop do datoteke tako, da jo preprosto vstavite kot zavihek v svoj kanal. To ne deluje samo za Excel ali Word, ampak tudi za OneNote zvezke, PowerPointove predstavitve, dokumente PDF in tako naprej.

23. Oglejte si linijo poročanja vašega kolegov

Če delate v velikih organizacijah, boste morda morali opredeliti organizacijsko linijo poročanja sodelavca. Ker je Teams dobro integriran z Azure Active Directory in Exchange, si lahko preprosto ogledate organizacijski grafikon svojih kolegov.

Preprosto pojdite v iskalno polje Teams, vnesite bližnjico /org in ime svojega sodelavca in pripravljeni boste.

Iskanje organizacijskega diagrama sodelavca v Teams

Opomba: organizacijskega grafikona v Teams ne boste mogli poiskati za osebe zunaj vašega podjetja.

24. Nastavite svoj status (/dnd), (/brb), (/na voljo)

Želite ročno nastaviti svoje stanje, da bodo drugi vedeli, kdaj naj stopijo v stik z vami. To lahko storite v nastavitvah Teams, a ko boste pridobili več izkušenj z Teams, boste začeli nastavljati svoje stanje v iskalnem polju.

Preprosto uporabite /dnd za Ne moti ali /brb za Be Right Back in pritisnite Enter . Vaš status se bo spremenil. Ne pozabite ponastaviti svojega stanja po potrebi.

25. Ročna nastavitev vašega spletnega statusa, da bo vedno na voljo/aktiven

Vaša spletna prisotnost v storitvi Teams je privzeto sinhronizirana z dogodki v koledarju Microsoft Outlook in odraža dejansko stanje vašega operacijskega sistema (ne glede na to, ali je uporabljen ali nedejaven). Prav tako je samodejno nastavljeno tako, da ne moti, ko delite svoj zaslon ali kličete. To pomeni, da vam Teams omogoča, da zelo enostavno ročno nastavite svoj spletni status in ga po potrebi nastavite na razpoložljivo, zasedeno, stran ali brez povezave. Tukaj je vadnica za ročno nastavitev stanja razpoložljivosti za Teams .

26. Dostopajte do svojih podatkov v SharePointu

Podatki vašega kanala Teams so na voljo kot namenska knjižnica na Microsoft SharePointu, ki je široko uporabljen dokumentni portal, ki se uporablja kot infrastruktura za shranjevanje dokumentov Teams.

Če želite dostopati do knjižnice SharePoint, se preprosto pomaknite do svojega kanala, nato pritisnite zavihek Datoteke in nato kliknite Odpri v SharePointu .

27. Dodajte vreme ekipam

Podobno kot pri Outlooku, ki vam omogoča prikaz vremenskih razmer na vašem območju, lahko uporabite Teams, da se seznanite z vremenom, kje se nahajate.

Če aplikacija Vreme še ni nameščena v vašem lokalnem odjemalcu Teams, potem:

• Odprite Teams, pritisnite gumb Aplikacije na levi strani aplikacijske vrstice,
• Poiščite in dodajte aplikacijo Vreme v Teams.
• Nato v glavno iskalno vrstico Teams vnesite /vreme in ustrezno lokacijo.

Uporaba aplikacije Teams Weather

28. Naj bo Teams vaša privzeta aplikacija za klepet

Ko začnete uporabljati Teams, se vam bo morda zdelo precej boljše od Skypea za podjetja. Teams lahko nastavite kot privzeto aplikacijo za klepet za Outlook in druge Officeove aplikacije. Preprosto pojdite na nastavitve Teams in nato na zavihku Splošno potrdite polje Registriraj ekipe kot privzeto aplikacijo za klepet za Office .

Nastavitev bo začela veljati po ponovnem zagonu vseh odprtih Officeovih aplikacij.

29. Uporabite ekipe v skupnem načinu

Relativno nova zmožnost Teams je omogočanje sestankov v skupnem načinu . Namesto da bi prikazovali vse vire kamer udeležencev sestanka v pogledu mreže (galerije), jih lahko prikažete drug ob drugem v virtualnem okolju (mislite na učilnico, knjižnico, kino itd.).

Če želite omogočiti način Skupaj, morate najprej posodobiti Teams (pritisnite svoj avatar in nato Preverite posodobitve). Nato pritisnite svoj avatar in pritisnite Nastavitve. Na zavihku splošno potrdite polje Nova izkušnja:

Omogočanje skupnega načina

Nato na plošči sestanka pritisnite gumb ... in izberite Skupni način .

Upoštevajte, da če delate v velikem sodelovanju, morda ne boste mogli sami ročno posodobiti Microsoft Teams. O omogočanju skupnega načina se boste morda morali pogovoriti s skrbnikom informacijske tehnologije.

Strokovni triki

30. Pridobite e-poštni naslov za svoj kanal

Ko je kanal ustvarjen, lahko objavljate nova sporočila na zavihku Objave kanala neposredno iz Outlooka. Za to boste morali poiskati e-poštni naslov svojega kanala na naslednji način:

• Poiščite svoj kanal in pritisnite gumb Več možnosti poleg njega.
• Pritisnite Pridobi e-poštni naslov .
• Kopirajte e-poštni naslov in ga dodajte kot stik v Outlooku
• Stranske opombe:
  • Lastniki ekip lahko določijo, kdo lahko pošilja e-pošto kanalu (s klikom na gumb Napredne nastavitve).
  • Ti lahko

31. Onemogočite zagon ekipe Teams, ko zaženete Windows

Teams je popolnoma odličen, vendar lahko porabi veliko računalniških virov, predvsem RAM-a. Če uporabljate poslovni računalnik, ne boste opazili vpliva na zmogljivost vašega sistema. Če pa zaženete s preprostega tabličnega računalnika, boste morda želeli zagnati Teams samo po potrebi. Ko je nameščen, je Teams konfiguriran tako, da se samodejno zažene, ko zaženete računalnik. Teams lahko onemogočite zagon, ko zaženete računalnik, in ga zaženete le, če je to potrebno.

32. Objavite ankete in ankete v Teams

Ena izmed najbolj uporabnih uporab Teams je izvajanje anket in anket. V 10 minutah lahko ustvarite anketo po meri z uporabo Microsoft Forms ali druge programske opreme tretjih oseb, kot je Polly, in jih objavite v svojem kanalu Teams. Ta vadnica vsebuje vse, kar potrebujete za ustvarjanje anket za Teams po meri .

33. Vdelajte poročilo v Teams

Če vaša organizacija uporablja platformo Microsoft BI, lahko uporabite Teams za distribucijo svojih poročil. Poročila Power BI lahko preprosto izberete in pripnete na zavihek kanala, da zagotovite, da so jim na voljo za vaše razprave, ki temeljijo na podatkih.

34. Poiščite svojo najljubšo ponudbo neposredno v Teams

Še en kul način za uporabo Teams in za iskanje portfelja delnic. To storite tako:

• Na zavihku Aplikacije poiščite in dodajte aplikacijo Zaloge v Teams.
• Nato v iskalno polje vnesite delnice in nato ustrezne oznake delnic, kot je prikazano spodaj.

• Ko je aplikacija Stocks omogočena, preprosto vnesite ukaz @Stocks in oznako v iskalno vrstico.

35. Poiščite slike v Teams

Druga malo znana značilnost Teams je, da jo lahko uporabite za iskanje slik v Bingu. Najprej nadaljujte in omogočite aplikacijo Microsoft Images v Teams.

Nato v iskalno vrstico preprosto vnesite @Images + iskalno poizvedbo za dostop do iskanja slik Bing.

36. Uporabite Teams za upravljanje premikov zaposlenih

če upravljate skupino zaposlenih, ki delajo v izmenah v maloprodaji, klicnem centru ali celo majhni tovarni, lahko uporabite Teams, da načrtujete in delite urnike dela. Aplikacija Shifts , ki jo lahko preprosto dodate v Teams, omogoča zelo preprosto upravljanje urnika izmen, prejemanje zahtev po urniku za PTO, zdravniški dopust ali počitnice od vaših kolegov in jim celo omogoča, da vnesejo in izpišejo svoje izmene. Nato lahko ustvarite potrebna poročila o prisotnosti zaposlenih. Kul!

37. Dodajanje koledarja

Vizualizacija in upravljanje koledarja v skupni rabi je verjetno še ena odlična potencialna uporaba za Teams. Zaenkrat Teams ne zagotavlja enostavne integracije Outlooka. Kljub temu lahko svojemu kanalu Teams dodate zavihek Spletno mesto in pokažete na URL vašega koledarja skupine Outlook ali Google Koledar. Najverjetneje bodo uporabniki morali vnesti svoje uporabniške poverilnice za dostop do koledarjev.

38. Integrirajte Trello v ekipe

Številne ekipe uporabljajo Trello kanban plošče za nešteto primerov uporabe sodelovanja. Ti lahko zajemajo stalno upravljanje nalog in bolj strateško načrtovanje projektov, izdelkov ali programov. Trello lahko preprosto odprete kot aplikacijo v Teams, tako da ga dodate z zavihkom Aplikacije za dostop do ustreznih plošč in kartic. Dodate ga lahko tudi kot zavihek tretje osebe v svojem kanalu. Oba bosta morala navesti svoje uporabniške poverilnice Trello.

39. Zaženite Cisco Webex Meetings iz Teams

Microsoft in Cisco tekmujeta na področju timske komunikacije in sodelovanja. Kljub temu vaše podjetje morda uporablja oboje. Ali ste vedeli, da lahko Webex integrirate v svoj kanal Teams? Obstaja aplikacija Webex, ki jo lahko preprosto dodate na zavihek Kanal. Člani skupine lahko nato preprosto dostopajo do svojih sestankov Webex in se pridružijo svojim sestankom Webex iz Microsoft Teams. Prav tako lahko načrtujejo sestanke Webexa in obvestijo ekipo prek zavihka Objave.

40. Dostopajte do analitike za Teams

Kot lastnik ekipe boste morda želeli spremljati vzorce uporabe vaše ekipe ali kanala. če je tako:

• V vrstici aplikacij na levi strani odprite zavihek Teams .
• Nato v levem podoknu poiščite svojo ekipo.
• Pritisnite gumb Več nastavitev poleg svoje ekipe in pritisnite zobnik Manage Team .
• Nato odprite zavihek Analytics.
• Tu si lahko ogledate vzorce uporabe ekipe in kanala, meritve sodelovanja, izkoriščenost prostora na disku itd.

Upam, da ste uživali v objavi. Če je tako, lahko delite s prijatelji in sodelavci prek družbenih medijev. Ali poznate dodatne kul namige in trike za Teams? Objavite jih v komentarjih! Najlepša hvala!