Piff opp meldingene dine med Lotus Notes 6

Før du sender en e-postmelding i Lotus Notes 6, kan du definere leveringsalternativer, sikkerhetsalternativer og humørstempler. Bruk disse Notes-signalene for å fortelle mottakeren din nøyaktig hvor populær meldingen din er eller hvordan humøret ditt er; eller for å be om leveringsbekreftelse, angi leveringstid og mer.

Etter at du er ferdig med å skrive brødteksten i meldingen, klikker du på Leveringsalternativer-knappen der oppe i handlingslinjen, som uunngåelig fører til dialogboksen Leveringsalternativer som vist i figur 1. I denne dialogboksen har du flere valg for levering og trygghet og moro.

(Du legger kanskje merke til på reisene dine og i dialogboksen at det er en Avansert-fane - den gode nyheten er at du sannsynligvis ikke trenger å rote med den.)

Figur 1: Angi leveringsalternativer her.

Stille inn en melding Viktighetsnivå

I delen for leveringsalternativer kan du merke meldingens viktighetsnivå: Lav, Normal eller Høy. Du kan angi at Notes skal flagge meldinger som du merker som høy viktighet; disse meldingene vises med et rødt konvoluttikon i mottakerens innboks. Bruk denne funksjonen til å varsle mottakeren om en spesielt viktig, presserende eller på annen måte tidskritisk melding.

Legge til et humørstempel i en melding

Å bruke Mood Stamp-listen er en måte å komme i kontakt med ditt (elektroniske) indre barn på. Et stemningsstempel er bare et bilde som vises øverst i meldingen, slik at leseren vet hvordan du hadde det da du sendte meldingen. Stemningsstemplede meldinger er også merket som det i mottakerens innboks.

Du har flere humørstempler å velge mellom, inkludert Private, Flame og Joke. For moro skyld, prøv hver for å se hvordan de ser ut. Spøk-utvalget er nyttig hvis du vil sende en melding som bare er litt sarkastisk, og du må sørge for at leseren skjønner at ja, du bare tullet!

For å velge et stempel, klikk på nedoverpilen ved siden av rullegardinlisten Stemningsstempel. Bla gjennom listen for å gjøre ditt valg. For å forhåndsvise et stemningsstempel, klikk på navnet i rullegardinlisten, og ikonet vises under listen. Klikk på OK-knappen, og humørstemplet vises i den nye meldingen. Hvis du ikke vil ha noe stemningsstempel i den utgående meldingen, lar du bare standardsettet Normal stå.

Be om en melding Leveringsrapport

Gjør valg fra alternativlisten for leveringsrapport for å spesifisere når og om du vil bli varslet om leveringsstatusen til meldingene dine. De fire valgene dine angående en leveringsrapport er Bare ved feil, Bekreft levering, Spor hele banen og Ingen.

• Bare på fiasko: Ingen nyheter er gode nyheter. Med andre ord, Notes informerer deg bare i tilfelle at meldingen din av en eller annen grunn ikke kan leveres.

• Bekreft levering: Dette er valget for deg hvis du er litt mindre optimist. I dette tilfellet forteller Notes deg nøyaktig når og hvor meldingen ble levert.

• Spor hele banen: Dette valget forteller deg hvor (og til hvilke tider) meldingen stoppet på vei til mottakeren. (Det høres kanskje interessant ut, men du bryr deg sannsynligvis ikke.)

• Ingen: Velg dette og du kaster varsomhet til vinden, og bryr deg ikke om å vite om meldingen din blir levert eller ikke. (Dette er forresten standarden.)

Hvis du velger et alternativ for leveringsrapport enn Ingen, mottar du en leveringsbekreftelsesrapport (bare en e-postmelding fra nettverket til deg) tilbake så snart meldingen du sendte kommer. Når det blir avhenger helt av nettverket. Hvis mottakeren din er langt unna – for eksempel i et annet selskap – kan det ta noen timer eller til og med en hel dag før meldingen blir levert.

Angi leveringsprioritet for en melding

Et annet valg fra dialogboksen Leveringsalternativer – Leveringsprioritet – gjelder hvor raskt du vil at Notes skal levere meldingen din:

• Lav: Velg dette for å sende meldingen sent på kvelden når nettverket ikke er så opptatt.

• Normal: Velg dette for å sende meldingen så snart som mulig basert på e-postleveringsplanene som administratoren din har laget. (Dette er standard.)

• Høy: Hvis du velger dette, sendes meldingen din akkurat nå - gå til side, kom gjennom!

Hvis du inkluderer et stort vedlegg i en melding, bør du vurdere å merke det som lav prioritet. Meldingen blir ikke levert før du er hjemme i søvne, men det kan koste bedriften din mindre penger å sende den sent på kvelden. Kanskje dette er en måte å tjene månedens ansatt-prisen på!

Signerer en melding

Du signerer meldinger av samme grunn som du signerer sjekker eller offisielle dokumenter: for å vise at de virkelig er fra deg. Du trenger ikke å signere et møte-meg-for-kaffe-memo, men når du sender en melding med avgjørende eller sensitiv informasjon, vil du kanskje at Notes 6 skal bevise at meldingen virkelig kom fra deg.

Nå kan du tydeligvis ikke skrape signaturen din på skjermen nederst i et notat. (Vel, faktisk kan du det, men sjefen din vil sannsynligvis ikke sette pris på det.) Du signerer en melding ved å merke av for Signer under delen Sikkerhetsalternativer i dialogboksen Leveringsalternativer.

Signaturen du bruker i Notes 6 er enda vanskeligere å forfalske enn din egen John Hancock fordi det er en spesiell numerisk datakode som legges til meldingen når du sender den og sjekkes av mottakerens datamaskin når meldingen åpnes. Memoet har ikke en faktisk signatur, men denne typen melding vises nederst på skjermen:

Signert av Alan Dunkel/Primus 07-1-02 8:30:46 AM, ifølge Primus.

Krypterer en melding

Jada nok, verden kryr av travle kropper, skurker og spioner. Hvis du bruker et modem, sender du meldingene dine over telefonlinjer der en person til ingen nytte kan være i stand til på en eller annen måte å avskjære og lese dem. (Det er virkelig, veldig usannsynlig at dette vil skje, men hei, du vet aldri.) Dette er ikke en stor sak for de tilfeldige meldingene dine, men hvis du sender en melding som inkluderer informasjon som konfidensiell bedriftsinformasjon, medarbeidersamtaler, eller bare veldig, veldig bra sladder som du ikke vil at noen andre skal lese, du kan kryptere den.

Når du bruker Notes-krypteringssikkerhetsalternativet, er du 100 prosent sikker på at bare den tiltenkte mottakeren vil kunne lese den.

For å kryptere en melding, merk av for Krypter fra delen Sikkerhetsalternativer i dialogboksen Leveringsalternativer. Klikk OK for å lukke dialogboksen når du er ferdig.

Når du sender en kryptert melding, gjør Notes kryptering for deg – bak kulissene. Når mottakerne åpner meldingen, ser de innholdet akkurat slik du skrev den. Med andre ord trenger ikke leseren av en kryptert melding å gjøre noe spesielt for å dekryptere en kryptert melding. Bare de tiltenkte mottakerne med riktig bruker-ID kan lese den krypterte delen av meldingen. Den eneste som vil se den faktiske sammenflettede versjonen er den stakkars spionen som avskjærer meldingen under transport.

Hvis du sender e-post til en person som bruker et annet e-postprogram, eller hvis du sender meldingen din via Internett, sjekk først med firmaets Notes-administrator for å se om du kan kryptere den .

Be om en returkvittering for en melding

Hvis du bruker dialogboksen Leveringsalternativer til å be om en returkvittering for en melding, vil nettverket ditt automatisk varsle deg når mottakeren leser meldingen. Dette er forskjellig fra å be om en leveringsbekreftelsesrapport, som bare forteller deg når meldingen ankom mottakerens e-postdatabase. Du vil vanligvis be om en kvitteringsrapport (bare aktiver avmerkingsboksen Returkvittering) for å forhindre unnskyldningen "Jeg så aldri meldingen din" og be om en leveringsbekreftelsesrapport for å eliminere "Jeg fikk aldri meldingen din; nettverket må ha mistet det» unnskyldning.

Hvis du sender en melding til noen som ikke bruker Notes, eller hvis meldingen din går via Internett, kan det hende du ikke kan få kvitteringsrapporter fra dem.

Hindre kopiering av en melding

Et annet Notes-sikkerhetsalternativ til din disposisjon er å forhindre kopiering. Når du merker av for Forhindre kopiering, kan du være sikker på at personen som mottar meldingen din ikke kan videresende den til noen andre. Faktisk vil de ikke engang kunne kopiere (Rediger -> Kopier) notatet ditt til utklippstavlen, i tilfelle de er innstilt på litt ulovlig liming (Rediger -> Lim inn). Hvis du velger alternativet Forhindre kopiering, sikrer du at det du sender til én person ikke blir spammet over hele bedriften din.

Når du er ferdig med å velge leveringsalternativer, klikker du OK for å gå tilbake til dokumentet. I de fleste tilfeller, etter at du har bestemt deg for disse alternativene, klikker du på Send og fil-knappen.

Hvis hodet ditt snurrer av alle disse leveringsalternativene, ikke la det få deg ned. Du trenger kun å bruke dem under spesielle omstendigheter. Faktisk, for de fleste meldinger, vil du blåse rett forbi leveringsalternativene uten å åpne dialogboksen Leveringsalternativer og uten å tenke på det. For en lettelse!

Hvis du oppdager at du alltid besøker dialogboksen Leveringsalternativer for å signere og kryptere meldingene dine, kan du merke av for Lagre disse sikkerhetsalternativene som standard. På den måten vil alle nye meldinger du oppretter ha de samme sikkerhetsinnstillingene. Selvfølgelig kan du alltid ombestemme deg ved å gå tilbake til dialogboksen Leveringsalternativer for å endre en standardinnstilling eller for å endre standard sikkerhetsinnstillinger.