En regel forteller Notes hva de skal gjøre med visse innkommende meldinger. Du kan for eksempel ha en regel som alltid legger meldinger med et bestemt ord i emnefeltet i en bestemt mappe, eller en regel som flytter e-post fra en bestemt person direkte til papirkurven, eller kanskje en regel som endres umiddelbart viktigheten av enhver melding du mottar fra sjefen din til High. Se reglene dine ved å klikke på ordet Regler i navigasjonsruten.
For å opprette en ny regel, klikk først Regler-mappen i navigasjonsruten i e-posten. Klikk deretter på knappen Ny regel på handlingslinjen. Figur 1 viser (ganske stor) dialogboksen Ny regel som vises.
Figur 1: Lag en ny regel her.
Som du kan se fra figur 1, er dialogboksen Ny regel delt inn i tre seksjoner. Denne regelen er bestemmer om regelen er aktivert, Spesifiser betingelser bestemmer hvilke meldinger regelen skal handle, og Spesifiser handlinger bestemmer hva regelen vil gjøre med meldingene den velger.
Alle nye regler du oppretter er aktivert som standard. Du kan imidlertid ha en regel som du vil deaktivere midlertidig; for eksempel, kanskje du ikke vil at innkommende e-postmeldinger sendes til den mappen foreløpig. Helt øverst i dialogboksen bruker du radioknappene Denne regelen er for å bestemme om regelen skal håndheves. Velg På-radioknappen i feltet (standard), og regelen gjør hva du ber den om å gjøre. På den annen side, hvis du velger Av-radioknappen, blir regelen suspendert til du aktiverer den igjen.
Feltene i delen Spesifiser betingelser i dialogboksen Ny regel bestemmer meldingene som regelen din skal gjelde for. Den grunnleggende ideen er å bruke disse feltene til å sette opp et kriterium og deretter bruke Legg til-knappen for å lagre betingelsen. Noen regler kan ha bare én betingelse, for eksempel Emnet inneholder voksen . Andre kan være mer kompliserte, med mer enn én tilstand. For eksempel kan du ha en regel som så etter innkommende melding med ordene Salgsoppdateringer i emnelinjen som ble sendt av en fyr som heter Rob Fichtel.
Når du definerer det andre rullegardinfeltet i delen Spesifiser betingelser i dialogboksen, kan du velge mellom 13 forskjellige steder å se:
Etter at du har fortalt Notes hvor du skal se, bruker du det tredje rullegardinfeltet i delen Spesifiser betingelser i dialogboksen for å fortelle Notes hva slags sammenligning du er interessert i:
Til slutt bruker du det tredje feltet i Spesifiser betingelser-delen for å fortelle Notes hva du leter etter. Bare skriv inn søkeordet – en persons navn, ordet du vil finne i meldingsteksten, Internett-domenenavnet og så videre – i det tredje feltet.
Etter at du har definert de tre delene av betingelsen, klikker du på Legg til-knappen for å lagre betingelsen. Hvis du ombestemmer deg etter å ha lagret en betingelse, kan du bruke knappene Fjern og Fjern alle for å redigere eventuelle feil. Du må velge betingelsen i feltet Når e-postmeldinger ankommer som oppfyller disse betingelsene og klikke på Fjern-knappen for å fjerne den.
Noen ganger vil du kanskje ha en regel med mer enn én betingelse. Kanskje er regelen ment for å finne meldinger som er fra en bestemt kunde og som også har ordene ny rekkefølge i emnelinjen. En regel kan ha så mange betingelser du vil; bare fortsett å bruke den Legg til-knappen hvis du trenger mer enn én.
Når du angir flere betingelser for en regel, kan det være lurt å be Notes om å handle bare hvis alle kriteriene er oppfylt. Andre ganger vil du kanskje at Notes skal handle hvis noen av de angitte kriteriene er oppfylt. For eksempel, i figur 1, er Notes satt opp til å slette hver melding hvis kropp eller emne inneholder ordet Voksen . Ordet Voksen trenger ikke å vises begge steder for å aktivere regelen. Hvis du foretrekker det, kan du sette opp Notes slik at ordet Voksen må vises i brødteksten og emnet for å aktivere regelen. Du kontrollerer denne funksjonen ved å velge OG eller ELLER i det første rullegardinfeltet. Dette rullegardinfeltet vises først etter at du har klikket på Legg til for å legge til minst én betingelse i regelen.
Etter at du har fortalt Notes hvilke meldinger en regel vil handle om, bruker du delen Spesifiser handlinger i dialogboksen for å finne ut hva Notes skal gjøre med disse meldingene. Dette er den delen av dialogboksen der du forteller Notes at du vil at disse bestemte meldingene skal flyttes til en bestemt mappe, slettes og så videre.
Denne delen av dialogboksen har to felt. Den første - en rullegardinliste - forteller Notes hva du vil gjøre med disse meldingene. Det andre feltet forteller Notes hvor de skal plasseres.
I det første feltet kan du velge mellom seks ting med en melding som oppfyller betingelsene som du opprettet øverst i dialogboksen Ny regel:
Etter at du har brukt denne rullegardinlisten til å bestemme hva som skal skje med meldingene, bruk feltet til høyre for å skrive inn navnet på mappen, eller navnet på personen meldingen skal videresendes til, og så videre. Feltet til høyre vises eller ikke, avhengig av hva du har valgt i rullegardinlisten.
Etter at du har definert regelens tilstand og handling, klikker du OK-knappen nederst i dialogboksen Ny regel for å lagre den. Din nye regel vil vises i Regler-visningen i e-posten din.
Som med betingelser kan en regel ha mer enn én handling. Du kan for eksempel sette opp en regel som ser etter meldinger fra en bestemt kunde og deretter automatisk videresender meldingen til assistenten din etter også å ha arkivert meldingen i en spesiell mappe.
Lotus Notes 6 hjelper deg med å administrere og organisere all virksomhetskommunikasjon, inkludert dokumenter, som du kan åpne og redigere med en rekke verktøy. Lotus Notes 6 forhåndsprogrammerer også noen hendige bokmerker slik at du umiddelbart kan gå til innboksen eller til en håndfull andre steder. Og hvis du blir sittende fast, Lotus […]
Hvis du trenger litt hjelp mens du bruker Lotus Notes 6 (og hvem trenger ikke litt hjelp nå og da?), bruk tipsene i følgende tabell for å få hjelp raskt: For å gjøre dette Bruk dette Få hjelp til gjeldende oppgave F1 Finn et hjelpeemne Hjelp→Hjelpemner Få hjelp til feilmeldinger […]
Lotus Notes 6 kommer med ferdige bokmerker som du kan bruke til å åpne innboksen, adresseboken og andre funksjoner. Disse bokmerkene vises på venstre side av skjermen, og de første åtte hjelper deg Åpne innboksen Åpne kalenderen Åpne adresseboken Åpne gjøremål Åpne Replicator Åpne Sametime […]
Før du sender en e-postmelding i Lotus Notes 6, kan du definere leveringsalternativer, sikkerhetsalternativer og humørstempler. Bruk disse Notes-signalene for å fortelle mottakeren din nøyaktig hvor populær meldingen din er eller hvordan humøret ditt er; eller for å be om leveringsbekreftelse, angi leveringstid og mer. Etter at du er ferdig med å komponere kroppen […]
Det er enkelt å jobbe med dokumenter i Lotus Notes 6. Lotus Notes 6 tilbyr en rekke nyttige verktøy for å hjelpe deg med å administrere all din forretningskommunikasjon. Følgende tabell viser kommandoene du trenger for å utføre grunnleggende oppgaver: For å gjøre dette Prøv dette Les valgt dokument Trykk Enter eller dobbeltklikk dokument Slett valgt dokument Trykk […]
For å opprette et nytt møte, åpne først kalenderen og klikk deretter på Planlegg et møte-knappen på handlingslinjen. Et tomt møteskjema vises. I figur 1 kan du se et eksempel på møteskjema. Figur 1: Opprette et nytt møte. De fleste feltene på et møteskjema er de samme som […]
Det kan være lurt å lage en fortalt versjon av presentasjonen i PowerPoint 2011 for Mac som du kan distribuere eller kringkaste. Du kan ikke være overalt, og selv om publikumsmedlemmene dine ikke vil dra nytte av din fysiske tilstedeværelse, vil de i det minste kunne høre deg mens de nyter PowerPoint 2011-lysbildet ditt […]
En regel forteller Notes hva de skal gjøre med visse innkommende meldinger. Du kan for eksempel ha en regel som alltid legger meldinger med et bestemt ord i emnefeltet i en bestemt mappe, eller en regel som flytter e-post fra en bestemt person direkte til papirkurven, eller kanskje en regel som umiddelbart [ …]
Når du starter Lotus Notes 6, ser du velkomstsiden. Det du ser der bestemmes av noen få ting. For eksempel, selv om du kan endre oppsettet og innholdet på velkomstsiden, bør du også vite at administratoren din har en viss kontroll over hva du ser, slik at han kan sørge for at du […]
