„Adobe Acrobat Creative Suite 5“ apima įrankius, kurie leidžia lengvai konvertuoti „Microsoft Word“ ir „Excel“ failus į PDF. Kai kompiuteryje įdiegiate Acrobat, ji ieško Microsoft Office programų. Jei „Acrobat“ aptinka „Word“, „Excel“, „PowerPoint“ arba „Outlook“, ji įdiegia priedą – PDF kūrimo priemonę – šiose programose, padedančią „Microsoft Office“ dokumentus konvertuoti į PDF vienu paspaudimu.
Nors „Microsoft Word“ ir „Excel“ yra plačiai paplitę standartai daugelyje įmonių kompiuterių, jie ne visada yra geriausias pasirinkimas platinant dokumentus.
„Microsoft Word“ dokumentų ir „Excel“ skaičiuoklių formatavimas keičiasi priklausomai nuo naudotojo kompiuteryje ar net spausdintuvo, kuriuo jie spausdina, turimų šriftų, o PDF failai gali išlaikyti vienodą failo išvaizdą įvairių tipų kompiuteriuose.
Be to, „Microsoft Word“ ir „Excel“ failus galima lengvai redaguoti, o vartotojai taip pat gali kopijuoti ir išgauti informaciją iš šių failų su keliais apribojimais, o PDF failus kopijuoti sunkiau, be to, juos galima apsaugoti naudojant patikimas saugos parinktis.
„Word“ arba „Excel“ failo konvertavimas į PDF failą įveikia šiuos apribojimus ir yra gana paprastas. Pasirinkite iš dviejų būdų:
-
„Microsoft Word“ arba „Excel“ viduje įsitikinkite, kad dokumentas, kurį norite konvertuoti į PDF failą, yra atidarytas, tada spustelėkite mygtuką Sukurti PDF pagrindinėje įrankių juostoje, kad konvertuotumėte dokumentą.
-
Jei naudojate „Office 2003“ ar senesnę versiją, pasirinkite Adobe PDF → Konvertuoti į Adobe PDF.
Nesvarbu, kokį metodą pasirinksite, turite nurodyti sukurto PDF failo vietą ir pavadinti failą, nebent pakeitėte PDF kūrimo priemonės nuostatas.
„Office 2007“ skirtuke „Acrobat“ spustelėkite mygtuką Parinktys arba, jei naudojate ankstesnes „Office“ versijas, pasirinkite Acrobat → Keisti konversijos parametrus. Dialogo lange „Adobe PDF Maker“ panaikinkite parinkties Raginti PDF failo pavadinimą žymėjimą, kad PDF failai būtų sugeneruoti vienu žingsniu, neįvedant PDF failo pavadinimo.
Galite pridėti funkcijų prie savo sukurtų PDF dokumentų. Spustelėkite skirtuką Nuostatos, jei dirbate su „Office 2007“, arba ankstesnėse „Office“ versijose pasirinkite Acrobat → Keisti konversijos parametrus. Pasirodžiusiame dialogo lange peržiūrėkite šiuos nustatymus:
-
Pridėti šaltinio failą : originalus Office dokumentas įterpiamas į PDF failą kaip priedas. Kai PDF failas platinamas, originalus šaltinio failas įtraukiamas į PDF failą.
-
Kurti žymes : prideda interaktyvių žymių, kurios palengvina PDF failo naršymą. Žymės pridedamos atsižvelgiant į „Microsoft Word“ stilius, pvz., tekstą, kurio stilius yra 1 antraštė. Žymės rodomos skydelyje „Žymės“ peržiūrint PDF.
-
Pridėti nuorodas : automatiškai konvertuoja Word nuorodas, pvz., žiniatinklio adresus, į PDF nuorodas, kurias galite naudoti peržiūrėdami failą programoje Acrobat arba Adobe Reader. Dialogo lange PDF Maker parinktys spustelėkite skirtuką Word, kad pasiektumėte papildomas nuorodų parinktis, kurios gali būti integruotos į PDF failus, sukurtus naudojant Word.