Outlook-űrlapok: Hogyan hozhat létre kitölthető űrlapokat a Microsoft Office 2016 / 2019 programban?

Megjegyzés: A bejegyzés tartalma az Office 2019, 2016, 2013, 2010; asztali és Office 365 verziók; Windows 10, 8 és 7;

A bejegyzés frissítve: 2020. május

Íme Deanne kérdése:

A kiskereskedelemben dolgozom. Az Outlookot használom kapcsolatfelvételi adataim kezelésére. Nagyon szeretem az Outlookot, mint kapcsolatkezelőm, de nyilvánvalóan fejlesztenem kell az alapvető kapcsolatfelvételi űrlapokat. Az a követelményem, hogy több olyan mezőt is felvegyek, amelyek lehetővé teszik, hogy az egyes ismerőseim közösségimédia-profiljaira mutató hivatkozásokat tároljak. Röviden összefoglalva, azt hiszem, van itt néhány kérdésem: Először is, hogyan lehet létrehozni azokat a menüelem gombokat, amelyek lehetővé teszik az Outlook űrlapjaival való interakciót, másodszor pedig: hogyan léphetek tovább a kapcsolatfelvételi űrlapom létrehozására vagy módosítására. Minden tippet nagyra értékelünk. Kösz!

Ebben a bejegyzésben megtanítjuk, hogyan hozhat létre egyszerűen egyéni kitölthető felhasználói űrlapokat a Microsoft Outlook alkalmazásban. Példaként személyre szabjuk a Kapcsolatfelvételi űrlapot, azonban a folyamat teljes mértékben alkalmazható e-mailekre, feladatokra, feladatkérésekre, találkozókra szóló meghívókra, naplóbejegyzésekre stb.

OK.. kezdjük.

Az űrlapokkal való munkavégzés az Outlook programban nem különösebben nehéz. Az Outlook számos előre definiált sablont szállít, és az alapötlet az, hogy ezeket a sablonokat az Ön igényei szerint testreszabja.

Hozzon létre egyéni Outlook-űrlapokat

Az Outlook felhasználói űrlapok beszúrásának és szerkesztésének folyamata a következő:

1. Állítsa be az Outlook Developer lapot.
2. Nyisson meg egy meglévő Outlook űrlapot .
3. Módosítsa az űrlapot úgy, hogy szükség szerint tartalmazza az egyéni mezőket.
4. Mentse el egyéni felhasználói űrlapját .
5. Alaposan tesztelje a munkáját.
6. Oszd meg más Outlook-felhasználókkal a munkahelyeden vagy csoportodban, hogy használhassák az imént létrehozott hasznos űrlapot :-).

Outlook űrlapok: Részletes példa

A Microsoft Outlook a fő Outlook-objektumokhoz kapcsolódó űrlapok szép gyűjteményét szállítja, amelyeket kiválaszthat, és azonnal elindíthatja az űrlapfejlesztési folyamatot. Ez nagyon hasznos, mert nem akarjuk újra feltalálni a kereket. Ebben az oktatóanyagban csak továbblépünk, és kibővítjük a szabványos űrlapkönyvtárban tárolt, már meglévő Névjegyek űrlapot.

Konkrétan arra összpontosítunk, hogyan szabhatja testre a Kapcsolatok űrlapot. A kényelem kedvéért feltételezzük, hogy a következő közösségimédia-információkat szeretné kezelni kapcsolattartói számára:

• LinkedIn profil
• Twitter profil
• Facebook profil
• Facebook csoport

Így fog kinézni egyéni Outlook felhasználói űrlapunk:

0. lépés: A Fejlesztői lap beállítása

Amint azt a fenti olvasó megjegyezte, mielőtt elkezdenénk használni egyéni Outlook-űrlapjainkat , engedélyeznünk kell az úgynevezett Fejlesztő lapot. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy hozzáférjünk az Outlook azon képességeihez, amelyekre szükségünk van saját űrlapunk fejlesztéséhez.

Íme, hogyan kell csinálni:

1. Először is nyissa meg a Microsoft Outlookot .
2. Most kattintson a jobb gombbal a szalagra, és válassza a Szalag testreszabása lehetőséget .

1. Kattintson a Fejlesztő jelölőnégyzetre, és kattintson az OK gombra .

1. Látni fogja az újonnan hozzáadott Fejlesztő lapot a szalagon.

1. lépés: Nyissa meg a meglévő űrlapot

1. Az Outlook szalagon lépjen tovább, és kattintson a Fejlesztő menüre.
2. Most lépjen tovább, és kattintson az Űrlap tervezése gombra .
3. A Megtekintés mezőben ellenőrizze, hogy a Standard Forms könyvtár ki van-e jelölve.
4. Válassza ki a Kapcsolat űrlapot.
5. Nyomja meg a Megnyitás gombot.
6. Most folytatjuk, és módosítjuk a meglévő kapcsolatfelvételi űrlapot.
7. Észre fogja venni, hogy űrlapunk Tervező nézetben lett megnyitva.
8. A következő lépésben több új egyéni mezőt is hozzáadunk a Kapcsolatfelvételi közösségimédia-információk tárolásához.

2. lépés: Adjon hozzá egyéni űrlapmezőket

Ebben a lépésben egyéni űrlapmezőket hozunk létre (0. oszlop a közösségi média információihoz.

• A Szalageszközök csoportban nyomja meg a Mezőválasztó gombot.
• Ez a párbeszédpanel megnyílik. A Mezőválasztó párbeszédpanel alján nyomja meg az Új gombot.

• Hozza létre az első új oszlopot, nevezze LinkedInnek, válassza a Type = Text és a Format = Text lehetőséget az alábbiak szerint.

• Most ismételje meg a fenti folyamatot a következő 3 mezőben: Twitter, Facebook, Facebook csoport.
• Észre fogja venni az új mezőket a Felhasználó által megadott mezők a mappában részben, az alábbiak szerint:

3. lépés: Adjon hozzá egyéni űrlapoldalt

Ebben a lépésben egy egyéni oldalt adunk hozzá a kapcsolatfelvételi űrlaphoz. Ezen az oldalon tároljuk a közösségi média profilmezőit.

1. Most lépjen tovább, és kattintson a (P.2) fülre az Általános mellett, az alábbiak szerint.

1. Most a szalagon nyomja meg az Oldal gombot, és válassza az Oldal átnevezése lehetőséget.

1. Írja be a közösségi médiát az Oldal neve mezőbe, és nyomja meg az OK gombot.
2. Most húzza a négy mezőt a Kiválasztott mezőből a közösségi média oldalára, és helyezze el őket az alábbiak szerint:

1. Megjegyzés: Az egyéni mezők igazításához egyszerűen jelölje ki őket (győződjön meg róla, hogy az összes kijelölése közben nyomja meg a CTRL gombot), majd kattintson a jobb gombbal, és nyomja meg az Igazítás gombot, majd válassza ki az igazítás irányát.
2. Az űrlapfejlesztés részeként rendszeresen ellenőriznie kell munkáját. Ennek legjobb módja az Űrlap futtatása gomb megnyomása. Ez megmutatja, hogyan fog kinézni a munkája a felhasználó számára.

4. lépés: Mentse el az Outlook űrlapot

Mint korábban láthatta, a módosított kapcsolatfelvételi űrlap továbbra is Tervezési módban van. Ha el szeretné kezdeni használni, tegye közzé az űrlapkönyvtárában. Engedélyeinek megfelelően saját használatra is elérhetővé teheti, vagy a szervezetében lévő más kollégák számára is engedélyezheti a használatát.

1. A szalagon kattintson a Közzététel gombra.
2. Válassza az Űrlap közzététele másként lehetőséget.
3. A Megjelenítési név alatt írja be a ContactFormSocial lehetőséget
4. Nyomja meg a Közzététel gombot.

Haladó felhasználói megjegyzés: Az űrlapot .oft fájlként menti a rendszer a kezdőkönyvtár AppData könyvtárába: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

5. lépés: Próbálja ki az új űrlapot

Már majdnem ott vagyunk. Most itt az ideje, hogy továbblépjünk, és kipróbáljuk a munkánkat.

1. Nyissa meg a Névjegyek lapot az Outlookban.
2. Nyomja meg az Új elemek gombot.
3. Kattintson az Egyéni űrlapok gombra.
4. Válassza ki a ContactFormSocial bejegyzést.
5. Nyomja meg a Social Media gombot a szalagon (csak az előző lépésben adta hozzá ;-))
6. Voilá' – kész!

6. lépés: Alapértelmezés szerint használja az új kapcsolatfelvételi űrlapot

Ha elégedett a munkája eredményével, beállíthatja új űrlapját a Microsoft Outlook alapértelmezett kapcsolatfelvételi űrlapjaként. Ezt csak azután tegye meg, ha végigkövette a teljes oktatóanyagot, mivel ez a lépés egyébként nem releváns.

A következőképpen járjon el:

1. Lépjen a Kapcsolat fülre.
2. Jelölje ki a Névjegykönyvtár mappáját (alapértelmezés szerint Névjegyek).
3. Kattintson a jobb gombbal, és válassza a Tulajdonságok lehetőséget.
4. Az Általános lapon válassza ki az űrlap nevét (esetünkben ContactFormSocial) a mappába való feladáskor mezőben.
5. Nyomja meg az OK gombot.

Outlook értekezlet űrlapsablonok

Ha részletesebb oktatóanyagot keres, feltétlenül látogassa meg ezt a részletes példát az Outlookhoz készült e-mail- és találkozósablon-tervről (Windows és macOSX rendszerre egyaránt).

Hol találom az Outlook-sablonjaimat?

Néhány olvasónak gondot okozott az Outlookhoz készült egyéni felhasználói űrlapjaik tárolási helyének megtalálása.

Alapértelmezés szerint a hely a felhasználói fiókod alatt található. A Windows 10 /8 vagy 7 rendszerben ezért valószínűleg a következő lesz: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.