Hogyan írhatunk hasznos makrókat az Outlook 2016 és 2019 üzenetekben?

A Microsoft Office-ban a Visual Basic for Applications (VBA) segítségével olyan egyéni programokat készítünk, amelyek javítják az Office alapvető funkcióit, és időt takarítanak meg az ismétlődő feladatok automatizálásával. Ezeket a kis VBA-programokat makróknak nevezzük .

Ebben az oktatóanyagban a web legteljesebb makrófejlesztési erőforrását kívántuk biztosítani az Outlook számára. A kezdőknek szánt Outlook VBA alapjainak feltárására összpontosítunk, megtanulunk makrókat írni, majd megvizsgálunk néhány fejlettebb, hasznos makróötletet. A kapott visszajelzések alapján, miután elolvasta ezt az oktatóanyagot, képesnek kell lennie egyszerű VBA-makrók fejlesztésére és futtatására az Outlookhoz.

• Először az alapok: Megtanuljuk, hogyan illeszthetünk be és menthetünk el egy egyszerű egyéni VBA-makrót egy aktív Outlook-munkamenetbe.
• Ezután beállítjuk a makró fejlesztői környezetet a számítógépünkön.
• Végignézzük az Outlook VBA legalapvetőbb példáit. Ez segít megérteni a makrófejlesztés alapjait, és lehetővé teszi egyszerű makrók írását.
• Ezután továbblépünk, és meghatározunk egy parancsikont a makrónkhoz a Gyorselérési eszköztárban. Ez lehetővé teszi számunkra a makró egyszerű futtatását.
• Befejezésül pedig engedélyezzük az Outlook makrókat, és kezeljük a biztonsági beállításaikat annak érdekében, hogy a kód valóban lefusson, amikor a rendszer kéri a számítógépünkön.

Rögzíthetek Outlook makrót?

Más Office-alkalmazásokkal ellentétben az Outlook nem kínál egyszerű makrórögzítőt a felhasználói műveletek rögzítésére és a szükséges VBA-kód automatikus generálására a háttérben. Ezért, ha saját egyéni funkcionalitásunkat szeretnénk hozzáadni az Outlookhoz, meg kell tanulnunk egyszerű VBA-programokat írni, és beépíteni őket az Outlook munkamenetünkbe.

Megjegyzés: Ha szeretné tudni, hogyan működik valójában az Office makrórögzítő, azt javaslom, hogy tekintse át az MS Word makrók és az Excel VBA makró oktatóanyagait .

VBA makrók írása az Outlookban

1. Először nyissa meg a Microsoft Outlookot.
2. Most folytassa, és nyomja meg az Alt + F11 gombot .
3. Megnyílik a VBA fejlesztői integrált fejlesztési környezet (IDE).
4. Bontsa ki a projektfát a ThisOutlookSession csomópontig.
5. Kattintson a jobb gombbal a ThisOutlookSession elemre , majd kattintson a Beszúrás gombra .
6. Most be kell illesztenie egy Visual Basic modult. Ennek eléréséhez lépjen tovább, és válassza a Modul lehetőséget .
7. Illessze be a VBA-kódot a Modul ablakba.
8. Nyomja meg a Fájl gombot, majd válassza a Mentés lehetőséget .
9. Folytassa, és zárja be a fejlesztői környezetet. Ezzel visszatérhet az Outlook felhasználói felületéhez.

Megjegyzés: Olvasson néhány egyszerű kódpéldát a VBA használatának megkezdéséhez. Soha ne másoljon VBA-kódot ismeretlen forrásokból.

Hogyan lehet beállítani a fejlesztői lapot az Outlookban?

Ha gyakran fejleszt Outlook makrókat, érdemes beállítani az Office fejlesztői környezetét. Fantasztikusan hangzik, nem? Valójában ez egy meglehetősen egyszerű eljárás. Olvasson tovább a részletekért:

1. Nyissa meg az Outlookot , kattintson a jobb gombbal a szalag felső részén, és válassza a Szalag testreszabása lehetőséget .

1. Ellenőrizze a Fejlesztő bejegyzést, és nyomja meg az OK gombot .

1. Most a Fejlesztő menüt találja a Szalagban.

Hasznos Outlook VBA példák

Hozzon létre egy e-mail üzenetet

Ez az egyszerű részlet programozottan hoz létre egy új e-mail-elemet.

A szkript egy Outlook levélelem létrehozásával kezdődik, majd beállítja a cím, tárgy, törzsszöveg és CC mezőket. Végül megjeleníti az üzenetet az Outlook programban, így manuálisan áttekintheti és elküldheti.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Speciális megjegyzés: Használhat előre meghatározott Outlook-sablonokat, amikor új e-maileket definiál a VBA-val. Ehhez használnia kell a CreateItemFromTemplate metódust, és meg kell adnia az Outlook-sablonfájl helyét (*. gyakran ).

E-mail küldése programozottan

Ha azt szeretné, hogy az Outlook automatikusan elküldje az imént létrehozott e-mailt, a következő sort adhatja hozzá a fent közzétett kódhoz. Illessze be a következő sort az előző kódrészlet End Sub utasítása elé.

MyEmail.Send

Fájl csatolása e-mailhez

Sok esetben szeretné automatizálni egy e-mail küldését a csatolt fájllal. Ez lehet Word dokumentum, Excel táblázat, Powerpoint prezentáció, PDF dokumentumok stb. Ha programozottan szeretne csatolt e-mailt küldeni, használja ezt a kódot:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Megjegyzések:

• Győződjön meg arról, hogy a kódrészletben a megfelelő elérési utat és mellékletfájl nevét adta meg.
• Ebben a példában több címzettet állítottam be az e-mailhez , kérjük, módosítsa igény szerint.

Hozzon létre egy feladatot a VBA segítségével

A következő részlet létrehoz egy Outlook-feladatot, hozzárendeli egy másik személyhez, és beállítja a feladat tárgyát és törzsszövegét.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Mentés HTML-ként

Kevés olvasó kérdezte, hogyan lehet automatizálni az e-mailek HTML-be mentését. Az alábbi kód pontosan ezt valósítja meg.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Megjegyzés: Győződjön meg arról, hogy ezt a kódot csak az Outlookban megnyitott e-maileknél indítja el (nem a Beérkezett üzenetek/Intéző nézetben).

Outlook makróval kapcsolatos kérdések

Hol tárolják a makrókat az Outlookban?

Lehet, hogy elkóborol, hogy pontosan hol tárolják a használt makrót. Nos, ellentétben például az Excellel, amely lehetővé teszi a makrók tárolását a personal.xlb fájlban vagy meghatározott táblázatokban; Az összes Microsoft Outlook makró egyetlen globális fájlban van tárolva a fájlrendszerben. Pontosabban, az összes makrót tároló fájl neve VBAProject.otm. A fájl a következő helyen található: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Parancsikon az Outlook makrókhoz

Következő lépésünk egy kis gyorsbillentyű beszúrása, amely lehetővé teszi a makró egyszerű futtatását. Az egyszerűség kedvéért ezt a gombot beillesztjük a Gyorselérési eszköztárba.

1. Nyissa meg a Microsoft Outlook programot, ha még nincs megnyitva.
2. Kattintson jobb gombbal a felső Outlook szalagra , és válassza a Gyorselérési eszköztár testreszabása lehetőséget .

       Megjegyzés: Hasonló eljárással elhelyezheti az ikont magára a szalagra, nem pedig a Gyorselérési eszköztárra.

1. Nyomja meg a „ Parancsok kiválasztása a listából” kombinált mezőt, és válassza a Makrók lehetőséget .

1. Válassza ki az imént létrehozott makrót, és nyomja meg a Hozzáadás gombot .

1. Nyomja meg a Módosítás gombot , hogy meghatározzon egy egyéni ikonképet a Gyorselérési eszköztár gombjához.

1. Ha kész, nyomja meg az OK gombot.

Hogyan lehet makrót engedélyezni az Outlookban?

Ez a lépés nem kötelező, és csak akkor kell követni, ha hibaüzenetet kap az újonnan létrehozott makró futtatásakor.

1. A következő lépés az, hogy engedélyezzük az Outlook számára a VBA-makró futtatását. A Microsoft Office alapértelmezés szerint letiltja és nem engedélyezi a makrókat; ezért meg kell határoznunk a megfelelő makróbiztonságot az egyéni Outlook-makró futtatásához.
2. Az Outlook 2016 programban kattintson a Fejlesztő elemre a szalagon, és válassza a Makróbiztonság lehetőséget .

1. Válassza ki a makró biztonsági beállításait.
   1. Az Outlook 2016 programban: Válassza az Értesítések lehetőséget csak a digitálisan aláírt makrókhoz, az összes többi letiltva vagy az Értesítések az összes makróhoz .
   2. Az Outlook 2019 programban: Válassza az Összes makró letiltása értesítéssel lehetőséget . Ez figyelmeztető üzenetet küld, amely felhasználói jóváhagyást igényel a makró futtatása előtt.
2. A makró biztonsági beállításainak megadása után nyomja meg az OK gombot .

Megjegyzés: A jelenlegi biztonsági beállításai megakadályozhatják a makrók futtatását az Outlook programban. Itt található egy oktatóanyag, hogyan kell eljárni, ha a makrók le vannak tiltva az Outlook makróprojektjében .

Hogyan kell használni az Outlook makrót?

Végül, de határozottan nem utolsósorban, itt az ideje, hogy lefuttassa az újonnan létrehozott makrót.

1. Keresse meg a Gyorselérési eszköztárat (a képernyő bal felső sarkában – valamivel a HOME menü felett).
2. Nyomja meg a makróhoz rendelt ikont.
3. Voi'la, most fejezte be és futtassa az (első) Outlook VBA makrót!

További Outlook makrók ötletek

Több olvasónk is megkérdezte, hogy tudnánk-e további ötleteket adni az Outlook Automationhoz. Íme néhány a kezdéshez.

1. A bejövő üzenetek mellékleteinek automatikus mentése egy adott mappába.
2. Olvassa el a találkozók bejegyzéseinek listáját egy CSV-fájlból, és automatikusan hozzon létre találkozókat egy vagy több naptárban.
3. Automatikus feladat/találkozó/kapcsolat létrehozása bejövő e-mailekből.
4. Vizualizálja a résztvevők válaszállapotát egy sor ismétlődő értekezletre.
5. Küldjön Outlook e-maileket Excelből, Wordből vagy Accessből.
6. Töltse le az összes mellékletet egy adott Outlook mappából a számítógépére. Ha az Outlook-fiókjában korlátozott a tárhely, akkor ezzel a makróval csak nagy (például 5 MB feletti) mellékleteket tölthet le a lemezére, ahelyett, hogy az Outlookban kezelné őket.
7. Exportálja az Outlook névjegyeket közvetlenül egy Access-adatbázisba. Vegye figyelembe, hogy a névjegyek exportálása CSV-fájlba lehetőség a termékben elérhető.
8. Az egyéni vagy ismétlődő találkozók értekezleti információinak automatikus frissítése.

Következő lépések

• Konkrét VBA segítségre van szüksége? Egyedi ajánlatért forduljon hozzánk bizalommal .