Hogyan ütemezhet és küldhet el Outlook 2019 / 365 ismétlődő értekezlet-, esemény- és találkozó-kéréseket?

Íme egy kérdés, amit Donnától kaptunk:

Helló! most neveztek ki projektmenedzsernek a cégemben, így most az Outlook-ban élek :-)… Az egyik első dolgom, hogy megbeszéljek egy folyamatban lévő találkozósorozatot a projekt számos érintettjével. Ezek lehetnek egyenkénti, csoportos találkozók. Örülnék, ha kapna néhány parancsikont az ismétlődések ütemezéséhez. A segítséget előre köszönjük. Kösz!

Köszönjük kérdését, és sok sikert kívánunk az új munkahelyéhez.

Az ismétlődő találkozók kezelése az Outlookban ijesztő feladat lehet, próbáljuk meg néhány bevált módszer segítségével lebontani, hogy a dolgok menjenek.

Állítsa be a projekt naptárát

Az első javaslatom az lenne, hogy állítsunk be egy dedikált naptárat a projektünkhöz, így a projekttel kapcsolatos összes értekezletet egyetlen helyen szervezhetjük meg. Íme egy oktatóanyag új naptárak hozzáadásához az Outlookhoz Windows és MAC rendszeren egyaránt.

Ismétlődő találkozósorozat ütemezése

A naptár beállítása után megkezdheti a találkozósorozat ütemezését.

Windows felhasználók

• Jelentkezzen be az Outlookba, és nyissa meg a naptárát.
• A Kezdőlap lapon kattintson a Munka hét nézetére, így részletesebb és könnyebben használható nézetet biztosít a naptárról.
• Most válassza ki a találkozó napját és időpontját.
• Kattintson a jobb gombbal, és nyomja meg az Új ismétlődő találkozó (vagy találkozó) gombot.
• Ha szükséges, módosítsa a találkozó/találkozó dátumát és időpontját.
• Határozza meg a megbeszélés ismétlődését (napi/heti és így tovább).
• Határozza meg az ismétlődési tartományt.

• Ha kész, nyomja meg az OK gombot .
• Ezután nyomja meg a Címzett gombot, hogy kiválassza a címzettek e-mail címeit a névjegyzékből, vagy manuálisan adja meg a címüket.
• Határozzon meg egy leíró témát a találkozóhoz.
• A szalag jobb oldalán található értekezletcímkék szakaszban határozhatja meg az értekezlet fontosságát és érzékenységét

• Ezután határozza meg a találkozó helyét és elérhetőségeit. Ez lehet egy tárgyalóterem, vagy Skype-ot, Zoom for Outlookot vagy más online kommunikációs eszközt használ.
• Végül az értekezlet-meghívó törzsében bontsa ki a találkozósorozat céljait, KPI-it és így tovább. Ne felejtse el meghatározni az értekezlet világos menetrendjét, valamint világos és mérhető célokat.
• Ha kész, nyomja meg a Küldés gombot.

Mac felhasználók

A MAC-felhasználók folyamata kissé eltér, és hasonlít a régebbi Office-verziókban használthoz:

• Nyissa meg az Outlook 365 / 2019 for MAC alkalmazást.
• A naptárnézetben vigye az egérmutatót a kívánt találkozó/találkozó dátumára és időpontjára.
• Megnyílik a Szervezői értekezlet párbeszédpanel.
• Nyomja meg a Címzett gombot az értekezlet résztvevőinek meghatározásához.

• Ezután határozza meg a témát, a helyszínt és a megbeszélés időtartamát.

• A felső menüben nyomja meg az Ismétlődés gombot.
• A következő párbeszédablak fog megjelenni:

• Szükség szerint adja meg a találkozó/találkozó beállításait.
• Ha elkészült, nyomja meg az OK gombot.
• Az értekezlet meghívójában adjon meg további információkat, ha szükséges.
• Ha elkészült, nyomja meg a Küldés gombot.

Állítsa be az értekezlet-/találkozó-/esemény-sorozat kérelmeit másolással

Létrehozhat egy találkozó- vagy eseménysorozatot egy korábbi sorozat megkettőzésével és a találkozó tárgyainak, résztvevőinek és helyszínének módosításával. Itt van egy oktatóanyag , amely segít elérni ezt.

Kérdések? Nyugodtan használja az alábbi megjegyzéseket, hogy tudassa velünk.

Sok szerencsét!