Hogyan lehet ismétlődő automatikus válaszüzeneteket küldeni az Outlook 2019 / 365/ 2016 programban, amikor nincs irodában?

Utolsó frissítés: 2019. október

Alkalmazhatóság: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows és macOS.

Íme egy kérdés, amit Dorothytól kaptunk:

Helló! Utazási irodaként dolgozom, és az elérhetőségem rendkívül fontos ügyfeleim számára. Időnként szabadságok miatt távol vagyok az irodától, és szeretném biztosítani, hogy ügyfeleim tisztában legyenek ezzel, és a cuccok ne essenek át a nyíláson. Korábban egy cégnél dolgoztam, és emlékszem, hogy volt egy trükk arra, hogy ott beállítsanak egy házon kívüli automatikus válaszadót. Most otthonról dolgozom, és az Outlook.com-ot és a Gmailt használom a Microsoft Outlook 2019-ben. Van mód arra, hogy beállítsam az irodán kívüli szabályt, hogy értesítsek másokat, hogy távol vagyok?

Köszönjük jó kérdését, és sok sikert kívánunk új vállalkozásához.

A Szabályok segítségével egyszerűen meghatározhatja az automatikus válaszszövegeket, amikor nincs irodában. Ebben az oktatóanyagban elmagyarázzuk, hogyan kell ezt megtenni Windows, majd macOS rendszerben. Az olvasók ezt a gyakorlatban is alkalmazhatják annak érdekében, hogy az Outlook automatikusan válaszoljon arra az esetre, ha szabadságra vagy bármilyen más szabadság miatt távol vannak.

A teljesség kedvéért hozzáadtunk egy rövid részt arról, hogyan használhatja az Outlook on Exchange-et OOTO-válaszok küldésére.

Automatikus válaszok beállítása Windows rendszeren

Szabályok használata

Ha Gmailt vagy Hotmail/Outlook.com-ot használ az Outlookban, akkor az automatikus válaszadó beállításához a szabályokat kell használnia.

Kérjük, járjon el az alábbiak szerint:

• Nyissa meg az Outlookot.
• Először is határozzon meg egy Outlook üzenetsablont, amelyet távolléte esetén elküld a rendszer. Ez a bejegyzés minden olyan információt tartalmaz, amelyre szüksége van a sablon beállításához.
• Ezután az E-mail lapon kattintson a Szabályok gombra.
• Válassza a Szabályok és figyelmeztetések kezelése lehetőséget.
• Megnyílik a Szabályvarázsló.
• Nyomja meg az Új szabály… gombot
• Ezután válassza a Szabályok alkalmazása a kapott e-mailekre lehetőséget .

• Nyomja meg a Tovább gombot.
• Adja meg, hogy szeretné-e ezt az irodán kívüli szabályt bizonyos e-mailekre alkalmazni.
• Nyomja meg a Tovább gombot, ha azt szeretné, hogy a szabály minden bejövő üzenetre vonatkozzon.
• Most ellenőrizze a Válasz egy adott sablonszabály használatával lehetőséget.
• Az alsó panelen nyomja meg az adott sablon hivatkozását.

• Keresse meg számítógépén az oktatóanyag első lépésében megadott e-mail sablont.
• Megjegyzés: A sablonok gyakran fájlként kerülnek mentésre.

• Miután megtalálta a sablont, jelölje ki, és nyomja meg a Megnyitás gombot.
• Nyomja meg a Tovább gombot.
• Szükség szerint határozzon meg kivételeket a szabály alól.
• Nyomja meg a Tovább gombot.
• Adjon meg a szabálynak értelmes nevet, az alábbiak szerint

• Ha kész, nyomja meg a Befejezés gombot.

Szabályok deaktiválása

Megjegyzés: Ne feledje, hogy a szabadságáról vagy szabadságáról való visszatérésekor deaktiválnia kell a szabályokat; ellenkező esetben az automatikus e-maileket továbbra is küldjük.

Ha le szeretné tiltani a válaszokat, tegye a következőket:

• Nyissa meg az Outlookot
• Kattintson a Szabályok gombra
• Kattintson a Szabályok és figyelmeztetések kezelése lehetőségre
• Törölje a deaktiválni kívánt szabályok bejelölését.

• Ha kész, nyomja meg az Alkalmaz gombot.

Az Exchange használata

Ha cége Exchange Servert használ, akkor a konfigurációs folyamat nagyon egyszerű:

• Nyissa meg az Outlookot.
• Nyomja meg a Fájl gombot.
• Most nyomja meg az Automatikus válaszok gombot (vegye figyelembe, hogy ezek beállításához csatlakoznia kell az Exchange szolgáltatáshoz).
• Most határozza meg az automatikus választ a szervezeten kívüli feladók számára.
• Ha kész, nyomja meg az OK gombot.

Az irodán kívül válaszol MAC-on

Ha macOS-t használ, akkor a folyamat meglehetősen egyszerű, íme a lépések:

1. Nyissa meg az Outlook for macOS-t
2. A felső sávon lépjen az Eszközök elemre, és válassza a Szabályok lehetőséget.
3. Megnyílik a Szabályok párbeszédpanel.
4. Ha Gmailt vagy Outlook.com/Hotmailt használ, jelölje ki az IMAP elemet a bal oldalon.
5. Nyomja meg a + jelet a párbeszédpanel alján.
6. Határozza meg a szabály nevét:

1. A Tegye a következőket részben válassza a Válasz lehetőséget, majd nyomja meg a Válasz szöveg… gombot.
2. Most folytassa, és határozza meg az irodán kívüli válaszszöveget az alábbiak szerint

1. Ha kész, nyomja meg az OK gombot .
2. Jelölje be a „ Ne alkalmazza ” és az „ Engedélyezve ” négyzeteket, és nyomja meg az OK gombot . Miután visszatért a nyaralásból, ne felejtse el törölni az Engedélyezve gomb jelölését a szabály kikapcsolásához.
3. A szabályok párbeszédpanele a következőképpen fog kinézni. Az Outlook minden bejövő e-mailre automatikusan válaszol.

További olvasói kérdések

Több automatikus válasz egy postafiókhoz

Megkérdeztük, hogy beállíthat-e különböző automatikus válaszadókat attól függően, hogy ki küldte az üzenetet. Ez lehetséges, mivel az Outlook Rules Wizrd lehetővé teszi az e-mail üzenetek beállítását több paraméter alapján:

• az emberek által,
• akár a TO-ban vagy a CC-ben van,
• hogy te vagy-e az egyedüli címzett
• Az adott szavak megjelennek-e a tárgyban vagy a törzsben
• E-mail fontosság szerint

Több válasz használatához csak különböző szabályokat kell létrehoznia, majd mindegyikhez más Outlook válaszsablont kell hozzárendelnie.

Honnan tudhatom, hogy elküldték-e az automatikus válaszaimat?

Jó kérdés, válaszai bejegyzésként jelennek meg az Outlook elküldött elemek mappájában

Működik, ha a számítógépem ki van kapcsolva?

Ez egy nagyon fontos kérdés – a válasz az, hogy az Outlookban meghatározott szabályok csak kliensekre vonatkoznak, vagyis csak akkor fognak futni, amikor az Outlook fut. Ez nem így van, ha automatikus válaszokat használ az Outlook on Exchange alkalmazásban.

Beállíthatok helyette egy automatikus továbbítást?

Ha PTO-n / nyaraláson/szüneti napon vagy utazás közben van, dönthet úgy, hogy automatikusan továbbítja e-mailjeit másoknak, hogy ők tudjanak válaszolni. A Szabályvarázsló segítségével meghatározhat egy konkrét szabályt ennek kezelésére.

Hozzáadhatok képet az automatikus válaszüzenethez?

Windows rendszeren formázott szöveges információkat adhat a válaszokhoz, legyen szó hivatkozásokról, képekről vagy akár animált gifekről. Az aláírását az összes kimenő e-mailhez is hozzáadhatja.

Bármilyen további kérdés esetén forduljon hozzánk bizalommal. Remélem ez segít!