Állítsa le és távolítsa el az ismétlődő e-mail üzeneteket az Outlook 2016 és 2019 programban

Érvényes: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 és macOS (kis módosításokkal).

Előfordult már, hogy kapott egy csomó redundáns duplikált e-mail elemet, kapcsolattartókat és naptárbejegyzéseket az Outlookban, és szerette volna gyorsan megtisztítani ezeket a bosszantó ismétlődéseket, hogy a valódi dolgokra összpontosíthasson?

Ha igen, folytassa az olvasást, mert ma megmutatjuk, hogyan állíthatja le az ilyen üzenetek fogadását, és hogyan távolíthatja el a többszörös e-maileket a postafiókjából anélkül, hogy költséges eltávolító eszközt vásárolna.

Először elmagyarázzuk a leggyakoribb e-mail-másolatok leggyakoribb okait. Ezután kínálunk néhány egyszerű megoldást, amelyeket könnyedén megvalósíthat a redundáns beszélgetések, névjegyek és értekezletek egyszerű eltávolításához az e-mail postafiókjából.

A többszörös e-mailek okai a postafiókjában

A múltban tapasztaltak alapján az Outlook rendszerint hat fő okból duplikál az eredetet :

1. A szabályok nincsenek megfelelően konfigurálva : Előfordulhat, hogy két vagy több szabály aktiválódik e-mailek fogadásakor, ami ugyanazon üzenetek többszöri előfordulását eredményezi.
2. Helytelen fiókbeállítás : Több esetben azt tapasztaltam, hogy a felhasználók tévedésből ugyanannak az e-mail fióknak több előfordulását határozták meg, és ennek eredményeképpen minden egyes bejövő e-mail, névjegy és naptárbejegyzés többszörös előfordulását eredményezi.
3. A küldési/fogadási intervallum túl rövid . Ha a beérkező levelek frissítésének gyakorisága túl rövid; Előfordulhat, hogy az Outlook betölti az üzenetet a beérkező levelek mappájába, DE előfordulhat, hogy nem tudja szinkronizáltként/betöltöttként megjelölni az üzeneteket. Ez ugyanazon üzenetek többszörös előfordulását eredményezi.
4. Szinkronizálási problémák : Azt is megfigyeltük, hogy a harmadik féltől származó szinkronizálási problémákból származó névjegyek és üzenetek duplikálódnak.
5. Felhasználói hibák értekezletek és találkozók kézi másolása és beillesztése során az Outlook-naptárba.
6. Több Outlook személyes mappa (más néven PST-fájl) helytelen egyesítése egy mappába.

A duplikált Outlook-elemek hatása

1. Károsítják a termelékenységet.
2. Összezavarnak és hibákat okoznak. Képzelje el, hogy többször válaszol ugyanarra a megjegyzésre :-(…
3. Befolyásolhatják az Outlook-kliens betöltési teljesítményét. Minél több üzenetet kell tárolnia a számítógépén vagy a kiszolgálón, az Outlooknak az indításkor be kell töltenie, annál lassabb lesz a teljesítménye.
4. Dupla levelek töltik meg a postaládáját. Az üzleti felhasználóknak törölniük kell az e-maileket, hogy megfeleljenek az informatikai részlegük által biztosított e-mail-tárhely kapacitásának.

Most, hogy megértettük a kiváltó okokat és hatásokat, összpontosítsunk néhány lehetséges megoldásra.

Távolítsa el az ismétlődő e-maileket az Outlookból

Számos e-mail-másolatot eltávolító segédprogram és bővítmény létezik a piacon, de mi úgy gondoljuk, és javasoljuk, hogy használja az Outlook azonnali funkcióját. Olvassa el a teljes eljárást.

• Nyissa meg a Microsoft Outlook programot (ez a folyamat a 2013-as és 2016-os verziókban működik).
• Mindig tanácsos biztonsági másolatot készíteni az e-mailekről a tisztítási eljárás végrehajtása előtt. Lépésről lépésre bemutatjuk az Outlook e-mailek, naptár és névjegyek exportálását és biztonsági mentését .
• Miután végzett, válassza ki azt a mappát, amelyben az ismétlődő e-mailek vannak.
• A Kezdőlap alatt lépjen tovább, és válassza ki a Takarítás legördülő menüt a szalagon.

• Válassza a Beszélgetés törlése lehetőséget a beszélgetésben található ismétlődő e-mailek törléséhez és a Törölt elemek mappába helyezéséhez.
• A Cleanup folder törli és áthelyezi az adott mappában lévő ismétlődő e-maileket a Törölt elemek közé.
• A régebbi és almappák tisztítása lehetővé teszi az almappák tisztítását is.
• Ha végzett, kattintson a jobb gombbal a Törölt elemek mappára, és nyomja meg az Üres mappa gombot , hogy véglegesen törölje a duplikált e-mail példányait.

Megjegyzés: Ha Ön Microsoft Office for MAC felhasználó, a Tisztítás opciót a Kezdőlap menüszalagon találja.

Az e-mailek többszörözési problémáinak megelőzése

1. Ha releváns, ellenőrizze az Outlook-szabályokat , hogy megbizonyosodjon arról, hogy több szabály nem aktiválódik párhuzamosan minden bejövő üzenetnél.
2. Ha külső webes e-mail szolgáltatókat használ, ellenőrizze, hogy  Gmail-, Yahoo- és Outlook.com -fiókja megfelelően van-e megadva az Outlookban.
3. Most növelje a beérkező levelek frissítésének gyakoriságát. Íme a folyamat lépésről lépésre:
   • Az Outlook programban kattintson a Küldés / Fogadás gombra
   • Nyomja meg a Csoportok küldése / fogadása gombot
   • Most menjen előre, és válassza a Küldési/fogadási csoportok meghatározása lehetőséget
   • Most állítsa be az időintervallumot 15 és 30 perc közötti értékre (lásd az alábbi képernyőképet)
   • Kattintson az OK gombra.

A duplikált névjegyek törlése

Ha duplikált kapcsolattartókat talált az Emberek lapon, akkor ezt az oktatóanyagot nagyon hasznosnak találja a redundáns névjegyek eltávolításához. Kövesse a vázolt lépéseket az Outlook névjegylistájának ismétlődő bejegyzéseinek egyesítéséhez.

Remélem ez segít!