Hányszor fordult elő ez? Találkozókérést kap, de az idő nem működik az Ön számára. Felhívod telefonon az értekezlet szervezőjét, hogy megbeszéljék az új találkozó időpontját, de a következő fél órát azzal töltöd, hogy a legutóbbi Fidzsi-szigeteki nyaralásáról hall. (Ó, persze, jó hallani, hogy jól érezte magát, de tényleg hallani akarsz minden egyes részletet?)
Nos, elkerülheti ezt az időpazarló buktatót az Outlook 2002 új Javaslat új időpontot funkciójával, amely drasztikusan lecsökkentheti az értekezlet átütemezéséhez szükséges időt. Csak kövesse az alábbi lépéseket:
1. Kattintson duplán az imént kapott értekezlet-összehívási üzenetre. Az üzenet a saját ablakában nyílik meg.
Az üzeneteket az előnézeti ablaktáblában is megtekintheti anélkül, hogy dupla kattintással megnyitná őket. Az Outlook 2002 hozzáadta az Elfogadás, Elutasítás vagy Új időpont javaslattételének lehetőségét közvetlenül az Előnézet ablakban. Az előnézeti ablaktábla aktiválásához válassza a Nézet, Előnézet ablaktáblát; majd egyszerűen kattintson egyszer az üzenetre az előnézet megtekintéséhez.
2. Kattintson az Új időpont javaslata gombra. Megjelenik az Új időpont javaslata párbeszédpanel, amely az eredeti értekezlet összes résztvevőjének ütemezését mutatja.
3. Az ütemezési területen jelölje ki az értekezlet új időpontját.
Az értekezlet kezdési ideje és az értekezlet befejezési ideje mezőket is használhatja, hogy közvetlenül a kívánt időpontra ugorjon. Vagy talán még kényelmesebb, ha az AutoPick előre gombbal gyorsan a következő szabad időpontra ugorhat az összes résztvevő számára.
4. Kattintson az Időjavaslat elemre.
Megjelenik egy új e-mail üzenet a javasolt új találkozó időpontjával. Módosíthatja a témát, és megjegyzést fűzhet hozzá, hogy miért javasol új időpontot.
5. Kattintson a Küldés gombra.
Az e-mail címzettjének lehetősége lesz elfogadni vagy elutasítani a javasolt új időpontot, és frissített értekezlet-összehívást küldhet.