Új név hozzáadása az Outlook Névjegyek mappájához

Az Outlook Névjegyek mappája csak annyira jó és olyan alapos, mint a névjegyekkel kapcsolatos információk, amelyeket elhelyez. Ha valakit a Névjegyek listájára szeretne helyezni, nyissa meg a Névjegyek mappát, és kezdje el a következő műveletek egyikével:

• Kattintson az Új gombra.

• Nyomja meg a Ctrl+N (a Névjegyek mappa ablakában) vagy a Ctrl+Shift+C billentyűkombinációt.

• Válassza a Fájl -> Új -> Névjegy menüpontot.

Látod a Kapcsolat űrlapot. Ezen az űrlapon szinte mindent megtalálhat, amit egy személyről tudnia kell (kivéve szerelmi életét és titkos bűneit). Adja meg az összes rögzíteni kívánt információt, tartsa szem előtt az alábbi közlekedési szabályokat menet közben:

• Teljes nevek, címek és így tovább: Habár kísértést érezhet, hogy egyszerűen csak címeket, telefonszámokat, neveket stb. írjon be a szövegmezőkbe, ne tegye ezt! Kattintson a Teljes név gombra az Általános lapon, például egy név megadásához. Kattintson a Vállalkozás vagy Otthon gombra, hogy adjon meg egy címet a Cím ellenőrzése párbeszédpanelen. Ha rákattint a gombokra és beírja az adatokat a párbeszédpanelekbe, engedélyezi az Outlook számára, hogy elkülönítse a nevek, címek és telefonszámok összetevőit. Mint ilyen, az Outlook neveket és címeket használhat tömeges és tömeges e-mailek forrásaként.

• Ha egy cégre, nem pedig egy személyre vonatkozó adatokat ír be, hagyja üresen a Teljes név mezőt, és írja be a cég nevét a Cég mezőbe.

• Számodra fontos információk: Ha úgy tűnik, hogy az űrlapon nincs hely egy bizonyos típusú információ megadására, próbáljon meg egy háromszög gombra kattintani, és válasszon egy új információs kategóriát a felugró menüből. Kattintson a Vállalkozás gomb melletti háromszög gombra, és válassza az Otthon lehetőséget, például, ha az üzleti cím helyett otthoni címet szeretne megadni.

• Fájl másként: Nyissa meg a Fájl másként legördülő menüt, és válasszon egy lehetőséget a kapcsolatfelvételhez a Névjegyek mappába. Az Outlook a névjegyeket ábécé sorrendben rögzítheti vezetéknév, keresztnév, cégnév vagy a három kombinációja szerint. Válassza ki azt a beállítást, amely a legjobban leírja, hogy várhatóan hogyan találja meg a névjegyet a Névjegyek mappában.

• Levelezési címek: Ha egy kapcsolathoz több címet tart meg, jelenítse meg azt a címet, amelyre levelet szeretne küldeni, és jelölje be az Ez a levelezési cím jelölőnégyzetet. Így a tömeges levélküldés során a megfelelő címekre küldik a leveleket.

• E-mail címek: Minden kapcsolathoz három e-mail címet adhat meg. (Kattintson a háromszög gombra, és válassza az E-mail 2 vagy Email 3 lehetőséget a második vagy harmadik cím megadásához.)

• A Megjelenítés másként szövegmezőben az Outlook megmutatja, hogyan fog kinézni a Címzett: sora, amikor e-mailt küld egy partnernek. Alapértelmezés szerint a Címzett: sorban a kapcsolattartó neve, majd zárójelben az e-mail címe látható. A Megjelenítés másként szövegmezőbe azonban bármit beírhat, és ha valami más beírása segíthet megkülönböztetni az e-mail címeket, írjon be mást. Például írja be a Lydia – Személyes szót , hogy megtudja, mikor küld e-mailt Lydia személyes címére, nem pedig az üzleti címére.

• Fényképek: Ha digitális fényképet szeretne elhelyezni egy kapcsolatfelvételi űrlapon, kattintson a Névjegykép hozzáadása gombra, és a Kapcsolatkép hozzáadása párbeszédpanelen válasszon ki egy képet, majd kattintson az OK gombra.

Ügyeljen arra, hogy írjon néhány szót az Általános lapra, hogy leírja, hogyan és hol találkozott a kapcsolattartóval. Amikor eljön az ideje a névjegyek kiszűrésének a Névjegyek mappa listájából, a leírások elolvasása segíthet eldönteni, hogy ki gyomlálódik és ki nem.

Ha végzett az adatok megadásával, kattintson a Mentés és bezárás gombra. Ha siet a kapcsolatfelvételi adatok megadásával, kattintson a Mentés és új gombra. Erre a gombra kattintva megnyílik egy üres űrlap, ahol információkat rögzíthet egy másik kapcsolatról.