Egy projekt menedzselése nehéz. A hatókör, az erőforrások, az elvárások, az ütemezések és a költségvetések mindig változnak. Bár a Microsoft Project segíthet a projektek szervezésének, tervezésének és nyomon követésének mechanikájában, nem segít megelőzni a projektmenedzsment minden buktatóját. Íme a tíz leggyakoribb buktató és tippek azok elkerülésére.
Ahhoz, hogy egy új projektet a megfelelő módon kezdhess el, kezdje el a nagy kép átgondolásával, és szisztematikusan dolgozzon le a részletekig. Meg kell értenie a projekt célját, célkitűzéseit és stratégiai fontosságát, mielőtt belemerülne a projekt befejezéséhez szükséges részletes feladatokba.
Kezdje a következő kérdések feltevésével: A projektet leszállítás szerint kell megszervezni? Fázis szerint? Földrajz alapján? A technológia típusa szerint? Gondolja végig, milyen következményekkel jár, ha projektje ilyen módon szervezi meg. Ha meghatározza, hogyan szeretné megszervezni a projektet, megkezdheti a munkalebontási struktúrát (WBS). Ha úgy dönt, hogy szakaszonként szervezi, a projekt minden egyes fázisa megjelenik a WBS legfelső szintjén; ha úgy dönt, hogy a leszállítandó anyagok jobb módja a projekt megszervezésének, akkor ezek a legfelső szint. Miután létrehozta a legfelső szintet, elkezdheti a legfelső szintet részletesebb munkacsomagokra, a munkacsomagokból pedig feladatokra bontani.
Nem tervezhetsz projektet bizonyos feltételezések nélkül. Feltételezéseket nem probléma, de feltételezhető, hogy mások is tudják - vagy akár részesedés - a feltételezések nem jelent problémát.
Amikor új projektet indít, hozzon létre egy feltételezési naplót – akár Excel-táblázatban, akár Word-táblázatban. Dokumentálja a feltételezést, adja meg az érvényesítés határidejét, és adjon hozzá egy mezőt a megjegyzésekhez. Nagyon egyszerű, de biztosítja, hogy mindenki ugyanazon feltételezések szerint működjön.
Illessze be a feltevést a feltételezéssel érintett feladatok Megjegyzések részébe.
A projektje fontos Önnek; valójában ez lehet a legfontosabb szempont a munkájában. Lehetséges azonban, hogy ez nem mindenki más számára olyan fontos. Ha olyan szervezetnél dolgozik, ahol sok folyamatban lévő projekt van, valószínűleg nem az Öné lesz az első számú prioritás. Amikor forrásokat vonnak le a projektjéből, hogy segítsen egy másikban, egyszerűen térjen vissza az ütemtervhez, és módosítsa tervét a munka befejezéséhez. Lehet, hogy felül kell vizsgálnia az alapvonalat, vagy akár újat kell létrehoznia.
Amikor a projekt mélyén dolgozik, és megpróbálja egyensúlyba hozni az erőforrások rendelkezésre állását az elvégzendő munkával, a legegyszerűbb stratégia az, ha megkeresi az első fel nem osztott vagy alulkiosztott erőforrást, és hozzárendeli az adott személyt egy feladathoz. A probléma az, hogy a fel nem osztott erőforrás esetleg nem rendelkezik a munka elvégzéséhez szükséges készségekkel. Egy alkalmazott informatikai osztályon betöltött pozíciója például nem garantálja, sőt nem is jelenti azt, hogy képes adatbázist építeni vagy rendszert felépíteni. Azonosítsa a munka elvégzéséhez szükséges készségeket, és azonosítsa a rendelkezésre álló erőforrások készségkészletét. Lehet még azonosítani kell képzettségi szint , mint a belépő szintű, középszintű, és szakértő.
Ha nem számítja ki az egyes feladatok erőfeszítéseit és időtartamát, fennáll annak a veszélye, hogy túl sok munkát rendel egyetlen erőforráshoz. A legtöbb esetben az erőforrásokat nem teljes munkaidőben fordítják a projektekre. Sok erőforrás működik egy mátrix szervezetben; több projekten dolgoznak, vagy projektmunkát végeznek.
Ha nem határozza meg, hogy mennyi időt kell az erőforrásoknak a projektre fordítani, és ennek megfelelően beosztja a munkát, akkor kellemetlen meglepetéssel kell szembenéznie, amikor a projekt lemarad, mert az erőforrások nincsenek 100 százalékosan elkötelezve, vagy mert összességében elosztotta őket.
Projektmenedzserként a csapattagokra támaszkodik, hogy pontos költség- és időtartambecslést készítsenek munkájukról. Hiszen nem lehetsz minden területen a téma szakértője. Mivel azonban továbbra is felelős a kidolgozott ütemtervért és költségvetésért, meg kell értenie, hogyan készültek a becslések, majd ellenőriznie kell a megfelelő becslési módszert.
A Megjegyzések részben dokumentálja a becslések alapját és a becslések kidolgozásához használt feltételezéseket, amelyek segítik a becsléshez kapcsolódó változók nyomon követését.
A projektmenedzser képes-hozzáállással rendelkezik. A problémák megoldásával és az eredmények elérésével foglalkozó üzlet azonban nem jelenti azt, hogy megengedheti magának, hogy vakon optimista legyen a projektekkel kapcsolatban. A határidőben és a költségvetésben való szállítás részben attól függ, hogy mind az ütemtervre, mind a költségvetésre vonatkozóan készenléti tartalékot képeznek. Létrehozhat tartalékot az eredendően kockázatos egyedi feladatokhoz, és beállíthat egy átfogó projekttartalékot. Egyszerűbb projekteknél 10 százalékos tartalék elegendő. A csúcstechnológiához 50 százalékos vagy több tartalékra lehet szükség.
A feladatok elvégzésének 1. számú akadálya kétségtelenül a Találkozó. Emlékezhetsz olyan munkanapokra, amikor egyik megbeszélésről a másikra sürgölődtél, hogy aztán a nap végére értél, és rájöjj, hogy nem sikerült befejezned a saját munkádat. Valószínűleg nem kellett mindegyiken részt vennie – vagy ha legalább hatékonyabban vezették volna őket, feleannyi idő alatt végezhettek volna.
Hagyd abba a találkozó őrületét! Csak szükség esetén ütemezze be az értekezleteket – még a heti állapotú megbeszéléseket is. Kísérletezzen úgy, hogy kéthetente csapattalálkozókat tart, vagy egyéni megbeszéléseket folytat az egyes csapattagokkal.
Ha a napirenden szereplő konkrét téma egy érdekelt fél közreműködését igényli, hívja meg az adott személyt az ülésnek csak arra a részére, hogy utána menjen vissza dolgozni.
Miután tudja, hogyan hozhat létre hatékony ütemtervet a Project segítségével, ne tévessze össze az ütemezést a valósággal. Az ütemterv egyszerűen a valóság modellje , tekintettel az akkor rendelkezésre álló információkra. Az információk, feltételezések, becslések és források mind változnak, a kockázatok és problémák folyamatosan jelen vannak, és természetesen a projekt hatóköre is változik. Ezért, amint kiindul a projekt, valószínűleg elavult.
Természetesen tegyen meg mindent, hogy a modellt a legfrissebb információkkal frissítse, de ne feledje, hogy egy esemény puszta ütemezése nem garantálja annak bekövetkeztét.
Ha nem tudja kitalálni, hogyan tartsa be a határidőt a projektbe bevitt erőforrások és információk alapján, nem valószínű, hogy betartja ezt a határidőt. Valójában a Project segíthet kommunikálni az agresszív szállítási határidőben rejlő problémákat. Megmutathatja az érdekelt feleknek az ütemtervet, és megkérheti őket, hogy segítsenek meghatározni, hogyan lehet felgyorsítani a feladatok elvégzését. Egyes esetekben az érdekelt felek releváns információkkal szolgálhatnak, amelyek segítenek hamarabb befejezni; más esetekben azonban azt akarják, hogy a projekt egy adott időpontig elkészüljön, de nincs ésszerű mód a határidő betartására.
Ha irreális határidővel néz szembe, tartsa be a lehető legjobban. Ha azonban a határidő egyszerűen lehetetlen, ismerje el. A Project segítségével alternatív módszereket kereshet a projektteljesítmények eléréséhez – bár nem használhatja az idő tömörítésére.
Lábjegyzetek és végjegyzetek létrehozása a Word 2013-ban. Részletes útmutató, hogyan készíthet különféle stílusú jegyzeteket bibliográfiai információkhoz vagy magyarázó megjegyzésekhez.
Tudjon meg mindent arról, hogyan lehet az Excelben kiemelni a statisztikailag kiugró értékeket, mégpedig egyszerű eszközökkel és módszerekkel. Kiemelt figyelmet fordítunk a kiugró értékek azonosítására és kezelésére.
Az Excel Mintavételi eszközével véletlenszerűen kiválaszthat elemeket egy adatkészletből vagy választhat minden n-edik elemet. Ismerje meg, hogyan használhatja ezt a hasznos funkciót az adatelemzéshez!
Fedezze fel a Microsoft Word 2019 legjobb trükkjeit, amelyek segítenek a hatékonyabb munkavégzésben. Tudd meg, hogyan használhatod ki a program funkcióit!
A Word 2019-ben a bekezdések igazítása és behúzása kulcsfontosságú a dokumentumok megfelelő megjelenítéséhez. Ismerje meg a formázási lehetőségeket és tippeket a hatékonyabb munkához.
Fedezze fel, hogyan használhatja az Excel 2019 Solver bővítményt a komplex problémák megoldására. A célcella, változócellák és kényszerek beállítása lépésről lépésre.
A Word lehetővé teszi dinamikus elemek hozzáadását a dokumentumhoz. Fedezze fel, hogyan lehet különböző mezőket használni a Word programban a dinamikus tartalom létrehozásához.
A SharePoint 2010 oszlopai az adatok tárolására szolgálnak. Fedezze fel a különböző oszlop típusokat és azok alkalmazását a SharePoint rendszeren belül.
A Word 2013 szövegtörlésének képessége kulcsfontosságú, legyen szó szövegalkotásról vagy törlésről. Ismerje meg a hatékony szövegtörlési módszereket!
A fotóalbum funkció a PowerPoint 2016-ban lehetővé teszi, hogy egyszerre több fényképet illesszen be egy prezentációba, megkönnyítve ezzel a többszörös képek kezelését.
