A számított mező információkat vesz át a Microsoft Access 2007 adatbázis egy másik mezőjéből, és bizonyos számtani műveleteket hajt végre az új információk előállítása érdekében. Valójában egy számított mező több mezőből is átvehet adatokat, és kombinálhatja az információkat egy teljesen új mező létrehozásához, ha ezt szeretné. Végezhet egyszerű aritmetikát, például összeadást és szorzást, vagy használhatja az Access beépített függvényeit, például az összeget és az átlagot (átlag), a bonyolultabb számításokhoz.
Számított mező ( az Access által kifejezésként is ismert) létrehozásának első lépése a számításhoz szükséges mezőket tartalmazó táblázatok felvétele. Az Access nem tudja kihúzni a számokat a számításhoz, ezért meg kell győződnie arról, hogy a számokat tartalmazó mezők jelen vannak a lekérdezésben.
Az Access speciális szintaxist használ a számított mezők felépítéséhez. A következőképpen hozhat létre számított mezőt:
1. Kattintson egy üres oszlopra a lekérdezési rács Mező sorában.
A jó öreg kurzor villogni fog a sorban. Az Access a számítás eredményeit ugyanabba a rácspozícióba helyezi, mint magát a számítást, így ha a számítás a lekérdezési rács harmadik oszlopában található, akkor a számítás eredménye is a harmadik oszlopban lesz.
2. Adja meg a számítás nevét, majd egy kettőspontot (:).
Az Access ezentúl erre a számításra hivatkozik, amit a kettőspont elé ír be. Legyen rövid és édes, mint például az Összeg vagy az Adó, így később könnyebben hivatkozhat rá. Ha nem ad nevet a számításnak, az Access az általános Kifejezést (ezt egy szám követi) adja neveként. Valaminek hívni kell, akkor miért nem Expr1 vagy Expr2, igaz?
3. Adja meg számítását, szükség esetén helyettesítve a tényleges számokat a mezőnevekkel.
Nem kell kizárólag mezőneveket használnia a számításokban. Számokat tartalmazó képleteket is beírhat, például:
Adó: Mennyiség * Egységár * .06
Ha egy mezőnév egynél több szót tartalmaz, tegye szögletes zárójelbe. Az Access minden mást, amit a számításban talál, konstansként kezel (ez a matematikai nyelv, mert ez az, ami, és soha nem változik ). Ha a mező neve nem tartalmaz szóközt, az Access a mező nevének megadása után szögletes zárójeleket tesz. Ezért érdemes mindig egyszavas mezőneveket használni, hogy ne kelljen beírnia ezeket a szögletes zárójeleket.
Képletek létrehozásakor tartsa szem előtt az alábbi általános irányelveket:
- A mezőneveket és az állandókat manuálisan kell beírnia a képletbe. A táblázatlistáról nem lehet csak úgy áthúzni a dolgokat.
- Ne aggódjon, ha a számítás túllép a Mező mező szélén. Az Access továbbra is mindenre emlékszik, még akkor is, ha az nem jelenik meg a képernyőn.
- A lekérdezés oszlopának szélesítéséhez irányítsa az egérmutatót a számítási bejegyzés feletti vékony sáv jobb oldalán lévő vonalra. Ha közvetlenül a vonal fölé viszi, a mutató egy vízszintes nyíllal áthaladó vonallá változik. Amikor ez megtörténik, kattintson rá, és húzza az egeret jobbra. Miközben ezt teszi, az oszlop a mozdulatainak megfelelően bővül. A szélesség megfelelő méretre illesztéséhez helyezze az egeret az oszlop méretére a fent leírtak szerint, majd kattintson duplán!
- Ha ez egy nagyon-nagyon-nagyon hosszú számítás, nyomja meg a Shift+F2 billentyűket, miközben a kurzor valahol a számításon van.
- Ezzel megnyílik a Nagyítás párbeszédpanel, így mindent könnyen megtekinthet és szerkeszthet egy felugró ablakban.
Amikor egy számítást tartalmazó lekérdezést futtat, az Access
- Adatlapot készít a megadott mezőkről
- Minden számított mezőhöz új oszlopot ad hozzá