Az üzembe helyezési költségek idő- és erőforrás-költségeinek kiszámíthatósága mellett az Office 365 Exchange Online lehetővé teszi a szoftvert használó felhasználók licencszámának egyszerű beállítását. Előfordulhat, hogy egy munkaerő-felvételi vezető 45 ember felvételét tervezi, de az év folyamán rájön, hogy további 30 embert kell felvennie, mivel a vállalat a vártnál gyorsabban növekszik.
Az egyszerű adminisztrációs felületen keresztül könnyen hozzárendelhet új felhasználókat az Office 365-höz.
A SAAS-szoftver másik előnye, hogy a pénzügyi igazgató-típusú vezetők pontosan megtudhatják, milyen költségekkel járnak most és a jövőben. A műszaki igazgatónak nem kell magyaráznia, hogy a projekt miért haladta meg nyolcszoros költségvetését, vagy miért volt szükség további négy emberre az IT-csapatnak az új szoftver támogatásához. Az erőforrások, az emberek és az idő ára nagyon átlátható és nyilvánvaló a kezdetektől fogva.
Vagyis a költségek nagyon kiszámíthatóak, amit szívesen látnak a könyvelők és a vezetők.
Bár nyilvánvalónak tűnhet, hogy a szoftvernek folyamatosan elérhetőnek kell lennie, meglepődhet, hogy mennyi vállalati rendszer csak bizonyos munkaidőben érhető el. Az Exchange Online egész nap, minden nap, megszakítás nélkül elérhető. Valójában a Microsoft 99,9 százalékos üzemidőt garantál.