Minden Excelben összeállított adatlistának van valamilyen preferált sorrendje a rekordok karbantartásához és megtekintéséhez. Attól függően, hogy hogyan rendezi az Excelt a lista megtekintéséhez, érdemes lehet a rekordokat vezetéknév szerint ábécé sorrendben látni. Ügyféladattábla esetén érdemes lehet a rekordokat cégnév szerint ábécé sorrendbe rendezve látni. Munkavállalói adatlista esetén az előnyben részesített sorrend számsorrendben van az egyes alkalmazottakhoz rendelt azonosító szám szerint a felvételkor.
Amikor először rekordokat ad meg egy új adatlistához az Excelben, kétségtelenül vagy a kívánt sorrendben adja meg azokat, vagy abban a sorrendben, amelyben a rekordokat lekéri. Bárhogyan is kezdi, ahogy hamarosan rá fog jönni, nincs lehetősége további rekordok hozzáadására ebben a preferált sorrendben. Amikor új rekordot ad hozzá, az Excel egy új sor hozzáadásával rendezi és rögzíti a rekordot az adatbázis aljára.
Tegyük fel, hogy eredetileg az összes rekordot beírta egy ügyféladatlistába cégenkénti ábécé sorrendben (az Acme Pet Supplies-tól a Zastrow and Sons-ig), majd hozzáadja egy új ügyfél rekordját: Pammy's Pasta Palace . Az Excel az új rekordot a hordó aljára helyezi – közvetlenül a Zastrow and Sons utáni utolsó sorba – ahelyett, hogy a megfelelő pozícióba helyezné, ami valahol az Acme Pet Supplies után van, de határozottan jóval megelőzi Zastrow-t és csodálatos fiúit!
Nem ez az egyetlen probléma, amely az eredeti rekordrendeléssel fordulhat elő. Még ha az adatlistában lévő rekordok is stabilak maradnak, a preferált sorrend csupán az Excelben legtöbbször használt sorrendet képviseli . Mi van azokkal az időkkel, amikor más, különleges sorrendben kell látni a lemezeket?
Például, ha általában ügyszám szerinti numerikus sorrendben dolgozik az ügyféladatok listájával, előfordulhat, hogy ehelyett a rekordokat az ügyfél vezetékneve szerinti ábécé sorrendben kell látnia, hogy gyorsan megtalálja az ügyfelet, és megkeresse az esedékes egyenlegét egy kinyomtatni. Ha rekordokat használ postai címkék létrehozására tömeges küldeményekhez, akkor a rekordokat irányítószám szerinti sorrendben szeretné elérni. Amikor jelentést hoz létre fiókképviselői számára, amely megmutatja, hogy mely ügyfelek kinek a területén tartózkodnak, a rekordokra államonként, sőt városonként is ábécé sorrendben van szüksége.
Ahhoz, hogy az Excel megfelelő módon rendezze a rekordokat egy adatlistában, meg kell adni, hogy melyik mező értéke határozza meg a rekordok új sorrendjét. (Az ilyen mezőket az adatbázis-rajongók szóhasználatában rendezési kulcsnak nevezik .) Továbbá meg kell adni, hogy milyen típusú megbízást kíván létrehozni az ezekben a mezőkben található információk segítségével. Válasszon két lehetséges sorrend közül az Excel rendezéséhez:
Ha az adatlistát csak egy adott mezőben kell rendeznie (például a Nyilvántartási szám, Vezetéknév vagy Cég mező), egyszerűen kattintson a mező Automatikus szűrő gombjára, majd kattintson a megfelelő rendezési lehetőségre a legördülő listában:
Az Excel ezután átrendezi az összes rekordot az adatlistában a kiválasztott mezőben lévő új növekvő vagy csökkenő sorrendnek megfelelően. Ha úgy találja, hogy tévedésből rendezte a listát, egyszerűen kattintson a Visszavonás gombra a Gyorselérési eszköztáron, vagy nyomja le azonnal a Ctrl+Z billentyűkombinációt a lista sorrendjének visszaállításához, mielőtt kiválasztotta volna valamelyik rendezési lehetőséget.
Az Excel megmutatja, ha egy mezőt használtak az adatlista rendezésére, felfelé vagy lefelé mutató nyíl hozzáadásával az Automatikus szűrő gombhoz. A felfelé mutató nyíl azt jelzi, hogy a növekvő rendezési sorrendet használták, a lefelé mutató nyíl pedig azt, hogy a csökkenő rendezési sorrendet használták.
Egynél több mezőt kell használnia a rendezés során, ha az első használt mező ismétlődő értékeket tartalmaz, és bele akar szólni abba, hogy a másolatokat tartalmazó rekordok hogyan legyenek elrendezve. (Ha nem ad meg másik mezőt a rendezéshez, az Excel csak abban a sorrendben helyezi el a rekordokat, ahogyan azokat beírta.)
A legjobb és legáltalánosabb példa arra, amikor több mezőre van szükség, egy nagy adatbázis vezetéknév szerinti ábécé szerinti rendezése. Tegyük fel, hogy van egy adatbázisa, amely több Smith, Jones vagy Zastrow vezetéknévvel rendelkező személyt tartalmaz (ahogyan a Zastrow and Sonsnál dolgozik). Ha a Vezetéknév mezőt adja meg az egyetlen rendezési mezőként (az alapértelmezett növekvő sorrendben), akkor az összes ismétlődő Kovács, Jones és Zastrow abban a sorrendben kerül elhelyezésre, amelyben a rekordokat eredetileg beírták. Az ismétlődések jobb rendezése érdekében megadhatja a Keresztnév mezőt a második rendezési mezőként (ismét az alapértelmezett növekvő sorrendben), így a második mező a döntetlen, így Ian Smith rekordja megelőzi Sandra Smith rekordját, és Vladimir Zastrow rekordja Mikhail Zastrow rekordja után jön.
Ha egy adatlistában több mezőben szeretné rendezni az Excel rekordokat, kövesse az alábbi lépéseket:
Helyezze a cellakurzort az adatlista táblázat egyik cellájába.
Ha a szalag Kezdőlap lapja van kiválasztva, kattintson az Egyéni rendezés lehetőségre a Rendezés és szűrés gomb legördülő listájában (Alt+HSU). Ha az Adatok fül van kiválasztva, kattintson a Rendezés parancs gombra.
Az Excel kijelöli az adatbázis összes rekordját (a mezőnevek első sora nélkül), és megnyitja a Rendezés párbeszédpanelt.
Állítsa be a rekordok ábécé szerinti rendezését vezetéknév, majd keresztnév szerint.
A Rendezés alapja legördülő listában kattintson annak a mezőnek a nevére, amely alapján először rendezni szeretné a rekordokat.
Ha azt szeretné, hogy a rekordok csökkenő sorrendben legyenek elrendezve, ne felejtse el kiválasztani a csökkenő rendezési lehetőséget (Z-től A-ig, Legnagyobbtól legkisebbig vagy Legújabbtól legrégebbig) a Sorrend legördülő listában a jobb oldalon.
(Opcionális) Ha az első mező ismétlődőket tartalmaz, és meg szeretné adni, hogy a mező rekordjai hogyan legyenek rendezve, kattintson a Szint hozzáadása gombra egy másik rendezési szint beszúrásához. Válasszon ki egy második mezőt a rendezéshez az Akkor legördülő listában, és válassza ki a növekvő vagy a csökkenő opciót a jobb oldali Rendezés legördülő listában.
(Opcionális) Ha szükséges, ismételje meg a 4. lépést, és adjon hozzá annyi további rendezési szintet, amennyi szükséges.
Kattintson az OK gombra, vagy nyomja meg az Enter billentyűt.
Az Excel bezárja a Rendezés párbeszédpanelt, és az adatlistában lévő rekordokat a rendezési mezők segítségével a párbeszédpanel szintjei szerint rendezi. Ha azt látja, hogy rossz mezőkbe vagy rossz sorrendben rendezte az adatbázist, kattintson a Visszavonás gombra a Gyorselérési eszköztáron, vagy nyomja le a Ctrl+Z billentyűkombinációt ( nézzen meg más Excel-parancsikonokat ) az adatbázisrekordok korábbi sorrendjének visszaállításához.
Nézze meg, hogyan van beállítva a keresés a fenti Rendezés párbeszédpanelen. Az Alkalmazotti adatlistában a Vezetéknév mező volt az első rendezési mező (Rendezés) és a Keresztnév mező a második mező (Akkor) – a második mező az első mezőben ismétlődő bejegyzéseket tartalmazó rekordokat rendezi. A Munkavállalói adatlista rekordjai szintén ábécé (A-tól Z-ig) sorrendbe kerültek vezetéknév, majd keresztnév szerint. Tekintse meg az alkalmazotti adatlistát közvetlenül a rendezés után. Figyeld meg, hogy az Edwardok – Cindy és Jack – most a megfelelő keresztnév/vezetéknév ábécé sorrendben vannak elrendezve.
Az alkalmazotti adatlista vezetéknév, majd keresztnév szerint ABC sorrendben rendezve.
A Rendezés parancs nem csak az adatlistában lévő Excel rekordok rendezésére szolgál. Használhatja a pénzügyi adatok vagy szövegcímsorok rendezésére az elkészített táblázattáblázatokban is. Normál Excel munkalaptáblázatok rendezésekor ügyeljen arra, hogy az összes rendezendő adatot tartalmazó cellát kijelölje (és csak azokat, amelyekben a rendezendő adatok vannak), mielőtt megnyitja a Rendezés párbeszédpanelt a Rendezés és szűrés gomb legördülő részének Egyéni rendezés lehetőségre kattintva. -down listát a Szalag Kezdőlap lapján vagy a Rendezés gombot az Adatok lapon.
Az Excel automatikusan kizárja a cellakijelölés első sorát a rendezésből (feltételezve, hogy ez a sor egy olyan fejlécsor, amely nem szerepeltethető mezőneveket tartalmaz). Ha a cellakijelölés első sorát szeretné bevonni a rendezésbe, törölje a jelet a Saját adatok fejlécei jelölőnégyzetből, mielőtt az OK gombra kattintana a rendezés megkezdéséhez.
Ha az Excel munkalap adatait oszlopok szerint szeretné rendezni, kattintson a Beállítások gombra a Rendezés párbeszédpanelen. Kattintson a Rendezés balról jobbra gombra a Rendezési beállítások párbeszédpanelen, majd kattintson az OK gombra. Most a Rendezés párbeszédpanelen megadhatja a sor (vagy sorok) számát az adatok rendezéséhez.
Lábjegyzetek és végjegyzetek létrehozása a Word 2013-ban. Részletes útmutató, hogyan készíthet különféle stílusú jegyzeteket bibliográfiai információkhoz vagy magyarázó megjegyzésekhez.
Tudjon meg mindent arról, hogyan lehet az Excelben kiemelni a statisztikailag kiugró értékeket, mégpedig egyszerű eszközökkel és módszerekkel. Kiemelt figyelmet fordítunk a kiugró értékek azonosítására és kezelésére.
Az Excel Mintavételi eszközével véletlenszerűen kiválaszthat elemeket egy adatkészletből vagy választhat minden n-edik elemet. Ismerje meg, hogyan használhatja ezt a hasznos funkciót az adatelemzéshez!
Fedezze fel a Microsoft Word 2019 legjobb trükkjeit, amelyek segítenek a hatékonyabb munkavégzésben. Tudd meg, hogyan használhatod ki a program funkcióit!
A Word 2019-ben a bekezdések igazítása és behúzása kulcsfontosságú a dokumentumok megfelelő megjelenítéséhez. Ismerje meg a formázási lehetőségeket és tippeket a hatékonyabb munkához.
Fedezze fel, hogyan használhatja az Excel 2019 Solver bővítményt a komplex problémák megoldására. A célcella, változócellák és kényszerek beállítása lépésről lépésre.
A Word lehetővé teszi dinamikus elemek hozzáadását a dokumentumhoz. Fedezze fel, hogyan lehet különböző mezőket használni a Word programban a dinamikus tartalom létrehozásához.
A SharePoint 2010 oszlopai az adatok tárolására szolgálnak. Fedezze fel a különböző oszlop típusokat és azok alkalmazását a SharePoint rendszeren belül.
A Word 2013 szövegtörlésének képessége kulcsfontosságú, legyen szó szövegalkotásról vagy törlésről. Ismerje meg a hatékony szövegtörlési módszereket!
A fotóalbum funkció a PowerPoint 2016-ban lehetővé teszi, hogy egyszerre több fényképet illesszen be egy prezentációba, megkönnyítve ezzel a többszörös képek kezelését.
