Nem tart sokáig, ha több e-mailt halmoz fel, mint amennyivel foglalkozni tud. Vannak, akik olvasás közben egyszerűen törlik az üzeneteket. Mások referenciaként ragaszkodnak a régi üzenetekhez.
A probléma az, hogy az Outlook lelassul, ha sok e-mailt tárol. Emellett az üzenetek hatalmas gyűjteményének kezelése nehézkes. Ezenkívül, ha vállalati levelezőrendszert használ, előfordulhat, hogy a rendszergazdák nem engedik meg, hogy egy bizonyos mennyiségű e-mailnél többet tároljon, mert az eltömíti a rendszert.
Az archiválás egy közvetlenül az Outlookba beépített funkció, amely segít az üzenetek és egyéb Outlook-elemek tárolásában, amelyeket jelenleg nem kell megnéznie, de a jövőben érdemes lehet rá hivatkozni. Ha az Outlookot Exchange-hálózaton használja munkahelyén, az archiválás megkönnyíti a rendszergazdákkal való boldogulást, mivel csökkenti az e-mail rendszerben tárolt üzenetek számát.
Még ha most nem is szeretné használni az archiválási funkciót, érdemes megértenie, hogyan működik. Az Outlook néha automatikusan archiválja az elemeket – ami úgy tűnhet, mintha az Outlook-elemek eltűnnének.
Ha az Automatikus archiválás funkció ijesztőnek és bonyolultnak tűnik Önnek, próbáljon meg ne aggódni. Lehet, hogy a Microsoft nem tette könnyen megfejthetővé az Archiválás funkciót. Ha azonban rájön a dologra, az automatikus archiválás értékessé válhat az Ön számára.
Bár az emberek leggyakrabban az e-mail üzeneteket archiválják, az Outlook összes eleme elküldhető az archívumba – találkozók, feladatok, minden. Az emberek általában nem archiválják a névjegyeket és a jegyzeteket, de akár archiválhatja is őket, ha akarja.
Semmit sem kell tennie ahhoz, hogy az Outlook archiválja az elemeket; a program úgy van beállítva, hogy automatikusan archiválja az elemeket. Ha látni szeretné, hogy az Outlook hogyan van beállítva a régi elemek archiválására, vagy módosítani szeretné az Outlook munkavégzésének módját, kövesse az alábbi lépéseket:
1. Válassza az Eszközök –> Beállítások menüpontot.
Megjelenik a Beállítások párbeszédpanel.
2. Kattintson az Egyéb fülre.
Megjelenik az Egyéb beállítások oldal.
3. Kattintson az Automatikus archiválás gombra.
Megjelenik az Automatikus archiválás párbeszédpanel.
Ne menjen át az Automatikus archiválás párbeszédpanelen, és ne változtassa meg a dolgokat akarva-akaratlanul – legalábbis addig ne, amíg meg nem nézi, mi van már beállítva. Négy fontos apróság, amelyet az Automatikus archiválás párbeszédpanel általában közöl a következőkkel:
Az Outlook első telepítésekor a program 14 naponta automatikusan archiválja az elemeket, és elküldi a 6 hónapnál régebbi elemeket az Automatikus archiválás párbeszédpanelen felsorolt archív fájlba. A legtöbb ember számára ezek a beállítások megfelelőek. Vannak, akik inkább kikapcsolják az Automatikus archiválás funkciót, és manuálisan futtatják az archiválási folyamatot. Az automatikus archiválási folyamatot kikapcsolhatja az Automatikus archiválás párbeszédpanel tetején található „Automatikus archiválás futtatása 14 naponként” jelölőnégyzetre kattintva.
Bármikor archiválhatja az üzeneteket az Outlook menü Fájl –> Archiválás parancsával, és követve az utasításokat. Az archiválási folyamat kézi futtatásának az az előnye, hogy valamivel jobban irányíthatja a folyamatot; az Outlooknak megadhat egy határidőt az elemek archiválására, mondjuk az év első napját. Azt is megadhatja az Outlooknak, hogy mely mappákat kell archiválni, és hova kell elküldeni az archivált elemeket. Különböző Outlook mappákat is archiválhat különböző archív fájlokhoz. Ennek az ellenőrzésnek az a hátránya, hogy ártatlan hibát követhet el, és olyan helyre küldheti az archivált elemeket, amelyeket nem talál újra könnyen. Lehetőleg ne módosítsa azoknak a fájloknak a nevét vagy helyét, amelyekre az archivált elemeket küldi, mert meglepően könnyen elveszítheti a nyomát, hogy mi hová került,
Az AutoArchive néha varázslatnak tűnik. A régebbi tételeket titokzatosan iktatják anélkül, hogy az Ön részéről bármiféle lépés lenne. Hát nem könnyű? Persze – egészen addig, amíg hirtelen meg kell találnia egyet azon elemek közül, amelyek varázsütésre átkerültek az archívumba. Aztán ki kell találnod, hová tűnt, és hogyan érheted el újra.
Ha újra meg szeretné tekinteni az archivált elemeket, nyissa meg az archív mappát, amelyre az Outlook adatfájlként is hivatkozik .
Az archívum elemeit tartalmazó adatfájl megnyitásához kövesse az alábbi lépéseket:
1. Válassza a Fájl –> Megnyitás –> Outlook adatfájl menüpontot.
Megjelenik az Outlook adatfájl megnyitása párbeszédpanel.
2. Írja be a megnyitni kívánt fájl nevét a Fájlnév mezőbe.
A megadott név megjelenik a Fájlnév mezőben.
3. Kattintson az OK gombra.
A megnyitott adatfájl neve nagy betűkkel jelenik meg a mappasávban. Megjelenik a mappalistája is, két mappakészlettel: Normál és Archívum.
Elég egyszerű, igaz? Igen ám, de van egy virtuális légy a virtuális kenőcsben. Valószínűleg nem tudja a megnyitni kívánt archív fájl nevét, és általában nem jelenik meg az Outlook adatfájl létrehozása vagy megnyitása párbeszédpanel listájában.
A megnyitott archív fájl nevének megtudásához válassza a Fájl -> Archívum menüpontot, és nézze meg az „Archív fájl” feliratú mezőt. Ügyeljen arra, hogy ne változtasson semmit az Archív fájl mezőben található információkon. Ellenkező esetben az Outlook elkezdheti máshová küldeni az archivált elemeket. Az Archív fájl mezőben található információ általában összetett, kettőspontokkal, perjelekkel és mindenféle olyan dologgal, amelyre a normál ember nem emlékszik.
A hosszú név párbeszédpanelen való rögzítésének egyik módja az információ másolása. Így néz ki a gyors előretekeréskor: Kattintson egyszer a névre, nyomja le a Tab billentyűt, nyomja le a Shift+Tab billentyűt, nyomja meg a Ctrl+C billentyűket, majd kattintson a Mégse gombra. A fájlnév másolása után követheti a cikkben korábban leírt lépéseket – illessze be a kívánt nevet a Fájlnév mezőbe a Ctrl+V lenyomásával, és örüljön, hogy nem kell emlékeznie arra a hosszú, őrült fájlnévre. .
Az archívumfájlt addig nyitva tarthatja az Outlook mappalistájában, ameddig csak akarja, de a legtöbben inkább bezárják, miután megtalálták, amire szükségük van. Az Outlook egy kicsit gyorsabban fut, ha bezárja a szükségtelen adatfájlokat.
Adatfájl bezárásához kövesse az alábbi lépéseket:
1. Amikor a Mappalista meg van nyitva, kattintson jobb gombbal az Archívum mappa nevére.
Megjelenik egy helyi menü.
2. Válassza a Mappa bezárása parancsot a helyi menüből.
Az archív mappa eltűnik a mappalistából.
A mappák elnevezése az Outlookban furcsa. Előfordulhat, hogy a „Személyes mappák” többször megjelennek a mappalistában. Ahhoz, hogy az Outlook a lehető leggyorsabban fusson, zárja be a lehető legtöbbet. A fő mappakészlet – a mindennap használt készlet – nem záródik be, így nem kell aggódnia a mindennap használt mappák bezárása miatt.
Lábjegyzetek és végjegyzetek létrehozása a Word 2013-ban. Részletes útmutató, hogyan készíthet különféle stílusú jegyzeteket bibliográfiai információkhoz vagy magyarázó megjegyzésekhez.
Tudjon meg mindent arról, hogyan lehet az Excelben kiemelni a statisztikailag kiugró értékeket, mégpedig egyszerű eszközökkel és módszerekkel. Kiemelt figyelmet fordítunk a kiugró értékek azonosítására és kezelésére.
Az Excel Mintavételi eszközével véletlenszerűen kiválaszthat elemeket egy adatkészletből vagy választhat minden n-edik elemet. Ismerje meg, hogyan használhatja ezt a hasznos funkciót az adatelemzéshez!
Fedezze fel a Microsoft Word 2019 legjobb trükkjeit, amelyek segítenek a hatékonyabb munkavégzésben. Tudd meg, hogyan használhatod ki a program funkcióit!
A Word 2019-ben a bekezdések igazítása és behúzása kulcsfontosságú a dokumentumok megfelelő megjelenítéséhez. Ismerje meg a formázási lehetőségeket és tippeket a hatékonyabb munkához.
Fedezze fel, hogyan használhatja az Excel 2019 Solver bővítményt a komplex problémák megoldására. A célcella, változócellák és kényszerek beállítása lépésről lépésre.
A Word lehetővé teszi dinamikus elemek hozzáadását a dokumentumhoz. Fedezze fel, hogyan lehet különböző mezőket használni a Word programban a dinamikus tartalom létrehozásához.
A SharePoint 2010 oszlopai az adatok tárolására szolgálnak. Fedezze fel a különböző oszlop típusokat és azok alkalmazását a SharePoint rendszeren belül.
A Word 2013 szövegtörlésének képessége kulcsfontosságú, legyen szó szövegalkotásról vagy törlésről. Ismerje meg a hatékony szövegtörlési módszereket!
A fotóalbum funkció a PowerPoint 2016-ban lehetővé teszi, hogy egyszerre több fényképet illesszen be egy prezentációba, megkönnyítve ezzel a többszörös képek kezelését.
