Outlook mappák archiválása

Egyes esetekben az Outlook a hat hónapnál régebbi e-mail üzeneteket, feladatokat és találkozókat az Archívum mappába helyezi – egy speciális mappába azon elemek számára, amelyekről az Outlook úgy gondolja, hogy elavultak vagy nem érdemes megőrizni. Az Outlook automatikusan archiválja ezeket az elemeket az Archívum mappába . Az Outlook archívumában lévő elemek azonban nem vesznek el örökre. Megtekintheti őket, ha megnyitja az Archívum mappát és annak almappáit a Mappalistán. Az Outlook az elemek első archiválásakor automatikusan létrehozza az Archívum mappát és annak almappáit.

Ön döntheti el, hogy az Outlook hogyan és mikor archiválja az elemeket. Az elemek archiválásához létre kell hoznia egy alapértelmezett archiválási szabályokat, amelyek minden mappára vonatkoznak, és ha egy mappa egyedi figyelmet igényel (azaz nem szeretné, hogy az alapértelmezett archiválási szabályok vonatkozzanak rá), akkor speciális szabályokat állíthat fel. mappát. Minden mappának saját archiválási szabálykészlete lehet, vagy vonatkozhatnak rá az alapértelmezett szabályok.

Ha szeretné megmondani az Outlooknak, hogyan archiválja a régi dolgokat, először jelenítse meg az Automatikus archiválás párbeszédpanelt:

• Alapértelmezett archiválási szabályok létrehozása: Válassza az Eszközök –> Beállítások menüpontot, majd a Beállítások párbeszédpanelen válassza az Egyéb lapot. Kattintson az Automatikus archiválás gombra.

• Szabályok létrehozása egy adott mappához: Kattintson a jobb gombbal a mappára, és válassza a Tulajdonságok parancsot, vagy jelenítse meg a mappát, és válassza a Fájl -> Mappa -> Mappanév tulajdonságait. Ezután a Tulajdonságok párbeszédpanelen válassza az Automatikus archiválás lapot. (Mivel nincs dátum társítva a Névjegyek mappában lévő elemekhez, a neveket és címeket nem lehet automatikusan archiválni.)

Az alapértelmezett archiválási szabályok létrehozásához tárgyalja ezeket a lehetőségeket:

• Minden automatikus archiválás futtatása: Adjon meg egy számot, amely megadja az Outlooknak, hogy milyen gyakran archiválja az elemeket.

• Kérdezzen az archiválás futtatása előtt: Ha bejelöli ezt a jelölőnégyzetet, az archiválás megkezdése előtt üzenetmező jelenik meg, és az üzenetmezőben a Nem lehetőséget választva visszautasíthatja az archiválást.

• Lejárt elemek törlése (csak e-mail mappák): Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet az összes e-mail törléséhez az időszak lejártakor.

• Régi elemek archiválása vagy törlése: Szüntesse meg ennek a beállításnak a bejelölését, ha nem szeretne elemeket archiválni.

• Archívummappa megjelenítése a mappalistában: Válassza ezt a lehetőséget, ha meg szeretné tartani az Archív mappát a mappalistában. Ez a mappa archivált elemeket tartalmaz.

• Régebbi elemek törlése: Válasszon egy határidőt, amely után az elemek archiválhatók.

• Régi elemek áthelyezése ide : Kattintson a Tallózás gombra, és válasszon ki egy mappát, ha az archív fájlt egy bizonyos helyen szeretné tárolni.

• Régi elemek végleges törlése: Válassza ezt a lehetőséget, ha törölni szeretné a régi elemeket, nem pedig archiválni.

Válasszon az alábbi lehetőségek közül egy adott mappához tartozó archiválási szabályok létrehozásához:

• Ne archiválja az elemeket ebben a mappában: Válassza ezt a lehetőséget, ha a mappában lévő elemeket nem érdemes archiválni.

• A mappa elemeinek archiválása az alapértelmezett beállításokkal: Válassza ezt a lehetőséget, ha a mappa alapértelmezett archiválási szabályait szeretné alkalmazni.

• Mappa archiválása ezekkel a beállításokkal: Válassza ezt a lehetőséget a mappa archiválási szabályainak meghatározásához.

• Régebbi elemek törlése: Válasszon egy határidőt, amely után archiválja a mappában lévő elemeket.

• Régi elemek áthelyezése ide : Kattintson a Tallózás gombra, és válasszon ki egy mappát, ha az archivált elemeket egy adott helyen szeretné tárolni.

• Régi elemek végleges törlése: Válassza ezt a lehetőséget, ha törölni szeretné a mappában lévő elemeket, nem pedig archiválni.

Rendszeresen tömörítse a fájlt, amelyben az Outlook-adatokat tárolja, hogy csökkentse a fájlt, és több hely legyen a merevlemezen. Az Outlook adatfájl tömörítéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza a Fájl –> Adatfájlkezelés menüpontot.

2. Az Outlook Data Files párbeszédpanelen válassza a Személyes mappák lehetőséget.

3. Kattintson a Beállítások gombra.

Megjelenik a Személyes mappa párbeszédpanel.

4. Válassza a Tömörítés most gombot.

Egy Outlook-fájl tömörítése időt vehet igénybe, ha a fájl tele van adatokkal.