Outlook 2019 a LuckyTemplates csalólaphoz

Az e-mailek küldése még soha nem volt ilyen egyszerű, mint az Outlook 2019-ben. Észre fogja venni az ismerős Szalag felületet, és továbbra is megtalálja az Outlook összes kedvenc funkcióját – valamint néhány újat. Ezzel a praktikus csalólappal nagyszerű tippeket és billentyűparancsokat találhat, amelyek segítségével a legtöbbet hozhatja ki az Outlookból.

10 tipp az Outlook 2019 levelezőmoduljának használatához

Állítsa be az oszlopokat és az ablaktáblákat. A Beérkezett üzenetek mappában és más levélhelyeken lévő oszlopok állíthatók. Oszlop szélesítéséhez helyezze az egérmutatót két oszlopfejléc közé, és húzással módosítsa a bal oldali címsor szélességét. Beállíthatja a navigációs ablaktábla, a levelezőlista és az olvasópanelek relatív méretét is; csak vigye az egérmutatót az ablaktáblák közötti elválasztó fölé, és húzza.

Válassza ki, mely oszlopok jelenjenek meg. Testreszabhatja a levelezőmappákban megjelenő oszlopokat. A Nézet lapon kattintson az Oszlopok hozzáadása lehetőségre az Oszlopok megjelenítése párbeszédpanel megnyitásához, és adjon hozzá vagy távolítson el oszlopokat onnan.

Nyissa meg az üzenetet a saját ablakában. Egy üzenetet az Olvasópanelen néha érdemes elolvasni, de máskor érdemes nagyobb helyen látni az üzenetet. Kattintson duplán egy üzenetre, hogy új ablakban nyissa meg, vagy jelölje ki, majd a Nézet lapon kattintson a Megnyitás új ablakban elemre.

Zárja be az összes nyitott elemet. Íme egy parancsikon, amikor sok különböző üzenet vagy más elem van nyitva egyszerre. Az összes bezárásához a Nézet lapon kattintson az Összes elem bezárása lehetőségre.

Csoportosítsa az üzeneteket beszélgetés szerint. Ha sok oda-vissza üzenet érkezett egy témában, akkor könnyedén megtekintheti az összes kapcsolódó üzenetet egyszerre. A Nézet lapon jelölje be a Megjelenítés beszélgetésként jelölőnégyzetet, és kattintson a Ez a mappa elemre. Ezután használja a Beszélgetések beállításai gomb legördülő menüjét a beszélgetési szálak megjelenésének finomhangolásához.

Hozzáférés a speciális megtekintési beállításokhoz. A Levelezés modul nézetének beállítására több lehetőség is van, mint azt valószínűleg elképzelte. Eléréséhez a Nézet lapon nyissa meg az Elrendezés csoport galériáját, és válassza a Nézet Beállítások menüpontot a menüben. Megnyílik a Speciális nézetbeállítások párbeszédpanel. Innen érheti el az oszlopokat, csoportokat, a rendezési szűrést, a feltételes formázást és egyebeket.

Válassza ki a kedvenc mappákat. Ha egy mappaparancsikont szeretne megjeleníteni a Levelezési modul navigációs ablaktáblájának tetején található Kedvencek területen, húzza oda a navigációs ablaktábla alsó részéből. Azt is megteheti, hogy jobb gombbal kattint egy mappára, és válassza a Megjelenítés a kedvencekben lehetőséget.

E-mail szűrése. Próbált már böngészni a Beérkezett üzenetek mappájában, és keresett egy bizonyos zászlóhoz vagy kategóriához tartozó üzeneteket, vagy amelyekhez mellékletek tartoznak? A Kezdőlap lapon kattintson az E-mail szűrése lehetőségre, majd válassza ki a gyors szűrési feltételt. Például a Mellékletek választása csak azokat az üzeneteket jeleníti meg, amelyek mellékleteket tartalmaznak. Szűrhet úgy is, hogy beír egy keresett szót vagy kifejezést a levelezési lista feletti Keresés az aktuális postafiókba mezőbe.

Válaszoljon a kézbesítési kérésekre vagy olvassa el a nyugtákat. Egyes üzenetekhez igazolni kell, hogy megkapta vagy elolvasta. Vannak, akik ezt hasznosnak találják; mások szerint ez tolakodó vagy durva. Beállíthatja, hogy mi történjen, ha ilyen kérést kap. Válassza a Fájl, Beállítások menüpontot, kattintson a Levelezés lehetőségre, és görgessen le a Nyomon követés részhez. A Bármely beérkezett üzenethez, amely olvasási visszaigazolási kérést tartalmaz, részben válassza ki a kívánt beállítást: Mindig küldjön olvasási visszaigazolást, soha ne küldjön egyet, és ne kérdezzen minden alkalommal.

Használjon írószert. Az Outlook Irodaszer funkciója nem túl jó az üzleti életben, mert felesleges grafikát ad hozzá az üzenethez, és a legtöbb üzletember nem tartja professzionálisnak. De személyes használatra szórakoztató, szeszélyes hatást adhat. Válassza a Fájl, Beállítások menüpontot, majd kattintson a Levelezés gombra. Kattintson az Irodaszerek és betűtípusok elemre, majd állítsa be az irodaszert az Aláírások és levélpapírok párbeszédpanelen. Próbálja meg a Téma gombra kattintva kezdeni egy témát. A téma beállítása után új üzenet írásakor győződjön meg arról, hogy a HTML ki van választva a Szöveg formázása lapon, mert a levélpapír csak HTML formátumú üzenetekkel működik.

10 tipp az Outlook 2019 naptármoduljának használatához

Módosítsa az alapértelmezett emlékeztető hangot. Amikor megjelenik egy emlékeztető, hangot hall (természetesen ha a hang be van kapcsolva). Alapértelmezés szerint ez egy emlékeztető.wav hang, amely az Outlookhoz tartozik. Más hangra válthat. Válassza a Fájl menü Beállítások menüpontját, kattintson a Speciális elemre, majd az Emlékeztetők részben kattintson a Tallózás gombra, és válasszon egy másik hangfájlt.

Emlékeztetők újrajátszása. Ha véletlenül bezárja az Emlékeztetők ablakot, újra megnyithatja. A Nézet lap Ablak csoportjában kattintson az Emlékeztetők ablak elemre.

Ünnepnapok hozzáadása a naptárhoz. Mikor lesz jövőre húsvét? Hálaadás? Az Outlook tudja. De nem árulja el, ha meg nem kérdezed. Az Outlook alapértelmezés szerint nem jeleníti meg az ünnepeket a naptárban, mert azok helyfüggőek. De hozzáadhatja őket, ha akarja. Válassza a Fájl, Beállítások menüpontot, kattintson a Naptár elemre, majd a Naptárbeállítások részben kattintson az Ünnepnapok hozzáadása elemre. Válassza ki az országot, ahol tartózkodik, és kattintson az OK gombra.

Készítsen másolatot a naptárról. Naptár másolásához a Mappa lapon kattintson a Naptár másolása gombra. Ezután válassza ki a másolat helyét. Ezt megteheti egy új naptár indításához, amely a fő naptár összes elemét tartalmazza kiindulási pontként, majd hozzáadhat vagy eltávolíthat belőle elemeket, és megoszthatja másokkal.

Dolgozzon több időzónával. További időzónákat állíthat be, és értelmes címkéket rendelhet hozzájuk, amelyek segíthetnek az ütemezésben. Válassza a Fájl, Beállítások menüpontot, kattintson a Naptár elemre, és az Időzónák részben írja be a fő időzóna címkéjét, és válassza ki a zónát. Kijelölheti a Második időzóna megjelenítése és a Harmadik időzóna megjelenítése jelölőnégyzeteket, és címkézheti is őket.

Módosítsa a naptár színét. Minden naptár más-más színt használ a lapokhoz, a címsorokhoz és az elemekhez, így megkülönböztetheti őket egymástól, ha egyszerre több naptárt tekint meg. A naptár színének megváltoztatásához kattintson a jobb gombbal a lapfülére, majd válassza a Szín lehetőséget, és válasszon egy színt. Megjelenítheti a naptárat is, majd a Nézet lapon kattintson a Szín gombra.

Állítsa be az időskálát. Azokban a naptárnézetekben, ahol az egyes időpontok láthatók (például a nap és a hét), módosíthatja az időskálát a naptár összecsukásához vagy kibontásához. A Nézet lapon kattintson az Időskála elemre, majd válasszon egy intervallumot, amelyet a naptár minden sora képviselnie kell.

Állítsa be a munkaidőt. Az Outlook alapértelmezés szerint a „munkaidőt” hétfőtől péntekig 9:00 és 18:00 óra között tartja, a vasárnapot pedig a hét első napjának. Módosíthatja ezt a különböző műszakokhoz és ütemezésekhez. Válassza a Fájl, Beállítások menüpontot, kattintson a Naptár elemre, majd módosítsa a beállításokat a Munkaidő részben.

Mutassa az időjárást vagy ne. Észrevette, hogy az Outlook megjeleníti a helyi időjárást a naptár tetején? Ha ez nem tetszik, akkor kikapcsolhatja. (Módosíthatja Fahrenheit és Celsius között is.) Válassza a Fájl menü Beállítások menüpontját, kattintson a Naptár elemre, és az Időjárás részben jelölje be vagy törölje az Időjárás megjelenítése a naptárban lehetőséget, és válassza ki a hőmérsékleti skálát.

Indítsa el az Outlookot a Naptárban. Alapértelmezés szerint az Outlook a Beérkezett üzenetek mappában indul el. Ha inkább a Naptár modulban szeretné elindítani, válassza a Fájl, Beállítások menüpontot, majd kattintson a Speciális gombra. Az Outlook Indítás és kilépés szakaszában kattintson a Tallózás, majd a Naptár elemre.

10 tipp az Outlook 2019 emberei moduljának használatához

Adja meg egy személy nevének részeit. Amikor új névjegyet hoz létre, a Teljes név mezőbe beírt név automatikusan elemzésre kerül külön mezőkbe a Cím, Első, Közép, Utolsó és Utótag számára. Az Outlook nem mindig teljesíti ezt tökéletesen. Új kapcsolat létrehozása közben a Teljes név gombra kattintva elérhet egy párbeszédpanelt, ahol megadhatja ezeket az információkat.

Állítsa be a Fájl mint sorrendet. A névjegyhez tartozó Fájl mint beállítás határozza meg a névjegyek ábécé szerinti sorrendjét. Alapértelmezés szerint ez Vezetéknév, Keresztnév, de ezt megváltoztathatja. Például előfordulhat, hogy egy céget a cég neve, nem pedig a kapcsolattartó vezetékneve alapján szeretne megjeleníteni. Állítsa be a Fájl másként beállítást a rekordban lévő egyéni névjegyhez úgy, hogy duplán kattintson rá a People alkalmazásban, majd a megjelenő ablakban módosítsa a Fájl másként beállítását.

Tervezze meg a névjegykártya elrendezését. A Névjegykártya nézetben látható alapértelmezett kártyaterv módosítható. Nyissa meg a névjegyet a saját ablakában, majd a Kapcsolat lapon kattintson a Névjegykártya gombra, majd a Névjegykártya szerkesztése párbeszédpanelen módosítsa a kártya kialakítását és a benne lévő mezőket.

Használjon több mezőt. Azok a mezők, amelyek alapértelmezés szerint megjelennek egy névjegynél, amikor megnyitja azt a saját ablakában, csak egy részhalmaza a rendelkezésre álló mezőknek. További mezők megtekintéséhez nyissa meg a névjegyet, majd a Kapcsolat lapon kattintson a Részletek lehetőségre. Néhány további mező a becenév, a vezető neve, a házastárs/partner, a születésnap és az évforduló.

Új kapcsolat létrehozása egy meglévő alapján. Ha több kapcsolattartója van, akik mind ugyanannak a cégnek dolgoznak, akkor valószínűleg sok mező azonos lesz számukra, például a levelezési cím és a weboldal címe. Időt takaríthat meg, ha egy meglévő névjegy alapján új névjegyet indíthat. Nyissa meg a meglévő névjegyet a saját ablakában, majd a Kapcsolat lapon kattintson a Mentés és új gomb alsó részére, hogy megjelenjen egy menü. Ebből a menüből válassza a Kapcsolatfelvétel ugyanattól a cégtől lehetőséget.

Adjon hozzá nem szöveges tartalmat a névjegyjegyzetekhez. Nyissa meg a névjegyet a saját ablakában, majd kattintson a Jegyzetek területen. A Beszúrás lapon számos lehetőséget talál a Jegyzetek területre beszúrható tartalomhoz, beleértve a képeket, alakzatokat, ikonokat, diagramokat, SmartArt-elemeket, egyenleteket, szimbólumokat és WordArt-elemeket.

Névjegy megjelölése privátként. Lehetséges, hogy a Névjegyek listájában olyan névjegyek vannak, amelyeket inkább nem osztana meg. Egy adott névjegy megosztásának kizárásához nyissa meg a névjegyet a saját ablakában, és a Kapcsolat lapon kattintson a Privát elemre.

Mások megosztott névjegyeinek megtekintése. Névjegyeit a Kezdőlap lap Névjegyek megosztása gombjával oszthatja meg. Mások megosztott névjegyeinek megtekintéséhez kattintson a Megosztott névjegyek megnyitása gombra (a Kezdőlap lapon), majd kattintson a Név gombra, és válassza ki azt a személyt, akinek névjegyeit látni szeretné. Ha az adott személy megosztotta a Névjegyek mappáját, akkor böngészhet benne (leszámítva azokat, amelyeket privátként jelölt meg). Nyilvánvalóan ez olyan üzleti környezetben működik a legjobban, ahol mindenki ugyanazon a levelező- vagy SharePoint-kiszolgálón van.

Ellenőrizze az ismétlődő névjegyeket. Nem lenne jó, ha az Outlook jelezné, ha új névjegyet próbál létrehozni valakinek, aki már szerepel a listán? Ezt meg tudod valósítani. Válassza a Fájl, Beállítások menüpontot, majd kattintson az Emberek elemre. A Nevek és iktatás részben jelölje be az Ismétlődések ellenőrzése új névjegyek mentésekor jelölőnégyzetet.

Hozzon létre egy új nézetet. A Kezdőlap lapon nyissa meg az Aktuális nézet galériát, és válassza a Nézetek kezelése lehetőséget. Innen létrehozhatja saját egyéni nézetét. Kezdje egy meglévő nézet kiválasztásával, és kattintson a Másolás gombra. Ezután válassza ki a másolatot, és kattintson a Módosítás gombra. Az új nézet az aktuális nézetgalériában jelenik meg a szokásos nézetek mellett, például névjegykártya, telefon és lista.

5 tipp az Outlook 2019 Notes moduljának használatához

Módosítsa a jegyzetek színét. A cetliknek nem kell sárgának lenniük. A jegyzet színének megváltoztatásához módosítsa a kategóriáját. Jelölje ki, majd a Kezdőlap lapon kattintson a Kategorizálás lehetőségre, és válasszon másik színt. Ez megváltoztatja a jegyzet színét az Ikonnézetben és minden olyan nézetben, amely színes cetliként jeleníti meg.

Jegyzet továbbítása. Ha jegyzetet szeretne küldeni valakinek e-mailben, válassza ki a jegyzetet, és a Kezdőlap lapon kattintson a Továbbítás gombra. Ezután címezze meg és küldje el az e-mailt a szokásos módon. Ha a címzett rendelkezik Outlook programmal, megnyithatja és megtekintheti a jegyzetet.

Az aktuális Notes nézet rendezése és szűrése. A jegyzetek megjelenésének megváltoztatásához módosíthatja a nézetet, ugyanúgy, mint a többi modulban. A Kezdőlap lapon nyissa meg az Aktuális nézet csoport galériáját, és válassza a Nézetek kezelése lehetőséget. Válassza az Aktuális nézetbeállítások lehetőséget, majd kattintson a Módosítás gombra. Kattintson a Rendezés gombra a rendezési sorrend módosításához, vagy a Szűrő gombra a lista szűréséhez. Kattintson az Aktuális nézet visszaállítása lehetőségre, ha meggondolja magát a változtatásokkal kapcsolatban.

Nagyítsa vagy kisebbítse a jegyzeteket. Amikor a jegyzeteket Ikonnézetben tekinti meg, a Nézet lapon kattintson a Nagy ikonok vagy a Kis ikonok elemre a két lehetőség közötti váltáshoz. (Vigyázat: nem fog tetszeni a Kis ikonok nézet. Zavaros, és elveszíti az ikonok színeit.) A Nézet lapról is elérhető listanézet a jegyzeteket egyoszlopos listaként jeleníti meg.

Nyitott jegyzet átméretezése. Ha duplán kattint egy jegyzetre, az megnyílik a saját külön cetlikablakában. Az ablak sarkát elhúzva módosíthatja a méretét, így görgetés nélkül többet láthat a jegyzetből (ha hosszú jegyzetről van szó).

3 tipp az Outlook 2019 adatfájlok kezeléséhez

Archíválja a régi információkat. Az adatfájlok gyorsan gigabájtra nőhetnek. Idővel a nagy adatfájlok nehézkessé válhatnak, ami miatt az Outlook lassabban indul el és leáll. Érdemes lehet a régi üzeneteket és elemeket egy külön fájlba archiválni, amelyhez szükség szerint hozzáférhet. Fájlok archiválásához kattintson a Fájl, majd az Eszközök gombra. Kattintson a Régi elemek tisztítása lehetőségre. Válassza ki, melyik mappá(ka)t szeretné archiválni, majd állítson be dátumküszöböt az Archiválási tételek régebbi minta mezőben. Válasszon egy archív fájl helyét, vagy fogadja el az alapértelmezettet (amely megegyezik a fő Outlook-adatfájl helyével, de Archívum néven).

Tisztítsa meg a postafiókját. A Postafiók-karbantartás fejlettebb és bonyolultabb, mint egy egyszerű archiválási művelet. A Mailbox Cleanup segítségével olyan tételeket találhat, amelyek egy bizonyos számú napnál régebbiek vagy nagyobbak egy bizonyos számú kilobájtnál. Az AutoArchive segítségével automatizálhatja az archiválási folyamatot, és kiürítheti a Törölt elemek mappát. A kezdéshez kattintson a Fájl, az Eszközök és a Postafiók tisztítása elemre.

Ossza meg az Outlookot más felhasználókkal.Ha megoszt egy számítógépet, és minden személynek saját Windows-bejelentkezése van, nem kell aggódnia az Outlook átkapcsolása miatt; Amikor mindegyikőtök Outlookot futtat, saját privát postafiókot és adatfájlt kap. De ha két vagy több személy ugyanazt a bejelentkezést használja, akkor nem feltétlenül kell egyetlen Outlook-adatkészletet megosztaniuk. Ebben az esetben az adatvédelem kulcsa további profilok létrehozása az Outlookban. Kattintson a Fájl, a Fiókbeállítások és a Profilok kezelése elemre. Hozzon létre egy új profilt a Levelezés párbeszédpanelen a Hozzáadás gombra kattintva, és adja meg a kért adatokat. Ezután a Levelezés párbeszédpanelen kiválaszthatja a Prompt for a Profile to Be Use (Profil kérése) lehetőséget, ha azt szeretné, hogy az Outlook minden alkalommal megkérdezze, melyik felhasználót kell betölteni. Alternatív megoldásként kiválaszthatja a Mindig használja ezt a profilt, majd kiválaszthatja a használni kívánt profilt. A profilváltáshoz, ha nem kérte az Outlookot, hogy indításkor kérje meg, válassza a Fájl, Fiókbeállítások, Profil módosítása parancsot. Az Outlook újraindul, és megkérdezi, hogy melyik profilt kell betölteni.

Az Outlook 2019 billentyűparancsai

A billentyűparancsok használatával bizonyos feladatokat sokkal gyorsabban hajthat végre. A következő táblázatok néhány praktikus parancsikont kínálnak a hatékonyabb működés érdekében.