Outlook 2003: Business Contact Manager

A Business Contact Manager (BCM) 2.0-s verziója az Outlook 2003 ingyenes bővítménye az Office Professional és Small Business kiadásokban. Ez egy nagyszerű eszköz, ha megérti, hogyan használhatja saját érdekében, és legyőzi a két fő korlátját:

• A BCM régebbi verziói önálló egységként működnek, nem teszik lehetővé a több felhasználó közötti megosztást. A BCM 2.0-s verzióra történő frissítése lehetővé teszi az adatbázis-megosztást több felhasználó között. Ha régebbi verziót használ, csatlakozzon az internethez, válassza a Súgó lehetőséget az Outlook eszköztárában, válassza a Frissítések keresése lehetőséget, majd kövesse az utasításokat a rendszer frissítéséhez.

• A BCM megosztási funkcióinak használatához az Outlook programot telepíteni kell egy Windows XP Professional rendszert futtató számítógépre; A BCM nem osztható meg a Windows XP Home Edition alatt.

• A Termék- és szolgáltatási cikkek listája rögzített formátumú, csak három mezővel lehet adatokat importálni az értékesítési és számviteli rendszerből. Az üzleti rendszer mezőit úgy kell beállítania, hogy illeszkedjenek a három importáló mezőbe: Cikknév, Leírás és Egységár, ami korlátozza a szolgáltatások és termékek árajánlattételi módját. Ha ugyanazt a terméket egy egységként, egy dobozként vagy egy tartályként idézi, akkor csomagolásonként egy sort kell kinyitnia. Nem importálhatja jelenlegi készletmennyiségeit, mert a BCM nem importálja a mennyiségmezőket.

• Ahhoz, hogy ugyanazon a tételen szerepeljen ugyanazon a sorban lévő különböző csomagolásokon, meg kell határoznia az egységnyi mennyiség jelentését, legyen szó 1 samponpalackról vagy 12 samponpalackot tartalmazó dobozról. Az egyes cikkek nevének, leírásának és egységárának egy szolgáltatáshoz, projekthez vagy termékhez történő igazítása kihívást jelent a BCM használatának bármely vállalkozásban.

Tegyük fel például, hogy Daisy egy számítógép- és szoftverkarbantartó cégnél dolgozik, és árajánlatkérést kap az új BCM 2.0 öt munkaállomáson történő telepítésére és megosztására. Részletes javaslatot ír, beleértve a minimális követelményeket, mint például a Windows XP Professional munkaállomáson, amely megosztja az adatbázist, és megbecsüli a szolgáltatása órák számát. Létrehoz egy új elemet az ajánlat rögzítéséhez:

Szervizajánlat a telepítőszoftverhez

Elem neve: Szoftver telepítése

Leírás: A BCM 2.0 megosztva 5 munkaállomáson

Mennyiség: 1 szervíz

Ára : 120.00

Daisy a Cikknév mezőt használja a szolgáltatás megadásához, a Leírás mezőt pedig a szükséges dolgok felsorolásához. Az ajánlatot fájlként is csatolja a Lehetőségek előzményei között. Ha szolgáltatását hozzáigazítja a Termék- és szolgáltatási cikkek listájához, Daisy ötletét bármilyen típusú vállalkozásban alkalmazhatja.

Tegyük fel továbbá, hogy Mark egy jogi irodában dolgozik, és egy új ügyfél árajánlatot kér a cég jogi ügyeinek intézésére. Javaslatot ír, amelyben elmagyarázza, hogy az irodai szolgáltatásai mit takarnak, és óránként 250 dollárként küldi el, havi becslések szerint tíz óra szolgáltatást. A javaslatot évi 120 órára becsüli, és a következőképpen állítja fel:

Szolgáltatási árajánlat Mark jogi szolgáltatásaihoz

Elem neve: Jogi támogatás

Leírás: Vállalkozási jogi támogatási szerződés 10 óra/hó

Mennyiség: 120

Összesen: 30 000 dollár

Hasonlóképpen, egy kozmetológiai klinika ugyanúgy készíthet termék- és szolgáltatási listát a Botox bőrápoló alkalmazásokhoz és lézeres bőrápolási szolgáltatásokhoz, mint egy jogi iroda vagy egy számítógépes szolgáltatás.

Akár egy üzletben, akár egy kis iparágban dolgozik, az előző példák segítségével módosíthatja terméklistáját, hogy illeszkedjen a BCM elérhető mezőihez.