Nyilvánossá válás nyilvános mappákkal az Outlook 2002-ben

Ha az Outlook 2002-t Microsoft Exchange hálózaton használja, használhat nyilvános mappákat. A nyilvános mappák olyan helyek, amelyeket emberek egész csoportja tekinthet meg, és ahol elemeket adhat hozzá. Nyilvános mappával rendelkezhet feladatok vagy névjegyek számára. Létrehozhat egy nyilvános mappát is, amely üzeneteket tartalmaz, hasonlóan a Beérkezett üzenetekhez, kivéve, hogy mindenki hozzáadhat üzeneteket, és elolvashatja ugyanazt az üzenetkészletet. Ezt a fajta elrendezést gyakran faliújságnak is nevezik ; küldesz egy üzenetet, valaki válaszol rá, egy harmadik fél válaszol mindkettőtöknek, és így tovább. Ez egy módszer a csoportos beszélgetés lefolytatására anélkül, hogy a beszélgetésben részt vevő összes fél egyszerre elérhető lenne.

Az Outlook programban a nyilvános mappák ugyanúgy néznek ki, mint a többi mappa. Egy nyilvános mappa tartalmazhat egy névjegylistát, amelyet a teljes vállalat megoszt, vagy egy feladatlistát, amelyet egy teljes részleg használ. Nyilvános vitamappát hozhat létre egy folyamatban lévő csoportkonferenciához a mappát megosztó mindenkit érdeklő témákról, például aktuális céges hírekről. Nyilvános vitamappát is használhat a meghozandó döntésekkel kapcsolatos vélemények gyűjtésére, vagy vállalaton belüli apróhirdetési rendszerként. Mappaként rendezhet minden olyan információt, amelyet a hálózatán lévő embercsoportok között szeretne megosztani.

Ha rákattint egy nyilvános mappára, az elemek listája úgy néz ki, mint az e-mail üzenetek listája, azzal a különbséggel, hogy az összes üzenet a mappához, nem pedig egy személyhez szól. Egy nyilvános mappában módosíthatja az elemek nézetét, hozzáadhat elemeket, vagy válaszolhat azokra az elemekre, amelyeket valaki más írt be.

Nyilvános mappa megtekintése

Vállalata nyilvános mappát tarthat fenn a vállalkozása fontos kérdéseiről folytatott folyamatos online megbeszélésekhez, vagy vállalati faliújságként a tevékenységekről, előnyökről és egyéb hírekről szóló bejelentésekhez.

Nyilvános mappa megtekintéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza a Nézet–>Mappalista menüpontot, vagy kattintson a Mappalista gombra az eszköztáron.

Megjelenik a mappalista (lásd az 1. ábrát).

1. ábra: A nyilvános mappákat tartalmazó mappalista.

2. Kattintson a megtekinteni kívánt mappa nevére.

Megjelenik a mappában lévő elemek listája.

Bármelyik elem címére duplán kattintva megtekintheti az adott elem tartalmát.

Új elemek hozzáadása

Sok nyilvános mappát nyílt beszélgetésként szerveznek, amelybe bárki belehelyezheti két centjét. Az összes üzenetet bárki elolvashatja, így mindenki elolvassa és válaszol mindenkinek. Ha megtekint egy mappát, és azt látja, hogy az tele van különböző emberektől érkező üzenetekkel, akik mind válaszolnak egymásnak, akkor egy vitamappát nézel.

Ha új elemeket szeretne hozzáadni egy nyilvános mappához, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza a Nézet–>Mappalista menüpontot, vagy kattintson a Mappalista gombra az eszköztáron.

Megjelenik a Mappalista.

2. Kattintson a mappa nevére.

Megjelenik a mappában lévő üzenetek listája.

3. Válassza a Fájl–>Új–>Hozzáadás ebben a mappában menüpontot.

Megjelenik az Új tétel űrlap (lásd 2. ábra).

2. ábra: Az Új tétel űrlap.

4. Írja be a tárgyat és az üzenetet.

5. Kattintson a Közzététel gombra.

Mostantól az üzenet a mappa elemeinek listájának része.

Válasz egy meglévő nyilvános vitamappa elemeire

A jó modor és a józan ész azt mondja, hogy ha csatlakozni akarsz egy beszélgetéshez, akkor a legjobb, ha válaszolsz arra, amit a beszélgetés többi tagja mond. De légy kedves – ne lángolj. A csúnya válaszok közzétételét egy online vitacsoportban lángolásnak nevezik . A lángolást nem tartják jónak, de nem is ritka. A Flaming olyan online beszélgetéseket hoz létre, amelyekben a legtöbb ember nem akar részt venni. Mit ér egy beszélgetés, amikor senki sem beszél? Emellett a munkahelyi lángolás kirúgást is okozhat. Szóval hűtsd le.

Amikor nyilvános mappákkal kapcsolatos megbeszéléseken vesz részt a munkahelyén, feltételezze, hogy a vállalaton belül mindenki – a legfelsőbb vezetőktől a legfrissebb beosztásúakig – el fogja olvasni, amit írt. Ellenőrizd a helyesírást, NE ÍRJ NAGYBETŰVEL (ÚGY ÚGY KÜLÖNÜL, HOGY KIabálsz), és legyen diszkréció, amit mondasz és ahogy mondod. Ugyanezek a szabályok vonatkoznak az irodák közötti e-mailekre is; nem tudod, hogy ki olvassa el, amit küldesz.

Ha válaszolni szeretne egy nyilvános vitamappában lévő elemekre:

1. Kattintson duplán arra az elemre, amelyre válaszolni szeretne.

Az elem megnyílik, így Ön elolvashatja.

2. Kattintson a Válasz küldése gombra az eszköztáron.

Megjelenik a vitaválasz űrlap. Az üzenet szövege, amelyre válaszol, már el van helyezve az űrlapon (lásd: 3. ábra).

3. ábra: Használja a Discussion Válasz űrlapot, hogy megjegyzéseit hozzáadja egy nyilvános beszélgetéshez.

3. Írja be a tárgyat, és válaszoljon.

Válasza az eredeti szövegtől eltérő színben jelenik meg.

4. Kattintson a Közzététel gombra.

Az Ön eleme csatlakozik a vitaelemek listájához.

Elemek áthelyezése nyilvános mappába

Nem minden nyilvános mappa vitamappa. A nyilvános mappák bármilyen típusú elem tárolására tervezhetők. Megoszthat feladatlistákat, naptárakat vagy más típusú fájlokat. Nem kell nyilvános mappaelemet létrehoznia abban a mappában, ahová az elemet el szeretné helyezni. Létrehozhat például egy feladatot a saját feladatlistájában, majd áthelyezheti egy nyilvános feladatmappába.

Elemek nyilvános mappába helyezéséhez:

1. Kattintson a jobb gombbal az áthelyezni kívánt elemre.

Megjelenik egy menü, a 4. ábrán látható módon.

4. ábra: Felkészülés egy elem mappába helyezésére.

2. Kattintson az Áthelyezés mappába elemre.

Megjelenik egy párbeszédpanel, amely tartalmazza a mappalistát.

3. Kattintson arra a mappára, amelybe el szeretné küldeni az elemet.

A rákattintott mappa neve ki van jelölve.

4. Kattintson az OK gombra.

Az elem átkerül az új mappába.

A nyilvános rekord számára

Lehet, hogy nyilvános mappákat használ anélkül, hogy tudná. Az Outlookban minden mappa ugyanúgy néz ki, akár saját maga hozta létre őket a saját számítógépén, akár egy vállalati hálózaton vagy az interneten találhatók. Csak annyit kell tudnia a nyilvános mappákról, hogy nyilvánosak, így bárki, aki hozzáfér a nyilvános mappához, láthatja, hogy mit tesz közzé abban a nyilvános mappában. Saját nyilvános mappákat is létrehozhat; kérdezze meg a rendszergazdát, hogy rendelkezik-e jogosultságaival nyilvános mappák létrehozásához, és hogy hol helyezze el azokat.