Naplóbeállítások megadása az Outlook 2002-ben

Stardate 2002: On , az Enterprise csillaghajó kapitánya hűségesen napi bejegyzéseket készít a csillagnaplóba. A kapitány információkat rögzít a legénység által feltárt bolygókról, azokról az idegenekről, akikkel harcoltak, és azokról a bizarr jelenségekről, amelyeket a mélyűrben figyeltek meg, ahol még nem járt férfi (vagy nő)!

Most te jössz. Akárcsak az Enterprise kapitánya , Ön is rögzítheti mindennapi interakcióit furcsa lényekkel, bizarr környezetben, stresszes körülmények között, még akkor is, ha a furcsa lények mind a saját irodájában vannak. Az Outlook Journal az Ön csillagnaplója.

Kétségtelen, hogy a galaxis nagy kátyúja rettenetesen fontos dolgokra használja a kapitány naplóját, de a Naplója sokkal közvetlenebbül szolgál. Néha, amikor meg kell találnia egy dokumentumot vagy egy beszélgetés rögzítését, nem emlékszik arra, hogyan nevezte a dokumentumot, vagy hol tárolta, de emlékszik arra, hogy mikor hozta létre vagy kapta meg az elemet. Ebben az esetben felkeresheti a Naplót, és megnézheti a dátumot, amikor eszébe jut, hogy a tétellel foglalkozott, és megtudhatja, amit tudnia kell.

Ahhoz azonban, hogy jól használhassa a Journalt, használnia kell. Beállíthatja, hogy az Outlook szinte minden tevékenységéhez naplóbejegyzéseket készítsen, vagy teljesen kikapcsolhatja a naplót, és nem készíthet bejegyzéseket. Ha semmit sem teszel be a Naplóba, nem kapsz semmit.

Hogyan lehet a legegyszerűbben bejegyzéseket tenni a Naplóba? Ne csinálj semmit. A Napló automatikusan rögzít minden olyan dokumentumot, amelyet bármely Office XP alkalmazásban hoz létre, szerkeszt vagy nyomtat. A Napló emellett automatikusan nyomon követi az e-mail üzeneteket, az értekezlet-összehívásokat és válaszokat, valamint a feladatkéréseket és válaszokat. A Microsoft Office alkalmazásokon kívül néhány más program is képes bejegyzéseket készíteni a naplóban, de ezt a funkciót leggyakrabban Office XP programokkal használják.

Van egy bökkenő: közölnie kell az Outlookkal, hogy be szeretné kapcsolni az automatikus naplórögzítést. (Rendben van, tehát tennie kell valamit.) Szerencsére, ha nem aktiválta a Napló automatikus rögzítési funkcióját, az Outlook 2002 minden alkalommal megkérdezi, hogy be akarja-e kapcsolni a funkciót, amikor a Napló ikonra kattint.

A Napló automatikus rögzítési funkciójának bekapcsolásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza az Eszközök–>Opciók menüpontot.

Megjelenik a Beállítások párbeszédpanel.

2. Kattintson a Naplóbeállítások gombra.

Megjelenik a Naplóbeállítások párbeszédpanel, amint az 1. ábrán látható, jelölőnégyzetekkel az összes olyan tevékenységtípushoz, amelyet automatikusan rögzíthet, valamint azoknak a személyeknek a nevét, akiknél automatikusan rögzítheti a tranzakciókat, például az e-maileket.

1. ábra: A Naplóbeállítások párbeszédpanel.

3. Kattintson a jelölőnégyzet bejelöléséhez azon elemek és fájlok mellett, amelyeket automatikusan rögzíteni szeretne, valamint azon kapcsolatokat, akikről rögzíteni szeretné az információkat.

Az Ezeknek a névjegyeknek mezőben lévő személyek listája megegyezik a névjegylistán szereplő személyek listájával. Manuálisan létrehozhat naplóbejegyzéseket olyan személyek számára, akik nem szerepelnek a névjegyzékében; lásd a következő „Outlook-tétel kézi rögzítése a naplóban” című részt.

Amikor neveket ad hozzá a Névjegylistához a Névjegyek modulban, ezek a nevek nem lesznek beállítva automatikus rögzítésre a naplóban. Ellenőrizze a nevet a Naplóbeállítások párbeszédpanelen, vagy nyissa meg a Névjegyrekordot, kattintson a Napló fülre, és jelölje be a Naplóbejegyzések automatikus rögzítése ezeknél a névjegyeknél.

4. Kattintson az OK gombra.

A Napló automatikusan rögzíti azokat az elemeket és fájlokat, amelyeket kiválasztott a névjegyekhez.

Outlook-tétel manuális rögzítése a naplóban

Ha nem szeretné összezavarni a naplót azzal, hogy mindent automatikusan rögzít, akkor manuálisan is megadhatja a kiválasztott elemeket – egyszerűen húzza őket a Napló ikonra. Például előfordulhat, hogy nem kíván minden tranzakciót rögzíteni egy leendő ügyféllel, amíg nem biztos abban, hogy üzletet köt az adott ügyféllel. A releváns e-mail üzeneteket áthúzhatja a Naplóba, és megőrizheti a komoly megkeresések nyilvántartását. Amikor ténylegesen üzletelni kezd egy új ügyféllel, beállíthatja az automatikus rögzítést.

A tételek kézi rögzítéséhez a naplóban kövesse az alábbi lépéseket:

1. Húzza a rögzíteni kívánt tételt (például egy e-mail üzenetet) a Napló ikonra.

Megjelenik a Naplóbejegyzés űrlap (lásd 2. ábra). Az űrlap alján található egy ikon, amely a rögzítendő elemet, valamint az elem nevét jelöli.

2. ábra: Naplóbejegyzés egy e-mail üzenetre mutató hivatkozással a szövegmezőben.

2. Töltse ki a rögzíteni kívánt információkat.

De nem kell semmit rögzíteni. A képernyő alján található szövegmező lehetővé teszi, hogy feljegyzést készítsen magának, ha használni kívánja.

3. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

Az Ön által rögzített tétel bekerül a Naplóba.

Dokumentum rögzítése a Naplóba

Ha kedvenc programja, például egy rajz- vagy publikációs program, nem jelenik meg azon programok listájában, amelyek képesek automatikus bejegyzéseket készíteni a naplóban, még nincs veszve – áthúzhatja a dokumentumokat az Outlook Sajátgép mappájából a Naplómappa naplóbejegyzések létrehozásához a programok fájljaihoz is. Mivel a Napló a dátumon és az időn kívül sokféle információt képes nyomon követni a dokumentumokkal kapcsolatban (például az ügyfél, a tárgy és néhány megjegyzés), a napló segítségével nyomon követheti azokat a fájlokat, amelyeket olyan programokban hozott létre, amelyek nem részei. Microsoft Office. Ha úgy döntött, hogy az Outlook automatikusan hozzon létre naplóbejegyzéseket az Office XP alkalmazásaihoz, akkor nem kell bejegyzéseket készítenie az Office XP dokumentumokhoz.

Dokumentum naplóba való rögzítéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kattintson az Egyéb parancsikonok elválasztó sávra az Outlook sávban.

Megjelennek az Egyéb parancsikonok csoport ikonjai, beleértve a Sajátgép ikont is.

2. Kattintson a Sajátgép ikonra az Outlook sávon.

Megjelenik a meghajtók listája (lásd: 3. ábra).

3. ábra: A meghajtók listája a Sajátgép mappában.

3. Keresse meg a rögzíteni kívánt dokumentumot.

Kattintson duplán a rögzíteni kívánt dokumentumot tartalmazó meghajtóra. Ezután kattintson duplán arra a mappára, amelybe a dokumentumokat menti, és keresse meg a rögzíteni kívánt dokumentumot. Jelölje ki.

4. Kattintson az Outlook parancsikonok elválasztó sávjára az Outlook sávon.

Megjelennek az Outlook parancsikonok csoportjának ikonjai, beleértve a Napló ikont is.

5. Húzza a dokumentumot a Napló ikonra.

Megjelenik a Naplóbejegyzés űrlap, a szövegmezőben egy ikonnal, amely a rögzítendő fájlt jelöli.

6. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

A dokumentumot rögzítik a Naplóban.

A dokumentumok naplóba való rögzítésének nagy előnye az a tény, hogy a naplóbejegyzések valóban gyorsbillentyűk magukhoz a dokumentumokhoz. Amikor beír egy dokumentumot a Naplóba, gyorsan hozzáférhet a dokumentummal kapcsolatban elmentett információkhoz, és csak egy kattintásnyira van magától a dokumentumtól. Tehát ha olyan nem Office XP programot használ, amely olyan fájlokat hoz létre, amelyek nem tárolnak sok információt magukról, a Journal nagyszerű központi hely a dokumentumok információinak nyomon követésére. Például, ha egy rajzprogramból ment el képeket a számítógépére, érdemes lehet több információt menteni az egyes képekről, nem csak a fájl nevét. Ha minden fájlhoz naplóbejegyzéseket hoz létre, akkor a naplóban lévő egyes képekről feljegyzéseket készíthet. Amikor megtalálja a kívánt képhez tartozó naplóbejegyzést, egyszerűen kattintson duplán a kép ikonjára. Megnyílik a kép megtekintéséhez használt program.