Sajnos az adatok bevitele egy Access adatbázis táblába az emberiség egyik legfárasztóbb tevékenysége. És mivel a tevékenység nagyon unalmas, az emberek hajlamosak hibázni, amikor adatokat visznek be az Access 2019 adatbázistáblájába. A hibák csökkentésének egyik módja a Tervező nézet ablak Általános lapján található Mezőtulajdonságok beállításai.
Mezőtulajdonságok megállapítása.
Ezek a tulajdonságok határozzák meg, hogy mit lehet és mit nem lehet beírni egy adatbázistábla különböző mezőibe. Néhány beállítás felbecsülhetetlen értékű. A Mezőméret tulajdonság például azt határozza meg, hogy hány karakter írható be egy mezőbe. Az Állapot mezőben, ahol kétbetűs állapotrövidítéseket kell beírni, állítsa be a Mezőméret 2 tulajdonságot, hogy megbizonyosodjon arról, hogy senki ne írjon be kettőnél több karaktert. Ha a címadatbázisban nyomon követett emberek többsége New Yorkban él, írja be a NY értéket az Alapértelmezett érték tulajdonságba. Így megkímélheti az adatbeviteli ügyintézőket attól, hogy az idő nagy részében NY-ba kelljen belépniük. Nem kell majd belépniük, mert NY már ott van.
A Tervezési nézet ablak Mezőtulajdonságok részének Keresés lapja adatbeviteli legördülő lista létrehozására szolgál. Ez is felbecsülhetetlen értékű. Ha véletlenül tudja, hogy egy mezőbe csak négy elem írható be, hozzon létre egy legördülő listát a négy elemmel. Így az adatrögzítők négy érvényes elemből álló listából választhatnak, ahelyett, hogy maguknak kellene megadniuk az adatokat, esetleg helytelenül.
Különösen akkor, ha az Ön adatbázisa nagy, érdemes alaposan tanulmányoznia a terep tulajdonságait, és liberálisan használni azokat. A Mezőtulajdonságok beállításai megvédik az adatokat a hibás beviteltől. Az alábbiakban a különböző tulajdonságok leírása található (itt a Tervező nézet ablakban való megjelenésük sorrendjében), valamint az okos használatukra vonatkozó utasítások. Az Accessben egy mezőhöz hozzárendelhető tulajdonságok attól függnek, hogy milyen adattípust rendeltek hozzá a mezőhöz.
Mező méret
A Szövegmezők Mezőmérete mezőben adja meg a mezőbe beírható karakterek maximális számát. Tegyük fel, hogy a mező, amellyel foglalkozik, az irányítószám, és öt számból álló irányítószámokat szeretne megadni. A belépő 5 A mező mérete mezőbe csak öt karaktert lehet beírni a területen. Egy álmos adatbeviteli ügyintéző nem tudott véletlenül beírni egy hat karakterből álló irányítószámot.
A Számmezők esetében válasszon ki egy értéket a mező méretéhez a legördülő listából. Az alábbi táblázat ezeket a mezőméreteket írja le.
Hozzáférés a numerikus mezőméretekhez
| Mező méret | Leírás |
| Byte | Egy egész szám, amely 0 és 255 közötti értékeket tartalmaz. |
| Egész szám | Egész szám, amely –32 768 és +32 767 közötti értékeket tartalmaz. |
| Hosszú egész szám | Egész szám, amely –2 147 483 648– +2 147 483 647 értékeket tartalmaz. |
| Egyetlen | Lebegőpontos szám, amely nagy értékeket tartalmaz, legfeljebb 7 jelentős számjegyig. |
| Kettős | Lebegőpontos szám, amely nagy értékeket tartalmaz, legfeljebb 15 jelentős számjegyig. |
| Replikációs azonosító* | A replikációhoz szükséges globálisan egyedi azonosító (GUID); ez a szám véletlenszerűen generálódik. |
| Decimális | Egy szám meghatározott decimális pontossággal. Az alapértelmezett pontosság 0, de a skálát 28-ig is beállíthatja. |
*Az .accdb fájlformátum nem támogatja.
Az Egyszeres, Dupla és Tizedes mezőméret opciók különböző számtartományokat tartalmaznak. Ha egyelőre a tizedesvessző után kell számokat tárolnia, válassza a Dupla mezőméretet, hogy a legtöbb helyzetet lefedje.
Formátum
Kattintson a legördülő listára, és válassza ki a szöveg, számok, dátumok és időpontok megjelenítési formátumát.
Tizedes jel
Számokat tartalmazó mező esetén nyissa meg a Tizedesjegyek legördülő listát, és válassza ki, hogy hány szám jelenjen meg a tizedesvesszőtől jobbra. Ez a tulajdonság a számok és a pénznemértékek megjelenítését befolyásolja, nem pedig a valós értéküket. A számok a legközelebbi tizedesjegyre kerekítve vannak. Az Automatikus beállítás megjeleníti a Formátum legördülő listában kiválasztott formátum által megengedett tizedesjegyek számát.
Bemeneti maszk
Szöveg és dátum mezőtípusok esetén ez a szolgáltatás írásjelekkel ellátott sablont biztosít az adatok könnyebb bevitele érdekében. A telefonszámok, társadalombiztosítási számok és egyéb számok, amelyeket általában kötőjelekkel és zárójelekkel együtt írnak be, ideális jelöltek beviteli maszkként (egy másik nevetséges adatbázis-kifejezés!). Az adatlapon üres szóközök jelennek meg a számok helyén, és az írásjelek a számok fogadására készen állnak.
A beviteli maszkok megkönnyítik az adatbevitelt.
A Beviteli maszk szövegmezőbe írjon be egy 0-t a számok helyére, és írja be az írásjeleket a helyükre. Például írja be a (000) 000-0000 vagy a 000/000-0000 beviteli maszkot egy telefonszámhoz. Beviteli maszkokat is létrehozhat a Beviteli maszk szövegmező melletti három pontra kattintva. Ezzel megnyílik a Beviteli maszk varázsló párbeszédpanel, ahol nagyon kifinomult beviteli maszkot alakíthat ki.
Felirat
Ha annak a mezőnek, amelyen dolgozik, rejtélyes vagy nehezen érthető neve van, írjon be egy leíróbb nevet a Felirat szövegmezőbe. A Caption tulajdonság értéke oszlopfejlécként jelenik meg Adatlap nézetben, címkeként az űrlapokon és a jelentésekben a mező neve helyett. Az adatbevitelt végzők a leíró felirat elolvasása után megértik, mit kell megadniuk.
Alapértelmezett érték
Ha tudja, hogy a rekordok többsége bizonyos értéket, számot vagy rövidítést igényel, írja be az Alapértelmezett érték szövegmezőbe. Így megkímélheti magát az érték, szám vagy rövidítés beírásától, mivel az alapértelmezett érték már minden rekordban megjelenik, amikor beírja. Az alapértelmezett értéket mindig felülírhatja, ha mást ad meg.
Érvényesítési szabály
Mindaddig, amíg ismeri az operátorokat és a logikai kifejezéseket, létrehozhat egy szabályt az adatok mezőbe történő bevitelére. Például megadhat egy kifejezést, amely megköveteli a dátumok megadását egy bizonyos időkeretben. Vagy megkövetelheti, hogy a valutaszámok egy bizonyos érték felett vagy alatt legyenek. Érvényesítési szabály létrehozásához írjon be egy kifejezést az Érvényesítési szabály szövegmezőbe. A dátumok kifejezésben való használatához a dátumokat számjelekkel (#) kell közrefogni. Íme néhány példa az érvényesítési szabályokra:
| >1000 | A megadott értéknek 1000 felett kell lennie. |
| <> | A megadott értéknek 1000-nél kisebbnek kell lennie. |
| >=10 | A megadott értéknek tíznél nagyobbnak vagy egyenlőnek kell lennie. |
| <>0 | A megadott érték nem lehet nulla. |
| >=#2019.01.01.# | A megadott dátumnak 2019. január 1-je vagy későbbi dátumnak kell lennie. |
| >=#1/1/2019# És <#1> | A beírt dátumnak 2019-ben kell lennie. |
Ha segítségre van szüksége a kifejezések kialakításához, kattintson az Ellenőrzési szabály szövegmező melletti három pontra a Kifejezéskészítő megnyitásához, és ott egy kifejezést hozzon létre. Próbálja meg a Súgó gombra kattintani a Expression Builder párbeszédpanelen. Ezzel megnyílik az Access Help program, ahol tanácsokat kaphat a kifejezések létrehozásához.
Érvényesítési szabály létrehozása.
Érvényesítési szöveg
Ha valaki olyan adatokat ír be, amelyek megsértik az Érvényesítési szabály szövegmezőben megadott érvényesítési szabályt, az Access szabványos hibaüzenetet jelenít meg. Az üzenet a következő: „Egy vagy több értéket tilt a [ehhez a mezőhöz] beállított érvényesítési szabály. Adjon meg egy értéket, amelyet a mező kifejezése elfogadhat." Ha ez az üzenet túl hideg és személytelen az Ön számára, létrehozhat egy saját üzenetet a hibaüzenet párbeszédpanelhez. Írja be barátságos üzenetét az Érvényesítési szöveg szövegmezőbe.
Kívánt
Alapértelmezés szerint nem kell beírni egy mezőt, de ha a Kötelező mezőben a Nem helyett az Igen lehetőséget választja, és nem sikerül bevinni a mezőt, akkor egy üzenetablak figyelmezteti, hogy feltétlenül írjon be.
Nulla hosszúság engedélyezése
Ez a tulajdonság lehetővé teszi, hogy nulla hosszúságú karakterláncokat írjon be egy mezőbe. A nulla hosszúságú karakterlánc – két idézőjel, amelyek között nincs szöveg vagy szóköz („”) – azt jelzi, hogy egy mezőben nincs érték. Ha látni szeretné, hogyan működnek a nulla hosszúságú karakterláncok, tegyük fel, hogy az adatbázistáblája e-mail címek megadását kéri. Ha nem tudja, hogy egy személynek van-e e-mail címe, akkor hagyja üresen az E-mail cím mezőt. Ha azonban tudta, hogy az illetőnek nincs e-mail címe, akkor ezt egy nulla hosszúságú karakterlánc beírásával jelezheti. Válassza az Igen lehetőséget a legördülő listában, hogy engedélyezze a nulla hosszúságú karakterláncok beírását a mezőbe.
Indexelt
Ez a tulajdonság azt jelzi, hogy a mezőt indexelték-e. Az indexek gyorsabbá teszik a mezők rendezését és a keresést. A Nem szó jelenik meg ebben a szövegmezőben, ha a mező nincs indexelve.
Unicode kifejezés
Válassza az Igen lehetőséget a Unicode Expression legördülő listából, ha tömöríteni szeretné az Unicode formátumban tárolt adatokat. Az adatok ilyen módon történő tárolása lemezterületet takarít meg, és valószínűleg nem kívánja megváltoztatni ezt a tulajdonságot.
Intelligens címkék
Ha intelligens címkéket kíván beírni a mezőbe, jelezze, hogy milyen típust ad meg, ehhez kattintson az Intelligens címkék mező melletti három pontra, és válasszon egy lehetőséget a Műveletcímkék párbeszédpanelen.
Szöveg igazítás
Ez a tulajdonság határozza meg, hogy a szöveg hogyan legyen igazítva egy oszlopban, egy űrlapon vagy jelentésben. Válassza az Általános lehetőséget, hogy az Access meghatározza az igazítást, vagy válassza a Balra, Jobbra, Középre vagy Elosztásra lehetőséget.
Szövegformátum
A hosszú szöveges mezőkben elérhető legördülő lista lehetővé teszi a formázott szöveg engedélyezését a mezőben. Ha ezt a tulajdonságot Rich Text értékre állítja, akkor különböző szavakat félkövérre, dőltre, aláhúzhat, valamint módosíthatja a betűméretet és -színt. Állítsa be Sima szövegre, ha egyszerű, unalmas szöveget szeretne formázni.
Csak hozzáfűzés
A hosszú szöveges mezőkben elérhető tulajdonság lehetővé teszi, hogy csak egy hosszú szöveg mezőhöz adjon hozzá adatokat a megjegyzések előzményeinek gyűjtéséhez.
Dátumválasztó megjelenítése
Ez a tulajdonság a Dátum/Idő mezőkben érhető el. Válassza a Dátumokhoz lehetőséget, ha egy gombot szeretne elhelyezni az oszlop mellett, amelyre kattintva az adatrögzítők megnyithatják a naptárat, és számok beírása helyett dátumot választhatnak.
IME mód/IME mondat mód
Ezek az opciók az Access kelet-ázsiai verzióiból származó karakterek és mondatok konvertálására szolgálnak.
Talán a legjobb módja annak, hogy megbizonyosodjon az adatok helyes beviteléről, ha létrehoz egy adatbeviteli legördülő listát. Így bárki, aki beírja az adatokat az adatbázistáblába, megteheti ezt úgy, hogy kiválaszt egy elemet a listából, nem pedig úgy, hogy beírja. Ez a módszer időt takarít meg, és megakadályozza az érvénytelen adatok bevitelét. Az Access két lehetőséget kínál a legördülő lista létrehozására:
Egy úgynevezett keresési lista.
Önálló legördülő lista létrehozása
Kövesse az alábbi lépéseket, ha legördülő listát vagy keresőlistát szeretne létrehozni a beírt bejegyzésekkel:
Tervező nézetben kattintson arra a mezőre, amelyhez legördülő lista szükséges.
Nyissa meg az Adattípus legördülő listát, és válassza a Keresővarázsló lehetőséget, a lista utolsó lehetőségét.
Megjelenik a Lookup Wizard párbeszédpanel.
Válassza a második lehetőséget, beírom a kívánt értékeket, majd kattintson a Tovább gombra.
A következő párbeszédpanel Col1 alatt adja meg a legördülő listában megjeleníteni kívánt elemeket; majd kattintson a Tovább gombra.
Létrehozhat többoszlopos listát úgy, hogy beír egy számot az Oszlopok száma szövegmezőbe, majd beírja a lista elemeit.
Adjon meg egy nevet a mezőnek, ha szükséges, majd kattintson a Befejezés gombra.
Váltson Adatlap nézetre, és nyissa meg a legördülő listát a mezőben, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelelően jelenik meg.
Ha el szeretne távolítani egy keresési listát egy mezőből, jelölje ki a mezőt, lépjen a Keresés lapra a Tervező nézet ablakában, nyissa meg a Megjelenítés vezérlése legördülő listát, és válassza a Szövegdoboz lehetőséget.
A legördülő lista tartalmának megtekintéséhez válassza ki azt a mezőt, amelyhez a listát létrehozta, váltson Tervező nézetre, és válassza ki a Keresés lapot a Mező tulajdonságai panelen. A listát a Sorforrás szövegmezőben lévő elemek szerkesztésével vagy eltávolításával szerkesztheti. Ügyeljen arra, hogy pontosvessző (;) legyen az egyes elemek között.
Keresési mező tulajdonságai.
Listaelemek lekérése adatbázistáblából
Mielőtt egy másik adatbázistáblából lekérhetné a listaelemeket, érdemes lehet kapcsolatot definiálni a táblák között; nem kötelező, de ajánlott. Kövesse az alábbi lépéseket, hogy egy másik adatbázistáblából legördülő listába kerüljön az elemek:
Tervező nézetben kattintson a listát igénylő mezőre, nyissa meg az Adattípus legördülő listát, és válassza a Keresővarázsló lehetőséget.
Megjelenik a Lookup Wizard párbeszédpanel.
Válassza ki az első lehetőséget, azt szeretném, ha a keresési mező egy másik táblából vagy lekérdezésből kérné le az értékeket, majd kattintson a Tovább gombra.
Megjelenik a táblák listája az adatbázisban.
Válassza ki a táblázatot a szükséges adatokkal, majd kattintson a Tovább gombra.
A párbeszédpanel a táblázatban elérhető mezők listáját jeleníti meg.
Válassza ki azt a mezőt, ahol a lista adatait tárolja.
Kattintson a > gombra.
A lista neve a párbeszédpanel jobb oldalán, a Kijelölt mezők alatt jelenik meg.
Kattintson a Tovább gombra.
Általában a listák növekvő sorrendben jelennek meg, de kiválaszthat egy mezőt, és a Növekvő gombra kattintva megfordíthatja a lista sorrendjét. (Ne feledje, hogy a gomb Csökkenő gombpá változik.)
Kattintson a Befejezés gombra.
Ha annyira kedve tartja, módosíthatja a lista szélességét, mielőtt a Befejezés gombra kattintana, de ezt bármikor megteheti az adatlapon.
Tegyük fel, hogy rossz mezőből vagy rossz adatbázistáblából szerezte be az elemeket. A probléma megoldásához válassza ki azt a mezőt, amelyhez a listát létrehozta, majd a Tervező nézetben válassza a Keresés lapot. Válassza a Szövegdobozt a Combo Box helyett a Display Control legördülő listában, és kezdje elölről.
Lábjegyzetek és végjegyzetek létrehozása a Word 2013-ban. Részletes útmutató, hogyan készíthet különféle stílusú jegyzeteket bibliográfiai információkhoz vagy magyarázó megjegyzésekhez.
Tudjon meg mindent arról, hogyan lehet az Excelben kiemelni a statisztikailag kiugró értékeket, mégpedig egyszerű eszközökkel és módszerekkel. Kiemelt figyelmet fordítunk a kiugró értékek azonosítására és kezelésére.
Az Excel Mintavételi eszközével véletlenszerűen kiválaszthat elemeket egy adatkészletből vagy választhat minden n-edik elemet. Ismerje meg, hogyan használhatja ezt a hasznos funkciót az adatelemzéshez!
Fedezze fel a Microsoft Word 2019 legjobb trükkjeit, amelyek segítenek a hatékonyabb munkavégzésben. Tudd meg, hogyan használhatod ki a program funkcióit!
A Word 2019-ben a bekezdések igazítása és behúzása kulcsfontosságú a dokumentumok megfelelő megjelenítéséhez. Ismerje meg a formázási lehetőségeket és tippeket a hatékonyabb munkához.
Fedezze fel, hogyan használhatja az Excel 2019 Solver bővítményt a komplex problémák megoldására. A célcella, változócellák és kényszerek beállítása lépésről lépésre.
A Word lehetővé teszi dinamikus elemek hozzáadását a dokumentumhoz. Fedezze fel, hogyan lehet különböző mezőket használni a Word programban a dinamikus tartalom létrehozásához.
A SharePoint 2010 oszlopai az adatok tárolására szolgálnak. Fedezze fel a különböző oszlop típusokat és azok alkalmazását a SharePoint rendszeren belül.
A Word 2013 szövegtörlésének képessége kulcsfontosságú, legyen szó szövegalkotásról vagy törlésről. Ismerje meg a hatékony szövegtörlési módszereket!
A fotóalbum funkció a PowerPoint 2016-ban lehetővé teszi, hogy egyszerre több fényképet illesszen be egy prezentációba, megkönnyítve ezzel a többszörös képek kezelését.
