Mire kell figyelni a pénzügyi modell ellenőrzésekor vagy auditálásakor

Ha már egy ideje használja az Excelt, valószínűleg szívesebben készíti el saját táblázatait vagy pénzügyi modelljeit a semmiből. Vállalati környezetben azonban az emberek ritkán kapják meg ezt a lehetőséget. Ehelyett egy meglévő modellt kell átvenniük, amelyet valaki más épített.

Lehet, hogy olyan szerepbe lép, amelyet valaki mástól vesz át, és van egy meglévő pénzügyi beszámolási modell, amelyet havonta frissítenie kell. Vagy azt mondták neked, hogy negyedévente számítsa ki az értékesítési jutalékokat egy szörnyű, 50 lapos táblázat alapján, amelynek nem igazán tetszik a kinézete. Nemcsak mások modelljeit örökli az eredeti modellező által bevitt bemenetekkel, feltételezésekkel és számításokkal együtt, hanem a modellező hibáit is.

Ha felelősséget akarsz vállalni valaki más modelljéért, akkor fel kell készülnöd arra, hogy átvegyed és a magadévá tegye. Felelősséggel kell tartoznia ennek a modellnek a működéséért, és biztosnak kell lennie abban, hogy megfelelően működik. Íme egy ellenőrző lista azokról a dolgokról, amelyeket ellenőriznie kell, amikor először örökli valaki más pénzügyi modelljét:

• Ismerkedjen meg megjelenésével és érzésével. Nézze meg az egyes lapokat, hogy megtudja, milyen színsémákat használtak. Olvasson át bármilyen dokumentációt. Létezik olyan kulcs, amely segít megnézni, melyik sejt melyik? A modellező különbséget tett a képletek és a keményen kódolt feltételezések között?
• Jól nézd meg a képleteket. Következetesek? Tartalmaznak olyan kemény kódolt értékeket, amelyek nem frissülnek automatikusan, és ezért hibákat okoznak?
• Futtasson hibaellenőrzést. Nyomja meg a Hibaellenőrzés gombot a Szalag Képletek lapjának Képletnaplózás szakaszában, hogy egy pillantással megnézhesse, vannak-e olyan Excel-hibák a lapon, amelyek problémákat okozhatnak.
• Ellenőrizze a külső fájlokra mutató hivatkozásokat. A külső hivatkozások a működő műveleti folyamat érvényes részét képezhetik, de tudnia kell, hogy ez a fájl kap-e valamilyen bemenetet külső munkafüzetekből, hogy megbizonyosodjon arról, hogy senki nem változtatja meg véletlenül a lap- vagy fájlneveket, ami hibákat okozna a modellben. Keresse meg a külső hivatkozásokat a Hivatkozások szerkesztése gomb megnyomásával a szalag Adatok lapjának Kapcsolatok szakaszában.
• Tekintse át a megnevezett tartományokat. Az elnevezett tartományok hasznosak lehetnek egy pénzügyi modellben, de néha hibákat rejtenek magukban a redundáns nevek, valamint a külső hivatkozások miatt. Tekintse át az elnevezett tartományokat a Névkezelőben, amely a Szalag Képletek lapjának Meghatározott nevek részében található. Töröljön minden elnevezett tartományt, amely hibákat tartalmaz, vagy amelyeket nem használnak, és ha külső fájlokra mutató hivatkozásokat tartalmaznak, vegye figyelembe, és győződjön meg arról, hogy szükség van rájuk.
• Ellenőrizze az automatikus számításokat. A képleteknek automatikusan kell kiszámítaniuk, de néha, ha egy fájl nagyon nagy, vagy a modellező szereti manuálisan irányítani a változtatásokat, a számítás automatikus helyett manuálisra van állítva. Ha a Calculate szót látja a bal alsó állapotsorban, ez azt jelenti, hogy a számítás manuálisra van állítva, tehát valószínűleg összetett vizsgálat előtt áll! Nyomja meg a Számítási beállítások gombot a Szalag Képletek lapjának Számítás szakaszában a kézi és az automatikus munkafüzet-számítás közötti váltáshoz.

Ezeken a lépéseken kívül itt található néhány praktikus auditálási eszköz az Excelben, amelyek segítségével ellenőrizheti, auditálhatja, érvényesítheti és szükség esetén kijavíthatja az örökölt modellt, így biztos lehet benne a pénzügyi modell eredményeiben:

• Ellenőrizze a munkafüzetet. Ismerje meg modellje rejtett funkcióit, és azonosítsa a potenciálisan problémás jellemzőket, amelyeket egyébként nagyon nehéz lenne megtalálni ezzel a kevéssé ismert eszközzel. Használatához nyissa meg a munkafüzetet, kattintson a Fájl gombra a szalagon; az Info lapon kattintson a Hibakeresés gombra.
• F2: Ha egy képlet forráscellái ugyanazon az oldalon vannak, az F2 billentyűparancs szerkesztési módba helyezi a cellát, így ez a parancsikon jó módja annak, hogy vizuálisan megtekinthesse, honnan származnak a forrásadatok.
• Előzmények/függők nyomon követése: Az Excel auditáló eszközei vizuálisan követik nyomon a kapcsolatokat a nyomkövető vonal nyilakkal. Ezeket az eszközöket a Szalag Képletek lapjának Képletnaplózás részében érheti el.
• Képlet kiértékelése: A szalag Képletek lapjának Képletauditálás részében található Képlet kiértékelése eszközzel távolítsa el a hosszú és összetett képleteket.
• Hibaellenőrző eszközök: Ha hibázik – vagy amit az Excel hibának gondol – egy zöld háromszög jelenik meg a cella bal felső sarkában. Ez akkor történik meg, ha kihagyja a szomszédos cellákat, vagy ha olyan szöveget ad meg, amely úgy tűnik, hogy számnak kell lennie.
• Figyelőablak: Ha vannak kimeneti cellái, amelyeket szemmel szeretne tartani, ez az eszköz egy külön ablakban jeleníti meg a megadott cellák eredményét. Ezt az eszközt a Szalag Képletek lapjának Képletauditálás részében találja. Hasznos a képletek teszteléséhez, hogy megtekinthesse a feltevések változásának hatását egy külön cellára vagy cellákra.
• Képletek megjelenítése: Ha az összes képletet egy pillantással szeretné látni a kapott értékek helyett, nyomja meg a Képletek megjelenítése gombot a szalag Képletek lapjának Képletnaplózás szakaszában (vagy használja a Ctrl+` billentyűparancsot). A Képletek megjelenítése egy nagyon gyors és egyszerű módja annak, hogy megnézze, léteznek-e kemény kódolt értékek.