Sok Microsoft Project 2019-et használó szervezet sok projektet kezel egyszerre. Néha egy projekt az egyetlen ilyen típusú projekt egy vállalatnál, például egy irodaköltözés megszervezése. Más projektek, mint például egy építészeti cég épülettervezési projektje, több más, hasonló projekttel egyidejűleg zajlanak, és sok azonos erőforrásra, például építészekre és rajzolókra épülnek.
Ha egy szervezet egyidejűleg hasonló jellegű projektekben vesz részt, akkor a központosított erőforráskészletből való felhasználás időt takaríthat meg, mivel nem kell már meglévő erőforrásokat létrehoznia. A projektek közötti erőforrások nyomon követése is hasznos lehet.
Egy másik időtakarékos projektfunkcióval is lekérheti a meglévő erőforrásokat a vállalati címjegyzékből vagy az Outlook saját címjegyzékéből.
Mind az egyedi erőforrások, mind az általános erőforrások létrehozhatók egy üres projektben erőforráskészletként, és elmenthetők a vállalati hálózat elérhető helyére. Ezután bármelyik projektmenedzser hozzárendelheti ezeket az erőforrásokat a saját projektjéhez. Ezeket a projekteket ezután megosztó fájloknak nevezzükmert megosztják az erőforrásokat az erőforráskészletből. Például, ha van egy karbantartói csoportja, akiket a gyártó cégben mindenki projektekhez rendel, hozzon létre egy Resource Pools nevű projektfájlt, és adja meg az összes megosztani kívánt erőforrást az Erőforráslap nézetben. Vagy hozza létre a CEO nevű erőforráskészlet-fájlt, és hagyja, hogy mindenki, aki olyan projekteket kezel, amelyekhez a vezérigazgató közreműködése szükséges, kijelölje őt arról a központi helyről. Ezután a Project erőforrás-megosztó eszközeivel rendelje hozzá ezeket az erőforrásokat a terven belüli feladatokhoz.
Ha valaki erőforrás-hozzárendelést használ egy megosztófájlból, akkor ezek az információk szintén az erőforráskészlet-fájlba kerülnek. Ezután bárki használhatja ezt a fájlt, hogy megtekinthesse az erőforrás-allokációkat a szervezet összes projektje között.
Ha vállalata egészében használja a Projectet, akkor egy erőforráskészlettel rendelkezhet, amely a közös erőforrások központi tárháza, amely lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy ezeket az erőforrásokat hozzárendeljék különböző projektjeikhez. Az erőforráskészlet használatával reálisabb képet alkothat arról, hogy az erőforrások mennyire elfoglaltak az összes projektben bármikor.
Ne keverje össze az erőforráskészleteket a vállalati erőforrásokkal, amelyekhez be kell állítani a Project Professional, a Project Server és a Microsoft Office Project Web App alkalmazást. Az erőforráskészlet egyszerűen egy projektfájl, amely csak az erőforrások listáját tartalmazza Erőforráslap nézetben, és a munkacsoport vagy a vállalati szerver megosztott hálózati meghajtójára van mentve. Bárki, aki hozzáfér az erőforráskészlet-fájlhoz, hozzárendelheti a benne lévő erőforrásokat projektekhez. Az erőforráskészlet mindenkit megkímél attól a fáradságtól, hogy ezeket az erőforrásokat ismételten létre kell hoznia az egyéni projektekben.
A teljes szervezete számára elérhető erőforrás eléréséhez kövesse az alábbi eljárást:
Nyissa meg az erőforráskészlet-fájlt, majd nyissa meg azt a fájlt, amely a megosztófájl lesz.
A megosztó fájlban válassza az Erőforrás → Erőforráskészlet → Erőforrások megosztása menüpontot.
Megjelenik az Erőforrások megosztása párbeszédpanel.
Adja meg a projekt erőforrásait.
Ha azt szeretné megadni, hogy egy projekt csak a saját erőforrásait használja (az alapértelmezett beállítás), válassza a Saját erőforrások használata lehetőséget. Ha meg szeretné osztani az erőforrásokat, válassza az Erőforrások használata lehetőséget, majd válasszon egy projektet a Feladó listából.
Adja meg, hogy a Project mit tegyen, ha ütköző erőforrás-beállítás, például erőforrás-alapnaptár létezik.
Ha a projekt beállításai élveznek elsőbbséget, válassza a Megosztó elsőbbséget élvez opciót. Ha azt szeretné, hogy a készletbeállítás érvényesüljön, válassza a Pool elsőbbséget élvez lehetőséget.
A folyamat befejezéséhez kattintson az OK gombra.
A megadott erőforráskészletben lévő összes erőforrás hozzáadódik a saját projekt erőforráslistájához, és készen áll a feladatokhoz való hozzárendelésre.
Miután hozzáadott egy megosztott erőforrást a projekthez, frissítheti a megosztott erőforrás-információkat, ha a megosztott erőforrásokat karbantartó személy változtatást hajtott végre, például növelte az erőforrás óránkénti díját. Ehhez válassza az Erőforrás → Erőforrás megosztása → Erőforráskészlet frissítése menüpontot.
Ha a különálló projekteket bármikor egyetlen főprojektben egyesíti, a Project lehetővé teszi az erőforrások megkettőzését. Ha összekapcsolja az egyesített projekteket, majd töröl egy ismétlődő erőforrást a főprojektben, az az alprojektben is törlődik. A jobb gyakorlat az, ha az összes különálló projekt megosztja az erőforrásokat egy erőforráskészletből, így a fő projektfájl létrehozásakor ne keletkezzenek ismétlődő erőforrások.
Az erőforráskészletekből erőforrások lehívása időt takarít meg, mivel nem kell ismételten újra létrehoznia ezeket az erőforrásokat. Azonban felmerülhet a kérdés, hogy érdemes-e nyomon követni az erőforrás idejét az erőforráskészlet-fájlban, hogy megtudja, nincs-e túlfoglalt az erőforrás. A valós világban a legtöbb projekt olyan erőforrásokat használ, amelyeket nem csak egyetlen projektnek szentelnek. A Project új felhasználói gyakran összezavarodnak, mert szinte minden projektjén dolgozó személy más munkával tölt időt, a munkatársakkal és ügyfelekkel folytatott általános kommunikációtól a más projektekbe fektetett erőfeszítésekig. Ezeknek a kezdőknek erőforráskészleteket kell építeniük, hogy figyelembe vegyék az egyszerre több projekt között megosztott időt?
Általánosságban elmondható, hogy minden erőforrás napjának minden percét követni próbálja, hogy az erőforrások 100 vagy 50 százalékban dolgoznak-e a feladatokon, vagy több projekt között vannak megosztva, káoszt jelent. Tedd fel magadnak ezt a kérdést: Amikor ez az erőforrás a projekted egyik feladatán dolgozik, akkor teljes figyelmét erre a feladatra fogja fordítani? Ha igen, akkor lehet, hogy nem kell bolondoznia a megosztott erőforrások nyomon követésével számos projektben. Főleg a rövidebb feladatoknál működik jól, ha ellenállunk annak a késztetésnek, hogy a saját projektünkön kívüli erőforrások erőfeszítéseit mikromenedzselni kezdjük. Ha viszont az erőforrások csak a felében dolgoznak, vagy rutinszerűen felosztja az időt két projekt között, fontolja meg megosztott erőforrás-eszközök használatát az erőforrások nyomon követésére a projektek között.
A Project lehetővé teszi, hogy megtakarítsa az erőforrás-információk megadásával töltött időt azáltal, hogy erőforrásokat vonhat le az Outlookból.
Ha erőforrásokat szeretne lekérni az Outlookból, meg kell adnia azt alapértelmezett levelezőprogramként: Nyissa meg az Outlookot, és amikor a rendszer megkérdezi, hogy szeretné-e alapértelmezett programként használni, mondjon igent.
Ha egy vagy több Outlook-erőforrást beszúr a projektbe, azok hozzáadódnak a projektlistához, az Outlook címjegyzékében szereplő erőforrásnév és e-mail-cím használatával. Az alapértelmezett első betűs kezdőbetű és a munkatípus is előre hozzá van rendelve. Ezután tetszőleges részletet hozzáadhat az erőforráshoz.
Ha erőforrásokat szeretne beszúrni az Outlook címjegyzékéből, jelenítse meg az Erőforráslap nézetet, és kövesse az alábbi lépéseket:
Lépjen az Erőforrás fülre a szalagon. A Beszúrás csoportban kattintson az Erőforrások hozzáadása, majd a Címjegyzék elemre.
Megjelenik az Erőforrások kiválasztása párbeszédpanel.
Kattintson egy erőforrás nevére a Név listában.
Kattintson a Hozzáadás gombra, hogy a kiválasztott nevet az Erőforrások listába helyezze.
Ismételje meg a 2. és 3. lépést, hogy hozzáadja a projekthez az összes importálni kívánt erőforrásnevet.
Ha végzett, kattintson az OK gombra.
A nevek most megjelennek a projekt erőforráslistájában, és készen állnak a feladatokhoz való hozzárendelésükre.
A Microsoft Project erőforrásainak kezelésével kapcsolatos további információkért tekintse meg az Erőforrások kezelése a Microsoft Project 2019 programban című témakört .
Lábjegyzetek és végjegyzetek létrehozása a Word 2013-ban. Részletes útmutató, hogyan készíthet különféle stílusú jegyzeteket bibliográfiai információkhoz vagy magyarázó megjegyzésekhez.
Tudjon meg mindent arról, hogyan lehet az Excelben kiemelni a statisztikailag kiugró értékeket, mégpedig egyszerű eszközökkel és módszerekkel. Kiemelt figyelmet fordítunk a kiugró értékek azonosítására és kezelésére.
Az Excel Mintavételi eszközével véletlenszerűen kiválaszthat elemeket egy adatkészletből vagy választhat minden n-edik elemet. Ismerje meg, hogyan használhatja ezt a hasznos funkciót az adatelemzéshez!
Fedezze fel a Microsoft Word 2019 legjobb trükkjeit, amelyek segítenek a hatékonyabb munkavégzésben. Tudd meg, hogyan használhatod ki a program funkcióit!
A Word 2019-ben a bekezdések igazítása és behúzása kulcsfontosságú a dokumentumok megfelelő megjelenítéséhez. Ismerje meg a formázási lehetőségeket és tippeket a hatékonyabb munkához.
Fedezze fel, hogyan használhatja az Excel 2019 Solver bővítményt a komplex problémák megoldására. A célcella, változócellák és kényszerek beállítása lépésről lépésre.
A Word lehetővé teszi dinamikus elemek hozzáadását a dokumentumhoz. Fedezze fel, hogyan lehet különböző mezőket használni a Word programban a dinamikus tartalom létrehozásához.
A SharePoint 2010 oszlopai az adatok tárolására szolgálnak. Fedezze fel a különböző oszlop típusokat és azok alkalmazását a SharePoint rendszeren belül.
A Word 2013 szövegtörlésének képessége kulcsfontosságú, legyen szó szövegalkotásról vagy törlésről. Ismerje meg a hatékony szövegtörlési módszereket!
A fotóalbum funkció a PowerPoint 2016-ban lehetővé teszi, hogy egyszerre több fényképet illesszen be egy prezentációba, megkönnyítve ezzel a többszörös képek kezelését.
