Mi az a Microsoft Access és mire használja?

Az Access 2019, a Microsoft Office adatbázis-alkalmazás legújabb verziója mindig is hatékony program volt, és ez a verzió sem különbözik egymástól. Ennyi erő révén az Access olyan alkalmazássá válik, amelyet nem olyan könnyű megtanulni egyedül.

Nem kell minden funkciót és eszközt használnia, és az Access boríték széleit megnyomni. Valójában nagyon keveset használhat az Access által kínált dolgokból, és mégis jelentős megoldást hoz létre az adatok tárolására és elérésére vonatkozó igényeinek kielégítésére – mindezt azért, mert az Access valóban „mindent meg tud tenni” –, amely lehetővé teszi az adatbázis gyors felállítását, rekordokat építhet be az adatbázisba, majd ezeket az adatokat számos hasznos módon felhasználhatja. Később, ki tudja? Lehet, hogy Access guru leszel.

Mi az Access jó? Ez egy jó kérdés. Nos, annak a listája, hogy mit lehet vele csinálni, sokkal hosszabb, mint annak, amit nem tehet meg vele – persze, különösen, ha elhagyja az olyan dolgokat, mint az „elmossuk az autót” és a „mosogatás”. a „nem tehetem” listát. Amikor az adatok rendszerezéséről, tárolásáról és visszakereséséről van szó, az Access áll az osztály élén.

Nagy adatbázisok létrehozása az Alexával

Oké, mit értek nagy adatbázis alatt? Bármilyen adatbázis, amely sok rekordot tartalmaz – és a sok alatt több százat értem. Legalább. És természetesen, ha több ezer rekordja van, akkor szüksége van egy olyan eszközre, mint az Access, hogy kezelje azokat. Bár használhatja a Microsoft Excelt rekordlisták tárolására, korlátozza a tárolható rekordok számát (legfeljebb egy munkalapon található sorok számát). Ezenkívül az Excel segítségével nem állíthat be semmit, csak egy egyszerű listát, amely rendezhető és szűrhető. Tehát minden sok rekorddal és összetett adattal a legjobb az Accessben.

Néhány ok, amiért az Access jól kezeli a nagy adatbázisokat:

• Általában egy nagy adatbázisnak nagy adatbeviteli igénye van. Az Access nemcsak űrlapokat kínál, hanem olyan funkciókat is, amelyek segítségével egy gyors űrlapot hozhat létre, amelyen keresztül valaki beviheti ezeket a rekordokat. Ez könnyebbé és gyorsabbá teheti az adatbevitelt, és jelentősen csökkentheti a hibahatárt.
• Ha sok-sok rekordja van, akkor rengeteg lehetőség van a hibák behatolására. Ide tartoznak a duplikált rekordok, az elgépelt rekordok és a hiányzó információkat tartalmazó rekordok – és ez csak a nyitókra vonatkozik. Tehát szüksége van egy alkalmazásra, például az Accessre, hogy kiküszöbölje és kijavítsa ezeket a hibákat.
• A nagy adatbázisok nagy igényeket jelentenek a pontos és éles jelentéskészítéshez. Az Access hatékony jelentéskészítő eszközökkel rendelkezik, amelyek segítségével nyomtatott és képernyőn megjelenő jelentéseket készíthet – és ezek annyi vagy annyi adatot tartalmazhatnak, amennyire szüksége van, szükség esetén több táblázatból is. A jelentéseket a közönségéhez szabhatja, a jelentések oldalain megjelenő tartalmaktól kezdve a használt színekig és betűtípusokig.
• A nagy adatbázisokon nehéz átgázolni, ha meg akarunk találni valamit. Az Access számos eszközt biztosít a rendezéshez, kereséshez és saját speciális eszközeinek ( lekérdezéseknek ) létrehozásához, amelyek segítségével megtalálhatja a megfoghatatlan egyetlen rekordot vagy rekordcsoportot, amire szüksége van.
• Az Access időt takarít meg, mivel megkönnyíti az adatok importálását és újrahasznosítását. Előfordulhat, hogy bizonyos eszközöket használt más forrásokból származó adatok importálására – például Excel-munkalapokból (ha az Excelben kezdte, és maximálisan kihasználta annak adattároló eszközként való hasznosságát) és Word-táblázatokat. Az Access megóvja az összes adat újrabevitelétől, és lehetővé teszi több adatforrás konzisztenciájának megőrzését.

Adatbázisok létrehozása több táblával

Függetlenül attól, hogy az adatbázis 100 vagy 100 000 (vagy több) rekordot tartalmaz, ha külön táblákat kell vezetnie és össze kell kapcsolnia az információk maximális kihasználása érdekében, akkor szüksége van egy relációs adatbázisra – és ez az Access. Honnan tudja, hogy az adatoknak külön táblázatokban kell lenniük? Gondoljon az adataira – nagyon szét vannak osztva? Érintőkön megy? Tekintse meg a következő példát, alkalmazza a fogalmakat az adatokra, és ellenőrizze, hogy szüksége van-e több táblára az adatbázishoz.

A Big Organization adatbázisa

Képzelje el, hogy egy nagyon nagy cégnél dolgozik, és a cég rendelkezik adatokkal a vevőiről és rendeléseikről, a cég által értékesített termékekről, beszállítóiról és alkalmazottairól. Egy ilyen összetett adatbázishoz több táblára van szükség, az alábbiak szerint:

• Egy táblázat tartalmazza az ügyfelek adatait – neveket, címeket, telefonszámokat és e-mail címeket.
• A második táblázat tartalmazza a vásárlók rendeléseit, beleértve a megrendelést feladó vásárló nevét, az értékesítést lebonyolító eladót, a szállítási információkat és a megrendelés dátumát.
• A harmadik táblázat információkat tartalmaz a vállalat által értékesített termékekről, ideértve a termékszámokat, a beszállítók nevét, az árakat és a raktáron lévő cikkek számát.
• A negyedik táblázat a beszállítói adatokat tartalmazza – azokról a vállalatokról, amelyektől a fő szervezet beszerzi a termékkészletét, hogy továbbértékesítse az ügyfeleknek. A táblázat tartalmazza a cégek nevét, kapcsolattartóját, valamint az elérhetőségükhöz szükséges címet, e-mail-címet és telefonszámot.
• Az ötödik táblázat az alkalmazottak adatait tartalmazza – a felvétel dátumától az elérhetőségükön át a munkakörük megnevezéséig –, valamint a róluk szóló megjegyzéseket, mintegy összefoglalót az önéletrajzukról.

Más táblázatok is léteznek – a szállítmányozó cégek listájának és elérhetőségeiknek (a vevői rendelések kiszállításához), egy költségtáblázat (a vállalkozás működtetése során felmerült költségekhez) és a fő négy táblázathoz használt egyéb táblázatok vezetésére.

Mivel nem kell minden rekordhoz minden mezőt kitölteni – az adatbázis bármely táblájában –, ha például nincs telefonszáma, vagy nem tud e-mail címet, akkor ezeket a mezőket nem árt üresen hagyni. amíg meg nem szerzi ezeket az információkat.

Nem sikerült megtervezni? Tervezze meg a kudarcot

Ha alaposan átgondolja adatbázisát, adatainak felhasználását, és azt, hogy mit kell tudnia alkalmazottairól, ügyfeleiről, önkénteseiről, adományozóiról, termékeiről vagy projektjeiről – bármiről is tárol információkat –, akkor tervezheti:

• Hány asztalra lesz szüksége
• Melyik adat melyik táblába kerül
• Hogyan használhatja együtt a táblázatokat a szükséges jelentések elkészítéséhez

Természetesen mindenki elfelejt valamit, és a tervek megváltoznak, miután egy rendszert már bevezettek. De ne aggódjon – a hozzáférés nem olyan merev, hogy káosz alakuljon ki, ha elkezdi építeni az asztalait, és elfelejt valamit (egy-két mezőt, egy egész asztalt). Mindig hozzáadhat egy olyan mezőt, amelyet elfelejtett (vagy amelyről valami fényes szikra mondta, hogy szükség van), vagy hozzáadhat egy új táblázatot. De a lehető legapróbb előre tervezés továbbra is elengedhetetlen.

Az alapos tervezés részeként vázolja fel a tervezett adatbázist papíron, egyfajta folyamatábrát rajzolva minden táblázathoz dobozokkal és az egyes mezők listájával. Rajzoljon nyilakat, hogy megmutassa, hogyan kapcsolódnak egymáshoz – ez olyan, mint egy egyszerű családfa rajzolása –, és már jó úton halad egy jól megtervezett, hasznos adatbázis felé.

Íme egy praktikus eljárás, amelyet követnie kell, ha még nem ismeri az adatbázis tervezésének folyamatát:

1. Papíron vagy szövegszerkesztő dokumentumban, amelyik kényelmesebb, írja be a következőket:

• Egy kísérleti név az adatbázishoz
• Azon információk listája, amelyeket naponta vagy rendszeresen szeretne beszerezni az adatbázisból

2. Most ezen információk alapján hozzon létre egy új listát a tárolható tényleges adatokról:

Soroljon fel minden olyan információt, amely eszébe jut vevőiről, termékeiről, ötleteiről, tokjairól, könyveiről, műalkotásairól, diákjairól – bármiről legyen is szó az adatbázisában. Ne féljen túlzásba esni – mindig kihagyhat néhány elemet a listában, ha nem olyan dolgoknak bizonyul, amelyeket valóban tudnia kell (vagy esetleg megtudhat) az adatbázis minden eleméről.

3. Vegye ki a mezők listáját – ez az összes információ –, és kezdje el logikai csoportokra bontani őket.

Hogyan? Gondoljon a területekre és arra, hogyan működnek együtt:

• Például, ha az adatbázis nyilvántartja a könyvtár a könyvek, talán a cím, a megjelenés dátuma, kiadó, ISBN ( I N EMZETKÖZI S tandard B Ook N umbra, ami egyedülálló minden könyv), az ár és az oldalszámot is tárolható az egyik csoportban, míg a szerzői információk, recenziók és az azonos szerzőtől származó egyéb címek vagy az azonos témájú könyvek listája egy másik csoportban tárolható. Ezek a csoportok egyedi táblákká válnak, létrehozva a könyvek relációs adatbázisát.
• Találja ki, mi az egyedi az egyes rekordokban. Az előző pontban leírtak szerint minden rekordhoz egyedi mezőre van szükség. Bár az Access egyedi értéket tud létrehozni az Ön számára, ha az adatbázisban nem találhatók egyedi adatok az egyes rekordokhoz, gyakran a legjobb, ha már rendelkezik ilyen mezővel, vagy saját maga hoz létre egy ilyen mezőt. Ügyfélszámok, hallgatói számok, társadalombiztosítási számok, könyvek ISBN-számai, katalógusszámok, sorozatszámok – minden, ami nem azonos két rekord esetében, megfelelő.

Ha készen áll a mezők nagy listája és néhány kísérleti csoportosítása, valamint az egyes rekordok egyedi mezőinek elképzelése, elkezdheti kitalálni, hogyan használja fel az adatokat.

4. Készítsen listát az adatok felhasználásának módjairól, beleértve:

• A létrehozni kívánt jelentések, beleértve azon mezők listáját is, amelyeket az egyes jelentések tartalmaznak
• Az adatok egyéb felhasználási módjai – postai címkék, termékcímkék, katalógusadatok, árlisták, névjegyzékek stb.

5. Sorolja fel az összes helyet, ahol adatai jelenleg találhatók. Ez lehet a zsebében lévő papírcédulákon, egy dobozban lévő kártyákon, egy másik programban (például Excelben), vagy esetleg egy olyan cégen keresztül, amely marketing célokra értékesít adatokat.

Ezzel a tervezéssel készen áll az adatbázis felépítésére.

Adatbázisok elérése felhasználói űrlapokkal

Amikor az adatbázist tervezi, fontolja meg az adatok beviteli módját:

• Ha saját maga végzi el az adatbevitelt, akkor talán kényelmesen dolgozik egy táblázatszerű környezetben (az Access adatlapnézetként ismert ), ahol a táblázat egy nagy rács. Soronként kitöltöd, és minden sor rekord.

Az ábra a folyamatban lévő önkéntesek táblázatát mutatja Adatlap nézetben. Ön dönti el: Könnyen használható, vagy elképzelheti magát, hogy elfelejt egy sorral lejjebb lépni, és rossz dolgokat ír be a rossz oszlopokba az egyes rekordok beírásakor? Amint látja, több mező van, mint amennyi az ablakban látható, így a nézet használatához sokat kell görgetnie balra és jobbra.

Az adatlap nézet egyszerű adatbeviteli környezet lehet. Vagy nem.

• Használhat helyette egy űrlapot (a következő ábrán látható). Az űrlap egy speciális felület adatbevitelhez, szerkesztéshez és az adatbázis egyenkénti megtekintéséhez, ha:
• Valaki más fogja kezelni az adatbevitelt
• Elkeserítőnek tűnik, ha sorról sorra beírja az adatokat egy nagy rácsba

Íme egy egyszerű űrlap az új rekordok beviteléhez vagy a meglévők áttekintéséhez.

Az észbontó hatás (és az ezzel járó megnövekedett hibahatár) különösen akkor valószínű, ha egy adatbázisban sok mező van, és a felhasználónak, ha Adatlap nézetben dolgozik, vízszintesen kell mozognia a mezőkön. A képen láthatóhoz hasonló űrlap tetszetősebb formátumba helyezi a mezőket, megkönnyítve az adatok bevitelét a mezőkbe, és az összes mezőt egyidejűleg (vagy csak azokat, amelyekbe be szeretné írni).

Ha az adatbázis elég nagy ahhoz, hogy segítségre van szüksége az adatbevitelhez, vagy ha idővel bővülni fog, ami egy folyamatos adatbeviteli folyamatot valószínűsít, az Access az Ön számára megfelelő eszköz. Az a tény, hogy egyszerű adatbeviteli/-szerkesztési formákat kínál, elegendő ok arra, hogy adatbázis-alkalmazása legyen.

Speciális jelentést igénylő adatbázisok

Az Access használatának másik oka az a képesség, hogy gyorsan és egyszerűen készíthet testreszabott jelentéseket. Egyes adatbázisprogramok, különösen azok, amelyeket egytáblás adatbázisokhoz (más néven sima fájl adatbázisokhoz) terveztek, beépített jelentéseket tartalmaznak, és ez minden, amit tehetünk – csak válasszon ki egy jelentést a listából, és futtassa ugyanazt a jelentést, mint a többi. fut a szoftver felhasználója.

Ha Ön Excel-felhasználó, a jelentéskészítési lehetőségei korántsem egyszerűek vagy egyszerűek, és nem is nagy adatbázisokkal való használatra készültek, hanem táblázatokhoz és kis, egytáblázatos listákhoz készültek. Ezenkívül sokkal mélyebbre kell ásnia az Excel eszközeit, hogy elérje ezeket a jelentéseket. Az Access ezzel szemben egy adatbázis-alkalmazás, így a jelentéskészítés egy fontos, előremutató szolgáltatás.

Egy példa? Ha az Excelben olyan jelentést szeretne készíteni, amely a lista egy vagy több mezője szerint csoportosítja az adatokat, először rendeznie kell a sorokat a munkalapon, a mező(k) segítségével rendezni az adatokat, majd létrehozhatja a részösszeg jelentésként ismert . Létrehozásához használjon egy párbeszédpanelt, amely megkérdezi a végrehajtani kívánt számításokról, az eredmények elhelyezéséről, és arról, hogy egynél több mezőre alapoz-e egy rendezést és/vagy részösszeget. Az eredményül kapott jelentést nem nyomtatásra tervezték, és a táblázat oldalszámozásán kell trükköznie (a táblázat speciális nézetén keresztül), hogy szabályozza a jelentés nyomtatásának módját.

Az Accessben? Csak indítsa el a Jelentésvarázslót, és rendezheti adatait, kiválaszthatja a csoportosítás módját, eldöntheti, hogy mely adatok szerepeljenek a jelentésben, és válasszon vizuális elrendezést és színsémát – mindezt egyetlen egyszerű, áramvonalas folyamatban. Anélkül, hogy bármit is tenne, a jelentés készen áll a nyomtatásra. Az Access jelentéskészítésre készült – elvégre ez egy adatbázis-alkalmazás –, és a jelentések az egyik legfontosabb (ha nem a legfontosabb) módok az adatok felhasználására és megosztására.

Mivel a jelentések nagyon fontos részét képezik az Accessnek, nem csak minimális felhajtással hozhatja létre őket, hanem testre is szabhatja őket, így hatékony dokumentációt készíthet a legfontosabb adatokról:

• Hozzon létre egy gyors, egyszerű jelentést, amely egyszerűen kiköpi a táblázatban található tartalmat rendezett, könnyen olvasható formátumban.

Ó, egyszerűség. Egy gyors jelentés csak egy kattintásnyira van.

• Hozzon létre egy személyre szabott jelentést, amelyet lépésről lépésre megtervez a Jelentésvarázsló segítségével. Az ábrán látható jelentésben az önkéntesek vezetéknevük szerint vannak rendezve. Ezeket a lehetőségeket néhány kattintással egyszerűen működésbe hozták.

A Jelentésvarázsló bonyolultabb (de egyszerűbb) jelentéseket készít, mint például ez is.

• Valóban feltűrheti az ingujját, és megtervezhet egy új jelentést, vagy játszhat egy meglévővel, mindenféle csengőt és sípot hozzáadva. A következő ábra ezt mutatja Tervező nézetben. Vegye figyelembe, hogy a jelentés címe (Önkéntesek listája állapot szerint) ki van választva: körülötte van egy doboz, és apró fogantyúk találhatók a doboz sarkain és oldalán, ami azt jelenti, hogy újraformázhatja a címet, módosíthatja a jelentés betűtípusát, méretét vagy színét. szöveget, vagy akár módosíthatja a szavakat, ha új címre van szükség.

A tervezési nézet kissé ijesztőnek tűnhet, de a dolgok igazán testreszabásához szüksége lesz rá – és még élvezheti is!

Így bármilyen egyéni jelentést létrehozhat az Accessben, bármelyik vagy az összes adatbázistáblázat és az ezekből származó mezők használatával, és csoportosíthatja a mezőket, és tetszőleges sorrendbe helyezheti őket:

• A Jelentésvarázslóval többféle előre beállított elrendezés közül választhat a jelentéshez, és soronként, oszloponként testreszabhatja azt.
• A jelentés elkészítése után egyszerűen hozzáadhat és eltávolíthat mezőket, ha meggondolja magát a jelentésben foglaltakat illetően. Ha a személyes bélyegzőjét a jelentés minden aspektusára szeretné helyezni, a Tervező nézetben a következőket teheti:
• Adjon hozzá címeket, oktató vagy leíró szövegdobozokat és grafikákat.
• Állítson be testreszabott fejlécet és láblécet, hogy minden olyan információt tartalmazzon, amelyet a jelentés összes oldalán szeretne megjeleníteni.

Ha mindez izgalmasnak, vagy legalábbis érdekesnek hangzik, akkor valóban jó úton halad az Access segítségével. Az Access használatának egyik fő oka az egyéni jelentések létrehozásának szükségessége.