Könyvtári alkalmazások a SharePoint Online-ban

Ha olyan módra van szüksége, hogy a fájlokat úgy rendezze, hogy azok egy SharePoint-webhelyen keresztül is elérhetők legyenek, a SharePoint Online legáltalánosabb könyvtári alkalmazásaihoz előre összeállított válogatást talál. Vessen egy pillantást ezekre a szabványos könyvtári alkalmazásokra és a működésük rövid leírására:

• Eszköztár: Itt tárolja a dokumentumokon kívüli információs eszközöket – használatra kész információkat képek, hangfájlok, videofájlok formájában –, hogy elérhetővé tegye őket és szabályozza a használatukat.
• Adatkapcsolati könyvtár: Ebben a könyvtáralkalmazástípusban helyezhet el és oszthat meg fájlokat, amelyek meghatározzák és leírják a külső adatkapcsolatokat. Például előfordulhat, hogy a felhasználók képesek legyenek adatokat lekérni egy adattárházból. Az adattárházzal való kapcsolat létrehozása és az összes kiszolgálónév, felhasználónév és kapcsolati információ megfelelő lekérése unalmas lehet. Egy Data Connection Library alkalmazás használatával a rendszergazda beállíthatja a kapcsolatokat, és tárolhatja azokat a könyvtárban. A felhasználók ezután csak az adattárházhoz kapcsolódhatnak, amikor adatokat akarnak lekérni és elemezni.
• Dokumentumtár: Sok ilyennel találkozhat – és létrehozhat – a SharePointban. Az ilyen könyvtári alkalmazások dokumentumok tárolására, mappákba rendezésére, verzióik szabályozására és használatuk be- és kijelentkezési rendszerrel történő szabályozására szolgálnak.
• Űrlapkönyvtár: Itt tárolhatja és kezelheti az üres üzleti űrlapok elektronikus változatait a mindennapi dokumentációhoz, például a beszerzési rendelésekhez és az állapotjelentésekhez. Az ilyen típusú könyvtári alkalmazások létrehozásához és karbantartásához kompatibilis XML-szerkesztőre van szüksége. Ne feledje azonban, hogy az űrlapkönyvtár alkalmazás csak egy hely az űrlapba bevitt adatok tárolására. A tényleges űrlap elkészítéséhez szükség van az XML-kompatibilis űrlapszerkesztőre.
• Képtár: Ez a könyvtári alkalmazástípus digitális képek tárolására és megosztására szolgál. Az Assets Library és a Picture Library közötti különbség finom lehet, mert mindkettő képeket tárol. A fő különbség a névben rejlik. A Képtár kifejezetten képek tárolására szolgál, az eszköztár pedig képek tárolására szolgál. Ha egy képet fotónak, a képet pedig valami logónak vagy grafikának tekintünk, a különbségek kezdenek kirajzolódni. Például a Picture Library alkalmazásban lévő képek indexképet jelenítenek meg, amikor megjelennek a keresésekben, de a képtárban lévő képek nem.
• Record Library: Ebben a könyvtáralkalmazásban üzleti rekordokat tárol. A Record Library alkalmazás létrehozásakor olyan funkciókat ad hozzá, amelyek lehetővé teszik a SharePoint számára iratkezelési és megőrzési ütemezések létrehozását. Ez a fajta funkció akkor fontos, ha meg akarja győződni arról, hogy kellő gondossággal követi nyomon üzleti nyilvántartásait, és a SharePointra bízza a nehéz feladatot.
• Jelentésdokumentumkönyvtár: Ez a könyvtár-alkalmazástípus jelentésdokumentumok tárolására és kezelésére szolgál. Ez a könyvtáralkalmazás hasonló a Jelentéskönyvtárhoz; azonban vannak különbségek. Fedezze fel a Report Document Library és a Report Library alkalmazásokat, hogy megtudja, melyik tetszik jobban, és melyik felel meg legjobban jelentéskészítési igényeinek.
• Jelentéskönyvtár: Ez a könyvtáralkalmazás-típus olyan weboldalakhoz és dokumentumokhoz készült, amelyek nyomon követik a teljesítményt (és más hasonló mutatókat), az üzleti célok felé tett előrehaladást és az üzleti intelligencia során használt egyéb információkat.
• Webhely-postafiók: Ez a könyvtáralkalmazás-típus hasznos az e-mailek és a dokumentumok szoros összekapcsolásához, mivel ez az alkalmazás összekapcsolja webhelyét egy Exchange-postafiókkal. A csatlakozás után megtekintheti e-mailjeit a SharePointban, és megtekintheti dokumentumait az Outlookban.
• Wiki Page Library: Az ilyen típusú könyvtári alkalmazások egymáshoz kapcsolódó weboldalakkal rendelkeznek, amelyek tartalmat, például szöveget vagy képeket tartalmaznak, és olyan funkciókat tartalmaznak, amelyeket több felhasználó is könnyen szerkeszthet.