Könyvtárak a SharePoint Online webhelyekhez

Ha olyan módra van szüksége, hogy a fájlokat úgy rendezze, hogy azok egy SharePoint Online webhelyen keresztül is elérhetők legyenek, a SharePoint Online leggyakoribb könyvtártípusaihoz előre összeállított válogatást talál. Vessen egy pillantást ezekre a szabványos könyvtárakra, és röviden leírja, hogy mit csinálnak:

• Eszköztár: Itt tárolja a dokumentumokon kívüli információs eszközöket – használatra kész információkat képek, hangfájlok, videofájlok formájában –, hogy elérhetővé tegye őket és szabályozza a használatukat.

• Adatkapcsolati könyvtár: Ebben a könyvtártípusban helyezhet el és oszthat meg fájlokat, amelyek meghatározzák és leírják a külső adatkapcsolatokat. Például előfordulhat, hogy a felhasználók képesek legyenek adatokat lekérni egy adattárházból. Az adattárházzal való kapcsolat létrehozása és az összes kiszolgálónév, felhasználónév és kapcsolati információ megfelelő lekérése unalmas lehet.

  Adatkapcsolati könyvtár használatával a rendszergazda beállíthatja a kapcsolatokat, és tárolhatja azokat a könyvtárban. A felhasználók ezután csak az adattárházhoz kapcsolódhatnak, amikor adatokat akarnak lekérni és elemezni.

• Dokumentumtár: Sok ilyennel találkozhat – és létrehozhat – a SharePointban. Az ilyen könyvtárak dokumentumok tárolására, mappákba rendezésére, verziószámuk ellenőrzésére, használatuk be- és kijelentkezési rendszerrel történő szabályozására szolgálnak.

• Űrlapkönyvtár: Itt tárolhatja és kezelheti az üres üzleti űrlapok elektronikus változatait a mindennapi dokumentációhoz, például a beszerzési rendelésekhez és az állapotjelentésekhez. Az ilyen típusú könyvtárak létrehozásához és karbantartásához Microsoft-kompatibilis XML-szerkesztőre van szükség.

  A Microsoft ilyenkor is kínál egyet – az InfoPath-ot. Ne feledje azonban, hogy az űrlapkönyvtár csak egy hely az űrlapba bevitt adatok tárolására. A tényleges űrlap létrehozásához az InfoPath alkalmazást kell használnia.

• Képtár: Ez a könyvtártípus digitális képek tárolására és megosztására szolgál. Az Assets Library és a Picture Library közötti különbség finom lehet, mert mindkettő képeket tárol. A fő különbség a névben rejlik. A Képtár kifejezetten képek tárolására szolgál, az eszköztár pedig képek tárolására szolgál.

  Ha egy képet fotónak, a képet pedig valami logónak vagy grafikának tekintünk, a különbségek kezdenek kirajzolódni. Például a képtárban lévő képek indexképet mutatnak, amikor megjelennek a keresésekben, de a képtárban lévő képek nem.

• Record Library: Ebben a könyvtárban tárolja az üzleti rekordokat. A rekordtár létrehozásakor olyan funkciókat ad hozzá, amelyek lehetővé teszik a SharePoint számára iratkezelési és -megőrzési ütemezések létrehozását. Ez a fajta funkció akkor fontos, ha meg akarja győződni arról, hogy kellő gondossággal követi nyomon üzleti nyilvántartásait, és a SharePointra bízza a nehéz feladatot.

• Jelentéskönyvtár: Ez a könyvtártípus olyan weboldalak és dokumentumok számára készült, amelyek nyomon követik a teljesítményt (és más hasonló mutatókat), az üzleti célok felé tett előrehaladást, valamint az üzleti intelligencia során használt egyéb információkat.

• Diakönyvtár: Ezzel a típusú könyvtárral Microsoft PowerPoint diákat (vagy kompatibilis hasonló alkalmazásokban létrehozott diákat) jeleníthet meg több néző számára a SharePoint rendszeren keresztül. Ezt a könyvtártípust használhatja meglévő diák keresésére, rendszerezésére és újrafelhasználására is.

• Wiki-oldalkönyvtár: Az ilyen típusú könyvtárak egymáshoz kapcsolódó weboldalakkal rendelkeznek, amelyek tartalmat, például szöveget vagy képeket tartalmaznak, és olyan funkciókat tartalmaznak, amelyeket több felhasználó is könnyen szerkeszthet.