A Microsoft Office 365 megvalósításának tervezése során a legjobb kommunikáció az egyértelmű, átlátható és mindenre kiterjedő. A szervezetben mindenkinek van ötlete és véleménye. A lehető legtöbb gondolat és agyerő összegyűjtésével (crowd sourcing) a szervezet két egyértelmű célt fog elérni.
Az első az, hogy korán és gyakran rávilágít a problémákra, problémákra és kockázatokra, és a folyamat korai szakaszában alkalmazkodhat, nem pedig az úton, amikor már túl késő. A szervezet második nagy nyeresége a tulajdonjog és az elkötelezettség. Ahhoz, hogy egy projekt sikeres legyen, a felhasználóknak elkötelezettnek kell lenniük és át kell venniük a megoldást.
A Microsoft nagy erőfeszítéseket tett annak érdekében, hogy az Office 365 bevezetése a lehető legfájdalommentesebb legyen, de végül mégiscsak változás lesz. Lehet vitatkozni, hogy ez egy jobb változás az Office 365-re való átállásban és a felhő által kínált összes előny kihasználásában, de minden változtatás kényelmetlenséggel, félelemmel és stresszel jár.
Ha jó kommunikációs tervet dolgozunk ki, akkor mindenki a hurokban tart, és a folyamat részesévé válik. Ha alulról építkező szinten hajtja végre a változtatást, és hagyja, hogy az elfogadás hulláma felduzzadjon a nagyszerű felhasználói élményekből, akkor a szervezet egésze nyer.