Kitalálni, hogyan növeli a SharePoint 2003 üzleti értéket

Ha a SharePoint megvalósítása körül forog, olvassa el néhány konkrét módszert, amellyel ez a csapatwebhely-építő eszköz hozzáadott értéket jelenthet vállalkozása számára.

A keresés költségbe kerülhet

Összeadódik az az idő, amit az alkalmazottak űrlapok, fájlok és telefonszámok keresésével töltenek. Nem is beszélve arról az időről, amit az alkalmazottak az irodában tréfálva töltenek a márkaimázs legújabb verziójának keresésével, vagy a vállalat szabályzatáról (például) a személyes telefonálásról a cég által biztosított mobiltelefonokon. Tartsa alkalmazottait az asztaluknál és dolgozzon a SharePoint használatával, hogy biztosítsa a szükséges referenciainformációkat.

Az önkiszolgálás pénzt takarít meg

Szervezete pénzt takaríthat meg, ha nem reprodukál és nem terjeszt papíralapú dokumentumokat, például brosúrákat és prezentációkat belső terjesztésre. A papírmásolatok küldése drága és pazarló. Küldhetne elektronikus másolatokat e-mailben, de akkor megterhelné az e-mail szerverét, és megterhelné a címzetteket azzal a döntéssel, hogy mentse-e (és hova) a csatolt fájlt.

Hagyja ki ezt az ostobaságot, és használja a SharePointot dokumentumai elektronikus verzióinak tárolására és terjesztésére:

• Használjon dokumentum-, kép- és űrlapkönyvtárakat a fájlok elektronikus verzióinak tárolására.

• Hiperhivatkozás küldése e-mailben a fájlra.

• Hozzon létre egy listát a portál kezdőlapján, és közölje a régóta várt dokumentumokat, például a jövő évi marketingtervvel.

Ha hiperhivatkozást küld egy SharePoint-könyvtárban tárolt fájlra, az alkalmazottaknak nem kell aggódniuk, hova menthetik az elektronikus vagy papíralapú fájlt. A hiperhivatkozást hozzáadhatják a saját webhelyemen található hivatkozások személyes listájához. Ha legközelebb vissza akarják idézni a múlt negyedévi értékesítési szeminárium prezentációját, annak nem kell távolabb lennie, mint a My Site oldal.

Áthidalni a szigeteit

A vállalati struktúra gyakran alkalmas információszigetek létrehozására. Sajnos gyakran éppen ez a struktúra gátolja az alkalmazottak termelékenységét, vagy akadályozza abban, hogy elégedettséget találjanak az ügyfelek számára. Ahelyett, hogy a vállalatot funkcionális részlegei (például marketing és számvitel) alapján tekintenénk meg, használja a SharePoint-ot a szigetek összekapcsolására és a formális jelentési struktúra láncainak megszakítására. A SharePoint szolgáltatásai a következőképpen segítenek a munka elvégzésében:

• Csapat rugalmassága: A csapatoldalak segítségével létrehozhat egy kijelölt munkaterületet egy csapat számára, függetlenül a csapattagok fizikai elhelyezkedésétől vagy attól, hogy kinek jelentenek be.

• Dokumentumközpontú együttműködés: Lehetővé teheti az alkalmazottak számára, hogy egy dokumentum-munkaterület segítségével együttműködjenek egy dokumentum, például egy frissített humánerőforrás-házirend-kézikönyv körül.

• Otthoni édes értekezlet munkaterület: A Meeting munkaterületek segítségével (egyénileg vagy sorozatosan) támogathatja az értekezleteket, és központi helyet biztosít az összes társított résztvevőnek, napirendnek és műveleti elemnek.

• Üzleti folyamatnézetek: Az üzleti folyamatokat úgy dokumentálhatja, hogy azokat egy csapatwebhelyen helyezi el, ahol az egész vállalat vagy csapat láthatja és használhatja.

• Az informális formálissá tétele : Behatolhat a részlegeibe, és beviheti a részlegek táblázatait, szabályzatait és űrlapjait a SharePointba.

Egységes üzenet küldése

Használja a portált arra, hogy az alábbi elemeken keresztül kommunikáljon alkalmazottaival egy közös elképzelést a vállalkozásáról:

• Kezdőlap: Közölje egy üzenet értékét, például a vállalat jövőképét úgy, hogy közvetlenül a portál kezdőlapjára helyezi, hogy mindenki láthassa.

• Navigáció: A portál navigációs funkcióival irányíthatja az alkalmazottakat a termékekkel és promóciókkal kapcsolatos információkhoz.

• Adatok: Használja a portálon található listákat – a hivatkozásokat és közleményeket –, hogy az alkalmazottak figyelmét azokra a belső csapatoldalakra és vállalati hírekre irányítsa, amelyekre szeretné, hogy felfigyeljenek.

• Közönség: Az alkalmazottak célcsoportjai, például a felettesek vagy az ügyfélszolgálat minden tagja, olyan listákkal, amelyek megerősítenek egy üzenetet, például az utánértékesítés értékét.

• Megjelenés: A színes program és branding a portál, hogy átalakítsa a SharePoint portál személytelen szoftvert, a forrás belső vállalati hírek és információk.

A közösségi érzés kialakítása

Használja a SharePointot, hogy munkatársait naprakészen tartsa az újszülöttekkel és az újonnan felvettekkel kapcsolatos bejelentésekkel. Előfordulhat, hogy Ön vagy alkalmazottai a SharePoint segítségével telekocsit hoznak létre vagy ebédlőtársat kereshetnek.

Az információs rendszerek költségeinek csökkentése

Képzelje el, hogy csökkenti a táblázatokat és Access-adatbázisokat használó saját fejlesztésű részlegmegoldások számát. Ha ezeket listákkal és könyvtárakkal cseréli le a SharePointban, azonnali javulást érhet el:

• Könnyű adminisztráció: Vállalkozásspecifikus megoldásai konzisztensebbek lesznek – ami megkönnyíti az adminisztrálást, támogatást, biztonsági mentést és visszaállítást, mint a táblázatkezelők által kitalált több tucat egyedi megoldást.

• Hozzáférhetőség, hordozhatóság és újrafelhasználhatóság: A SharePoint listáiban és könyvtáraiban tárolt adatokat a rendszer egy SQL Server adatbázisba menti. A fontos információk nincsenek elzárva egy olyan táblázatban, amelyet csak egy részleg használ.

• Fokozott biztonság: A SharePoint beépített modellt biztosít a biztonsághoz és az engedélyekhez, amely az Active Directoryba való meglévő befektetésére épül. Még jobb, ha az osztályok ezt a modellt használhatják annak kezelésére, hogy kinek mihez férhessen hozzá – anélkül, hogy felhívná az ügyfélszolgálatot.

• Az Office-ügyfelek eltávolításának képessége: Ha listákat és könyvtárakat használ a SharePointban, előfordulhat, hogy nem kell minden ügyfélgépén telepítenie az Office-alkalmazásokat, például az Excelt. Az emberek a böngészővel adatokat kereshetnek (vagy adatokat adhatnak listához) a SharePointban. Ez a lista akár egy táblázathoz is csatolható, amely frissül, miközben egy másik felhasználó adatokat ad hozzá a böngésző használatával.

• Egyszerűsített tervezés: Ha mindezt a tartalmat egy fedél alá és a radarra helyezi, a kapacitástervezés jelentősen leegyszerűsödik.

• Képzési segédlet: Mivel a SharePoint egységes megjelenést és érzetet biztosít, a képzés könnyebb.