Miután létrehozta és megszervezte a feladatokat a projektben, a következő lépés általában az erőforrások létrehozása. Mielőtt azonban akarva-akaratlanul is létrehozna erőforrásokat a Project 2013-ban, meg kell értenie, hogyan hatnak ezek a projektre.
Mindenekelőtt az erőforrás egy olyan eszköz, amely segít egy projekt megvalósításában, legyen szó akár személyről, berendezésről, anyagról vagy készletről. Az erőforrásokkal való hatékony munkavégzés egyik szempontja minden olyan erőforrás munkafolyamatának kezelése, amely korlátozott ideig áll rendelkezésre a projekthez. Az erőforrások létrehozásakor meg kell adni az elérhetőségüket a nap vagy a hét napjai szerinti órákban.
Például egy személy elérhető lehet az idő 50 százalékában, vagy 20 órát a normál 40 órás munkahéten, míg egy másik személy teljes munkaidőben (40 óra) állhat rendelkezésre. Amikor ilyen típusú erőforrásokat rendel a projekthez, különféle nézetekkel, jelentésekkel és eszközökkel ellenőrizheti, hogy a projekt bármely pontján nincs-e túlfoglalt erőforrás.
Azt is láthatja, hogy az emberek ülnek-e körbe-körbe, és pörgetik-e a hüvelykujjukat, amikor esetleg rendelkezésre állnak, hogy segítsenek egy másik feladatban. Még olyan erőforrásokat is elszámolhat, amelyek több projekten dolgoznak a szervezetben, és biztosíthatja azok hatékony felhasználását.
Az erőforrásokkal való hatékony munkavégzés másik szempontja annak megértése, hogy a feladathoz rendelt erőforrások száma hogyan befolyásolja a feladat időtartamát. Más szóval, ha egy bizonyos mennyiségű munkát kell elvégeznie, de kevés embert kell elvégeznie, akkor egy tipikus feladat hosszabb ideig tart, mint ha sok ember áll rendelkezésre.
A feladattípus határozza meg, hogy a feladat időtartama változik-e a hozzá rendelt erőforrások száma alapján.
Végül az erőforrások költségekkel járnak a projektben. A projekt költségeinek elszámolásához – például egy személy több órát dolgozik egy feladaton, számítógépek, amelyeket meg kell vásárolnia, vagy olyan szolgáltatások, amelyek díjat igényelnek – erőforrásokat kell létrehoznia, és hozzá kell rendelnie egy vagy több feladathoz.
Az erőforrás-tervezés szempontjából a Project csak a következő három típusú erőforrást ismeri el:
Munka: Ez a személy, például programozó vagy vízvezeték-szerelő, átrendelhető, de le nem vonható. A munkavégzéshez szükséges feladatokhoz munkaerőforrásokat rendelnek.
Anyag: Az anyag fajlagos költségű és nem fogyaszt munkaórát, de lemeríthető. Az anyagköltségek például az acél, a fa és a könyvek.
Költség: A költségforrás használata rugalmasságot biztosít a vonatkozó költségek, például az utazási vagy szállítási költségek megadásához, minden alkalommal, amikor az erőforrást használja.
Nehéz lehet eldönteni, hogy melyik erőforrástípust használjuk, amikor külső szállítót vagy berendezés-erőforrást adunk a projekthez. Ha el szeretné kerülni, hogy az erőforrás használata közben több órányi munka legyen a projektben, ne állítsa be az erőforrást munkaerőforrásként. Használjon inkább költségforrást vagy fix költségű megközelítést.
A Project 2013 alapértelmezett beállításaiban az erőfeszítés-vezérelt ütemezés ki van kapcsolva mind a manuális, mind az automatikusan ütemezett feladatoknál. Így nem számít, hány munkaerőforrást rendel hozzá, a feladat időtartama változatlan marad, és a Project több munkaórát halmoz fel a feladathoz, hogy több erőfeszítést tükrözzen.
Egyes esetekben azonban a fix egységhez vagy kötött munkához kötött feladattípus esetén a feladathoz rendelt erőforrások hozzáadása vagy eltávolítása hatással lehet a feladat végrehajtásához szükséges időre. Lényegében a régi „Két fej jobb, mint egy” elv módosítható „Két fej gyorsabb, mint egy”.
Tegyük fel, hogy egy személy van kijelölve a Dig Ditch feladatra, amely négy órányi erőfeszítést igényel. A Dig Ditch feladatra kijelölt két ember két óra alatt végzi el a munkát, mivel az egyes erőforrások egyszerre két órát dolgoznak, ami feleannyi idő alatt négy óra erőfeszítést jelent.
Ahhoz, hogy egy feladat ütemezése így működjön, először a Feladat lap Ütemezés csoportjában található Automatikus ütemezés gomb segítségével módosítania kell a feladatot automatikusan ütemezett feladatra. Ezután be kell kapcsolnia az erőfeszítés-vezérelt ütemezést. Ehhez kattintson duplán a feladatra, kattintson az Advance fülre a Feladatinformáció párbeszédpanelen, jelölje be az Erőfeszítés-vezérelt jelölőnégyzetet, majd kattintson az OK gombra.
A további személyek feladatokhoz való hozzárendelése nem mindig csökkenti arányosan a munkaidőt, pedig a Project ezt így számolja ki. Ha többen vesznek részt, akkor például több megbeszélésre, feljegyzésre, többszörös erőfeszítésre és konfliktusra is sor kerül. Ha több erőforrást ad egy feladathoz, fontolja meg a feladat elvégzéséhez szükséges erőfeszítések mennyiségének növelését is, hogy figyelembe vegye a munkacsoportok elkerülhetetlen hatékonyságát.
Általában tudja, mennyi anyagi erőforrásra van szükség egy feladat elvégzéséhez: A legtöbb esetben egy szabványos képlet segítségével számíthatja ki a fontok, tonnák, yardok vagy más mennyiségek számát. De honnan tudja, mennyi erőfeszítést kell befektetnie a munkaerőforrásoknak a projektben szereplő feladatok elvégzéséhez?
Adjon meg egy bizonyos mennyiségű extra anyagi erőforrást, ha úgy gondolja, hogy szüksége lesz rá az átdolgozáshoz vagy a selejtezéshez.
Mint a projekttervbe belefoglalt információk sok aspektusánál, az erőfeszítés szintjének meghatározása nagymértékben a hasonló feladatokkal és erőforrásokkal kapcsolatos saját tapasztalatán múlik. Ennek ellenére ne feledje ezeket a figyelmeztetéseket:
A készség számít. Egy kevésbé képzett vagy kevésbé tapasztalt erőforrásnak valószínűleg több időbe telik egy feladat elvégzése. Kísérlet – növelje meg például 20 százalékkal az időtartamot egy kevésbé képzett erőforrás esetén, vagy csökkentse 20 százalékkal egy képzettebb erőforrás esetén.
A történelem megismétli önmagát. Tekintse meg a korábban elkészült projekteket és feladatokat. Ha nyomon követte az emberek idejét, akkor valószínűleg láthatja, hogy mennyi erőfeszítésre volt szükség a különféle típusú feladatok elvégzéséhez más projektekben, és párhuzamot vonhat a projektjével. Ez az erőfeszítés időtartamának becslésére szolgáló technika hasonló az analóg becsléshez.
Kérj és kapsz. Kérje meg magukat az erőforrásokat, hogy becsüljék meg, szerintük mennyi ideig tart egy feladat. Hiszen a munkát végzőknek kell a legjobban tudniuk, mennyi ideig tart.
Hagyjon időt tartalékolni a projektben, hogy figyelembe vegye az előre nem látható körülményeket, például a tervezettnél kevésbé képzett erőforrásokat. A mérföldkövek dátumainak betartása érdekében sokan közvetlenül a mérföldkövek teljesítése vagy egy fázis vége előtt adnak ütemtervükhöz egy Vészhelyzeti tartalék nevű feladatot.
Lábjegyzetek és végjegyzetek létrehozása a Word 2013-ban. Részletes útmutató, hogyan készíthet különféle stílusú jegyzeteket bibliográfiai információkhoz vagy magyarázó megjegyzésekhez.
Tudjon meg mindent arról, hogyan lehet az Excelben kiemelni a statisztikailag kiugró értékeket, mégpedig egyszerű eszközökkel és módszerekkel. Kiemelt figyelmet fordítunk a kiugró értékek azonosítására és kezelésére.
Az Excel Mintavételi eszközével véletlenszerűen kiválaszthat elemeket egy adatkészletből vagy választhat minden n-edik elemet. Ismerje meg, hogyan használhatja ezt a hasznos funkciót az adatelemzéshez!
Fedezze fel a Microsoft Word 2019 legjobb trükkjeit, amelyek segítenek a hatékonyabb munkavégzésben. Tudd meg, hogyan használhatod ki a program funkcióit!
A Word 2019-ben a bekezdések igazítása és behúzása kulcsfontosságú a dokumentumok megfelelő megjelenítéséhez. Ismerje meg a formázási lehetőségeket és tippeket a hatékonyabb munkához.
Fedezze fel, hogyan használhatja az Excel 2019 Solver bővítményt a komplex problémák megoldására. A célcella, változócellák és kényszerek beállítása lépésről lépésre.
A Word lehetővé teszi dinamikus elemek hozzáadását a dokumentumhoz. Fedezze fel, hogyan lehet különböző mezőket használni a Word programban a dinamikus tartalom létrehozásához.
A SharePoint 2010 oszlopai az adatok tárolására szolgálnak. Fedezze fel a különböző oszlop típusokat és azok alkalmazását a SharePoint rendszeren belül.
A Word 2013 szövegtörlésének képessége kulcsfontosságú, legyen szó szövegalkotásról vagy törlésről. Ismerje meg a hatékony szövegtörlési módszereket!
A fotóalbum funkció a PowerPoint 2016-ban lehetővé teszi, hogy egyszerre több fényképet illesszen be egy prezentációba, megkönnyítve ezzel a többszörös képek kezelését.
