Hogyan távolíthatja el a szemetet hozzáférési adatbázisából

Ha a táblákon és űrlapokon keresztül az adatbázisba bekerülő adatok szemetek, akkor a lekérdezésekkel és jelentésekkel végzett kimenetek vagy elemzések szintén szemetet okoznak. Szerencsére az Access számos eszközt kínál, amelyek segítenek megbizonyosodni arról, hogy az egyes mezőkbe bekerülő adatok azok az adatok, amelyeknek az adott mezőbe kell kerülniük. A Táblázatterv nézetben számos eszköz található a szemét távol tartására:

• Adattípus : Használja a megfelelő adattípust, hogy megakadályozza a rossz típusú adatok bevitelét.

• Mezőméret: Korlátozza a karakterek számát. Ha például tudja, hogy egy mező soha nem haladhatja meg a négy karaktert, állítsa a mező méretét 4 karakterre.

• Formátum: Helyes megjelenést biztosít az adatok számára. Például módosíthatja a szöveget csupa nagybetűre vagy csupa kisbetűre. A beviteli maszkok például a Formátum mező tulajdonsággal működnek.

• Beviteli maszk : A beviteli maszk korlátozza a mezőben megengedett információkat azáltal, hogy meghatározza, milyen karaktereket írhat be. Használjon beviteli maszkot, ha tudja, hogy az adatoknak milyen formában kell lenniük – például ha egy rendelési szám két betűből és négy számjegyből áll. A telefonszámok és irányítószámok további példák azokra a mezőkre, ahol a beviteli maszkok hasznosak.

• Alapértelmezett érték : Meghatároz egy értéket, amely alapértelmezés szerint megjelenik, ha nem ad meg más értéket. Az alapértelmezett érték addig jelenik meg a mezőben, amíg másik értéket nem ad meg.

• Mező- vagy rekordellenőrzési szabály : Olyan szabály, amelynek át kell mennie az adatoknak a bevitel előtt. Ez a tulajdonság az Ellenőrzési szöveg tulajdonságszabállyal működik együtt.

• Kötelező : Megadja, hogy a mezőnek értékkel kell rendelkeznie a rekord mentéséhez. Ha nem ad meg értéket, az Access nem hoz létre új rekordot a Tab vagy az Enter lenyomásakor, és az Új rekord gomb szürkén jelenik meg.

• Nulla hosszúság engedélyezése : Megadja, hogy engedélyezett- e a nulla hosszúságú bejegyzés, például a „” (idézőjelek szóköz nélkül) (csak a Szöveg, Jegyzet és Hiperhivatkozás mezőknél). A nulla hosszúságú mező lehetővé teszi a nem létező információk és az ismeretlen vagy be nem írt üres (üres) adatok megkülönböztetését. Ha ez a beállítás be van állítva, akkor lehetővé teszi a nulla hosszúságú karakterlánc használatát a kötelező mezőben. Érdemes lehet bemeneti maszkot használni, hogy egy nulla hosszúságú mezőt másként nézzen ki a null értéktől, ha mindkettő engedélyezett.

• Indexelt: Ha úgy dönt, hogy indexel egy mezőt, megadhatja, hogy a mezőben ne legyenek megengedettek ismétlődő értékek. Ez a tulajdonság Adatlap nézetből is elérhető – ez egy jelölőnégyzet a szalag Adatlap lapján.

• Keresési mezők : Lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy egy másik mezőben tárolt mező értékét válasszon ki. Ez kiküszöböli a sok elírást, és szabványosítja a mezőre vonatkozó lehetőségeket. Használja a Keresés varázslót egy keresési mező létrehozásához.