Hogyan készítsünk Microsoft Project kommunikációs menedzsment tervet

Amikor projektet tervez a Microsoft Project 2019 programban, fontolja meg, hogy Önnek (vagy bármely más érdekelt félnek) milyen információkat kell nyomon követnie, ki rendelkezik az információkkal, hogyan fogják azokat átadni, és milyen gyakran kell azokat frissíteni. Ezeket az információkat gyakran egy külön dokumentumban tárolják, amelyet kommunikációs kezelési tervnek neveznek . A következő táblázat egy egyszerű példát mutat be.

Kommunikációs Menedzsment Terv

A kommunikációs kezelési terv lehet összetett – vagy olyan egyszerű, mint egy Word-tábla vagy egy Excel-táblázat. A bal szélső oszlopba írja be az egyes érdekelt felek nevét vagy pozícióját, majd a felső részen adja meg a szükséges információkat, a módszert és a kézbesítés gyakoriságát.

Ez nem rakétatudomány, de még előre meg kell határoznia, hogy melyik információt szeretné követni, mikor és milyen formában. Érdemes megnézni a Hogyan kerüljük el a gyakori projektmenedzsment buktatókat című részt .

A projekt kommunikációs kezelési tervének 1. lépése: adatgyűjtés

A projekt előrehaladásának nyomon követésének első lépése az, hogy információkat gyűjtsünk arról, hogy mi történik. Minél egyszerűbb beszámolni egy projekt előrehaladásáról, annál jobb, mert az emberek megcsinálják . Minél rutinosabbá teheti a bejelentést – például minden pénteken, ugyanannak a személynek adott űrlapon –, annál könnyebb az adatgyűjtés.

Ezt az információt ezután többféleképpen is beviheti a Projectbe: Különféle nézetek és táblázatok használatával adatlapokba írhat információkat, adatokat írhat be a Feladat információi párbeszédpanelbe, vagy használja a nyomkövető eszközöket a szalag Feladat lapjának Ütemezés csoportjában. .

Az összegyűjtött adatok mennyiségét a nyomon követendő információk és a részletesség mértéke határozza meg. Például egyesek csak a Project-et használják tevékenységeik idővonalának létrehozására. Mások erőforrásokat használnak, és nyomon követik a feladatok teljes munkáját, csak nem olyan részletességgel, amely az óránkénti munkát vizsgálja. Egyesek számára megfelelő, ha egyszerűen megjelöl egy feladatot 50 százalékban, a másikat pedig 100 százalékban befejezettként – és hagyja, hogy a Project feltételezze, hogy minden erőforrás elvégezte a becsült munkamennyiséget.

A projekt kommunikációs kezelési tervének 2. lépése: alkalmazzon nyomkövetési módszert

Meg kell határoznia az Ön számára legmegfelelőbb nyomkövetési módszert, amelyet a nyomon követendő információk mennyisége és típusa határoz meg. A Microsoft négy nyomkövetési módszert kínál a Project 2019-ben:

• Feladat – összesen
• Feladat – időfázisos
• Hozzárendelés – összesen
• Hozzárendelés – időfázisos

Elkezdheti megérteni ezeket a módszereket a feladatkövetés és a hozzárendelés nyomon követésének összehasonlításával. Feladatonként nyomon követheti az információkat , jelezve az aktuális időpontig (vagy egy kiválasztott állapotdátumig) a teljes elvégzett munkát vagy a feladat költségeit. Vagy nyomon követheti az információkat hozzárendeléssel, amely egy részletesebb nyomon követés, amely megmutatja az egyes erőforrások teljes elvégzett munkáját vagy költségeit.

Tegyük fel, hogy az Elektromos alkatrészek tesztelése feladat a becslések szerint 12 órát vesz igénybe a projekt alapállapota szerint. Egy mérnököt, villanyszerelőt és asszisztenst – három emberi erőforrást – idejük 100 százalékában osztanak ki. Követés feladatonként – összességében egyszerűen megjegyezheti, hogy a feladat 75 százaléka elkészült, ami kilenc órányi befejezett munkát jelent.

A projekt feltételezi, hogy a három erőforrás egyenlően osztja fel a munkát – minden erőforrás esetében három órát. A valóságban azonban a Mérnök egy órát, a Villanyszerelő hatot, az asszisztens pedig kettőt. Ezért az időfázisos változó belép a képbe. Az időfázisú nyomon követés meghatározott időnövekedést használ, függetlenül attól, hogy a munkát feladatok szerint követi nyomon, vagy az egyes erőforrások által végzett munkát a feladaton.

Tehát az Elektromos alkatrészek tesztelése feladatban a feladat – időfázisos megközelítést használhatja a napi kilenc óra nyomon követésére. Vagy használhatja a hozzárendelés – időfázisos megközelítést az egyes erőforrások óránkénti vagy napi munkájának nyomon követésére.

Ha a projekt vagy a szervezet nem igényel részletes hozzárendelést vagy időfázisú nyomon követést, jobban jár, ha a feladat – teljes módszert használja. Így kevesebb időt tölthet azzal, hogy információkat vigyen be a Projectbe, és több időt tölthet a csapat és az érdekelt felek irányításával.

A projekt kommunikációs kezelési tervének 3. lépése: használja a nyomkövető eszközöket

Néha úgy tűnik, hogy a Project egy praktikus gombot biztosít mindenhez, amit egy projekten meg kell tennie, akkor miért lenne más a követés? A Feladat lap Ütemezés csoportjának tetején található nyomkövető eszközök bármely lapnézetben frissítik a kiválasztott feladatokat. Az ábrán a nyomkövető eszközök láthatók. A bal oldali öt a százalékos elkészült gomb, a jobb oldali gomb pedig lehetővé teszi, hogy nyomon jelölje vagy frissítse a feladatokat.

A nyomkövető gombok.

Ezek az eszközök speciális frissítéseket végeznek a kiválasztott feladatokon:

• Elkészült százalék: Kattintson erre az eszközre, ha gyorsan meg szeretné jelölni a feladat előrehaladását a befejezett munka százalékos durva kiszámításával, 25 százalékos lépésekben.
• Mark on Track: Ha kiválaszt egy feladatot, és rákattint erre az eszközre, a tevékenység automatikusan rögzítésre kerül az állapotdátumig, ahogy azt az alapvonalon ütemezte.
• Frissítési feladatok: Ha meg szeretne jeleníteni egy párbeszédpanelt, amely nyomon követési információkat tartalmaz az előrehaladásról, az időtartamról, a kezdési és a befejezési dátumokról, keresse meg ezt az eszközt a menüben, amely akkor nyílik meg, amikor a Mark on Track gomb lefelé mutató nyílra kattint. Például jelezheti, hogy egy feladat tényleges kezdő dátuma eltért-e az aktuális kezdési dátumtól. A következő ábra a Frissítési feladatok párbeszédpanelt mutatja.

A Feladatok frissítése párbeszédpanel.

Használhat néhány további eszközt, amelyek a Projectben máshol találhatók a haladás nyomon követésére és szemléltetésére:

• Projekt frissítése: A projektben lévő összes feladat megjelölése befejezettként egy adott állapot dátumig. Ezzel az eszközzel a befejezetlen munkákat is átütemezheti.
• Feladat áthelyezése: Egy kiválasztott feladat egészének vagy egy részének átütemezése. Ezzel az eszközzel, amely a szalag Feladat lapjának Feladatok csoportjában található, egy feladatot előre vagy hátra mozgathat, vagy átütemezheti annak egyes részeit az állapot dátuma szerint.
• Folyamatsor hozzáadása: Kapcsolja be a rajzeszköz típusát. A Formátum lap Formátum csoportjában kattintson a Rácsvonalak elemre. Kattintson a lefelé mutató nyílra, és válassza a Haladási vonalak lehetőséget. Megjelenik egy párbeszédpanel, ahol adott időpontokban előrehaladási vonalakat állíthat be : A folyamatban lévő feladatokat összekötő függőleges vonallal jelzik, hogy mely feladatok vannak az ütemezés előtt vagy késésben.

Mindenhez van egy Microsoft Project nézet

Lehet, hogy már tudja, hogy a Projectnek van rálátása mindenre, amit szeretne. Használhatja például a Feladatlap nézetet és a Feladathasználat nézetet a feladat- vagy erőforrás-információk egyszerű frissítéséhez. Annyi változat áll rendelkezésre, hogy azt hiheti, hogy a Microsoft a nézet alapján díjat számít fel.

Feladatlap – Nyomon követési táblázat nézet.

Feladathasználat – Nyomon követési táblázat nézet.

Feladathasználat – Használati táblázat nézet.

A Feladatlap nézetben történő követéskor beszúrok egy oszlopot, amely a kész százalékot mutatja. Az oszlop beszúrásához egyszerűen kattintson a jobb gombbal egy oszlopfejre, majd kattintson az Oszlop beszúrása parancsra, majd kattintson a % kész.

A nyomkövetési módszertől függően különböző nézetekre van szüksége, különböző célokat szolgálnak. A következő táblázat az egyes nyomkövetési módszerekhez használható legjobb nézetet határozza meg.

Nézetek követése

Amikor megtalálja a megfelelő nézetet a megfelelő oszlopokkal, a nyomon követési adatok megadása egyszerű: be kell írnia az órák számát, a fix költségek dolláros összegét vagy a kezdési vagy befejezési dátumot a frissítendő feladat megfelelő oszlopába.