A rendkívüli tartalék idő vagy pénz, amelyet az ütemtervbe vagy a költségvetésbe beépítenek az azonosított kockázatok csökkentése érdekében. A kockázat egy bizonytalan esemény vagy feltétel, amely ha bekövetkezik, hatással van az ütemezésre (vagy más projektcélra, például költségre, erőforrásokra vagy teljesítményre). A projekt bizonytalanságának kezelésének megfelelő módja egy alapos kockázatelemzés.
Azokra a kockázatokra, amelyeket elfogad, mivel úgy dönt, hogy nem dolgoz ki választ, vagy nem tudja tovább mérsékelni azok valószínűségét vagy hatását, tartalék tartalékot képezhet az esemény kezelésére, amikor és ha bekövetkezik. Semmilyen előírt egyenlet nem tudja meghatározni a tartalék megfelelő összegét; minden projekt más. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a tényezőket, amelyek általában azt jelzik, hogy több tartalékot kell félretennie:
- Új vagy nem bizonyított technológia
- Összetett projektek számos interfésszel
- Olyan projektek, amelyek ismeretlenek a szervezete számára
- Az elvégzendő munka típusát nem ismerő erőforrások
- Korlátozott költségvetés
- Vállalkozáskritikus vagy kiemelt projekt
Annak érdekében, hogy az ütemtervben vésztartalékot biztosítsanak, általában minden projektfázis végén vagy egy nagyobb teljesítési határidő előtt hozzáadnak egy erőforrás nélküli feladatot. Ez a stratégia növeli annak valószínűségét, hogy eléri egy mérföldkő vagy fázis esedékességét.
Az ábra azt mutatja, hogy hogyan került hozzáadásra a Regisztrációs készenlét nevű feladat annak érdekében, hogy csökkentse annak valószínűségét, hogy a regisztrációs munkacsomagok bármely feladatának elcsúszása késleltesse a Regisztráció elérhető mérföldkövét. Ha minden a tervek szerint megy, akkor a vészhelyzetet nem használjuk fel. Ha azonban vannak olyan feladatok, amelyek átdolgozásra szorulnak, vagy ha problémák vannak egy erőforrással, vagy ha egy érintett nem áll rendelkezésre visszajelzésre, akkor van némi tartalék beépítve.
Esetlegességek hozzáadása az ütemezéshez.
Készítsen tartalék tartalékot az ütemtervre és a költségvetésre is.