Figyelembe véve az Excel pénzügyi modell elrendezését és kialakítását

A megoldásra váró probléma és a szükséges output gyakran befolyásolja a pénzügyi modell felépítését és kialakítását. Tehát nem rossz ötlet eltölteni egy kis időt az elrendezésen, mielőtt elkezdené. A modell elrendezése és szerkezete nemcsak a logikához és a funkcionalitáshoz kapcsolódik, hanem befolyásolhatja a modell felületének megjelenését és hangulatát, valamint azt is, hogy a felhasználók hogyan navigálnak a modellben.

Amikor először épít egy modellt, gondot okozhat, hogy tudja, hol kezdje. A pénzügyi modell legfontosabb elemei az

• Bemeneti vagy forrásadatok
• Feltételezések dokumentációja
• Számítások
• Kimenetek

Amikor elkezdi összeállítani a modellt, először helyezze el ezeket az elemeket négy különálló lapon, és gondolja át, hogy mi kerüljön minden szakaszba. Világosan válassza el ezeket az elemeket. Bár minden modellnek tartalmaznia kell ezeket az elemeket, nem minden pénzügyi modell egyforma felépítésű. Hacsak egy modell nem nagyon kicsi, a modell minden fő összetevője számára külön fület kell biztosítani.

Pénzügyi modelljének strukturálása: Mi hová megy

A modell elrendezésének megtervezésekor a legtöbb tapasztalt modellező az alábbi szabályokat követi:

• Lehetőség szerint különítse el a bemeneteket, számításokat és eredményeket. Világosan jelölje meg, hogy a modell mely részei tartalmaznak bemeneteket, számításokat és eredményeket. Elhelyezheti őket külön munkalapokon vagy külön helyeken egy munkalapon, de ügyeljen arra, hogy a felhasználó pontosan tudja, mire valók az egyes szakaszok. A színkódolás segíthet annak biztosításában, hogy minden szakasz egyértelműen meghatározott legyen.
• Az egyes oszlopokat ugyanarra a célra használja. Ez különösen fontos idősorokat tartalmazó modellek készítésekor. Például egy idősoros modellben, ha tudjuk, hogy a címkék a B oszlopban, az egységadatok a C oszlopban, a konstans értékek a D oszlopban és a számítások az E oszlopban vannak, sokkal könnyebbé válik a képlet kézi szerkesztése.
• Soronként vagy oszloponként egy képletet használjon. Ez képezi az alapját a legjobb gyakorlat elvének, amely szerint a képletek konzisztensek maradnak abszolút, relatív és vegyes hivatkozások használatával. Tartsa konzisztens képleteket, amikor adatblokkban van, és soha ne változtasson a képlet felénél.
• Lásd a bal oldalon és fent. A modellt logikusan kell olvasni, mint egy könyvet, vagyis balról jobbra és fentről lefelé kell olvasni. A számításoknak, bemeneteknek és kimeneteknek logikusan kell folyniuk a körkörös hivatkozások elkerülése érdekében. Ügyeljen arra, hogy vannak esetek, amikor a balról jobbra vagy fentről lefelé haladó adatáramlás némileg ütközik a könnyű használat és megjelenítés között, ezért az elrendezés megtervezésekor használja a józan észt. Ha követi ezt a gyakorlatot, elkerülheti, hogy a számítások az egész munkalapon összekapcsolódjanak, ami megnehezíti az ellenőrzést és frissítést. Az Excel gyorsabban is számol, ha ilyen módon állít össze képleteket, mert balról jobbra és fentről lefelé számol, így nemcsak könnyebben követhetővé teszi a modellt, hanem hatékonyabban is számol.
• Használjon több munkalapot. Kerülje el a kísértést, hogy mindent egy lapra tegyen. Különösen akkor, ha a számítási blokkok azonosak, használjon külön lapokat azokhoz, amelyeket meg kell ismételni, hogy elkerülje a képernyőn való görgetést.
• Mellékelje a dokumentációs lapokat. Minden pénzügyi modell kritikus részét képezi egy dokumentációs lap, amelyen egyértelműen szerepelnek a feltételezések és a forrásadatok. A borítólapot nem szabad összetéveszteni a feltételezések lapjával. Egy modellnek soha nem lehet túl sok dokumentációja!

Bemenetek, számítások és kimeneti blokkok meghatározása a pénzügyi modellhez

A modellezők általában hátulról előre haladva dolgoznak modelljeik építése során. A kimenet, vagy az a rész, amelyet a nézőnek vagy a felhasználónak látnia kell, elöl, a számítások középen, a forrásadatok és a feltételezések hátul találhatók. A vezetői összefoglalóhoz, a testületi dokumentumhoz vagy más jelentéshez hasonlóan az első néhány oldalnak tartalmaznia kell azt, amit a hétköznapi nézőknek egy pillantással látniuk kell. Ha további információra van szükségük, mélyebbre áshatnak a modellben.

Íme néhány irányelv arra vonatkozóan, hogy mi szerepelhet a modell egyes lapjain:

• Borítólap: Bár nem mindig mellékeljük, a borítólap sok részletet tartalmaz a modellről. Természetesen a fedőlap nem sokat használ, hacsak nem tartja naprakészen. Ha úgy dönt, hogy csatol egy fedőlapot, megadhat olyan részleteket, mint például a következők:
  • A modell módosításainak és frissítéseinek naplója dátummal, szerzővel, módosítási részletekkel és azok hatásával a modell kimenetére, ami segíthet a verziókezelésben
  • A modell célja és a jövőbeni felhasználás módja
  • Ki írta eredetileg a modellt, és kihez fordulhat kérdéseivel
  • Tartalomjegyzék
  • Útmutató a modell használatához
  • A modell korlátozásaira, a jogi felelősségre és a figyelmeztetésekre vonatkozó felelősség kizárása
  • Globális vagy kulcsfontosságú feltevések, amelyek szervesen beépülnek a modell használatába

    A borítólapokat és az útmutató oldalakat ritkán használják. Ha úgy dönt, hogy nem mellékel fedőlapot, győződjön meg arról, hogy a modell egyértelmű utasításokat tartalmaz a működésre, a célra, a feltételezésekre, a forrásadatokra és a felelősség kizárására vonatkozóan.

• Beviteli lap: Ez az egyetlen hely, ahová kemény kódolt adatokat kell bevinni. Nagy mennyiségű adat esetén egy vagy több beviteli lap is lehet, de a bemeneti adatokat logikai blokkokban kell elhelyezni.
• Kimeneti, összefoglaló és forgatókönyvlapok: Ezek a végső eredményeket mutatják be. Tartalmazhatnak forgatókönyv-legördülő mezőket vagy felhasználói beviteli mezőket is, amelyek lehetővé teszik a modell felhasználói számára, hogy saját kimeneteiket állítsák elő. Ez a szakasz tartalmazhat egy irányítópultot is.
• Számítási vagy munkalapok: Ossza fel a számítási lapokat logikusan, majd mindegyik lapon belül állítsa be őket következetesen. Ha a számítások hosszúak és zavarosak lesznek, célszerű logikai részekre bontani. Például feloszthatók szolgáltatás típusa, ügyfelek, pénzügyi táblázatok, földrajzi elhelyezkedés vagy üzleti szegmensek szerint. Ha a számítási lapokat felosztják, ügyeljen arra, hogy az elrendezés és a formázás a lehető legkonzisztensebb legyen az összes munkalapon.
• Hibaellenőrző lap: Ez a lap hivatkozásokat tartalmaz a modell összes hibaellenőrzésére. A hibaellenőrzéseket a számítási részben kell elvégezni, de az összes hibaellenőrzés összefoglalása egy helyen azt jelenti, hogy a modell használatba vétele után a modellezők gyorsan ellenőrizhetik, hogy valamelyik hibaellenőrzés elindult-e.