Üzeneteit legalább tízféleképpen tekintheti meg, kezdve a Microsoft Outlookhoz tartozó készlettel. Módosíthatja az egyes nézeteket úgy, hogy bármelyik nézetben az információs oszlopok szerint rendezi, az oszlop címére kattintva.
Ha módosítani szeretné az üzenetek nézetét az Outlook programban, válassza a Nézet–>Aktuális nézet menüpontot, majd a menüből válassza ki a következő nézetek egyikét:
- Üzenetek. Ez a beérkező levelek egyszerű képe – Feladó, Címzett, Tárgy – csak az alapok. A még el nem olvasott üzenetek félkövér betűkkel vannak felsorolva; a többi sima típussal szerepel.
- Üzenetek automatikus előnézettel. Ha nincs ideje elolvasni az összes kapott üzenetet, az előnézet hasznos. Az első néhány sor tippet adhat arra vonatkozóan, hogy mely üzeneteket szeretné elolvasni. Az AutoPreview megmutatja az első néhány sort.
- Általában csak azoknak az üzeneteknek az előnézete látható, amelyeket még nem olvasott el. Csak az elolvasott üzenetek címét látja. Valójában az Outlook azt feltételezi, hogy elolvasta a megnyitott üzeneteket. Az üzenetet olvasottként vagy olvasatlanként is megjelölheti, ha jobb gombbal rákattint, és kiválasztja a Megjelölés olvasottként vagy a Megjelölés olvasatlanként lehetőséget.
- Nyomon követési zászlóval. Megjelölheti a bejövő üzeneteket, így nyomon követheti, mit kell tennie az egyes üzenetekre válaszolva. A megjelölt nézet aszerint csoportosítja az üzeneteket, hogy vannak-e jelzők beállítva az üzeneteken, és felsorolja, hogy milyen típusú jelzések vannak beállítva, és mikor esedékesek.
- Egyes szakértők szerint az összes bejövő üzenet kezelésének leghatékonyabb módja az, ha fájlba rendezi őket annak megfelelően, hogy mit kell tennie velük, majd az egyes üzenetek prioritásának és időzítésének megfelelően reagál rájuk. Az üzenetjelzők az egyik praktikus módja annak, hogy megtudja, mi köze a kapott üzenetekhez. A Follow-Up Flag nézet automatikusan rendszerezi az üzeneteket az általuk igényelt műveletnek megfelelően, így azonnal hatékonyabbá válik, igaz?
- Utolsó hét nap. Amikor arra kérik, hogy azonnal intézkedjen egy néhány napja kapott üzenettel kapcsolatban, nem mindig könnyű megtalálni azt az üzenetet, amely megmondta, hogy mit kell tennie, különösen, ha sok e-mailt kap. Az Utolsó hét nap nézet csak azokat az üzeneteket jeleníti meg, amelyeket az elmúlt héten kapott. Könnyebb megtalálni egy elemet egy rövid listában, mint egy hosszú listában.
- Az Utolsó hét nap lista a hét napos időszakon belül érkező üzenetekre korlátozza a megtekintést. Nem aszerint rendezi az üzeneteket, hogy mi van bennük, vagy hogy ki küldte. Üzeneteit a feladó neve vagy az üzenet tárgya szerint rendezheti, ha a nézetben az oszlopok tetején lévő címekre kattint.
- Megjelölve a következő hét napra. Ha olyan üzeneteket jelöl meg, amelyek valóban fontosak, akkor valószínűleg először azok az üzenetek igényelnek figyelmet, amelyeket a következő napokban megjelölt, hogy felkeltsék a figyelmét. Ha gyorsan meg szeretné tekinteni a legmenőbb tételeket, használja a Megjelölve a következő hét nap nézethez.
- A Megjelölt nézethez hasonlóan a Megjelölve a következő hét napra nézet is a lényegre törekszik: ki küldte az üzenetet, mi az üzenet tárgya, és mikor esedékes a megjelölt üzenettel kapcsolatos intézkedés.
- Beszélgetési téma szerint. Mindig adjon meg egy könnyen érthető tárgysort, hogy az üzenetet fogadó személy első pillantásra tudja az üzenet témáját és azt, hogy mit tegyen vele. Kis szerencsével mások is megteszik ugyanezt érted. Akkor valóban megtekintheti az üzeneteit, ha a Beszélgetés témaköre szerint nézetben rendezi őket.
- Feladó által. Amikor a főnök felhív és megkérdezi: "Megkaptad azt az e-mailt a bónuszokról, amit három hete küldtem?" valószínűleg nem akar sok időt tölteni azzal, hogy szétválogatja mindenki más üzeneteit az elmúlt három hétből. A főnök kérdésének azonnali megválaszolásának leggyorsabb módja a Feladó szerint nézetre váltani.
- A Feladó szerint nézetben azonnal megtalálhatja a főnök nevét. Kattintson duplán a Bónuszok című üzenetre. Akkor elmondhatod a főnöknek: „Bizonyára megtettem; itt van előttem." Olyan gyorsan tud majd válaszolni, hogy a főnök örömmel megadja ezt a bónuszt.
- Olvasatlan üzenetek. Nem kell minden üzenetet elolvasnia, ami a képernyőn megjelenik, de Murphy törvénye szerint a legfontosabb információ egy olyan üzenetben lesz, amelyet még nem olvasott el. Az Olvasatlan üzenetek nézetben gyorsan áttekintheti azokat a dolgokat, amelyeket még nem pillantott meg.
- Ne hagyja folyamatosan a Beérkezett üzenetek mappát az Olvasatlan üzenetek nézetben, mert az üzenetek eltűnnek, ha befejezi az olvasást. Egyszerűbb az Üzenetek nézet használata az idő nagy részében, és időnként átvált az Olvasatlan üzenetek nézetre, hogy megtalálja a dolgokat.
- Elküldve. Hülyeségnek tűnhet, ha a Beérkezett üzenetek mappát annak a személynek a neve szerint rendezve látja, akinek az üzeneteket küldték. Végül is ez a beérkezett üzenetek mappája; mindent neked kellene elküldeni, különben nem lenne itt, igaz?
- Két oka van annak, hogy miért használja az Elküldve megtekintést. Az Önhöz érkező üzenetek egy része például a cégénél mindenkinek szól, ezért jó tudni, hogy bizonyos üzeneteket nem szabad személyesen venni. A második ok, hogy ugyanaz a nézetkészlet érhető el a Beérkezett üzenetek mappában és az Elküldött tételek mappában. Az Elküldött elemek mappában az Outlook tárolja a másoknak küldött üzenetek másolatait. Nagyon jól jöhet, ha tudod, hogy kinek mit küldtél.
- A Sent To nézet csak rendezve van, nem csoportosítva, ami azt jelenti, hogy az üzenetek az azokat küldő személyek nevei szerint jelennek meg. A csoportosított nézet egy csoport fejléceként minden olyan személy nevét jeleníti meg, aki levelet küld Önnek. Ha a Tárgy oszlopra kattint, elveszíti azt az előnyt, hogy a listát feladó szerint rendezi. Ha úgy tűnik, hogy az Elküldött lista rosszul van rendezve, kattintson a Címzett szóra a Címzett oszlop tetején.
- Üzenet idővonala. Az Üzenetidővonal nézet az Outlook egyik legérdekesebb nézete; grafikont készít az összes üzenetről aszerint, hogy mikor érkeztek meg. Az Üzenetidővonal nézet célja, hogy segítsen megtalálni az üzeneteket, amikor emlékszik arra, hogy mikor érkeztek meg, de arra nem, hogy miért érkeztek meg vagy ki küldte őket.
- Az üzeneteket ábrázoló kis ikonok valójában az általuk képviselt üzenetek parancsikonjai. Az üzenet megnyitásához kattintson duplán az üzenet ikonjára. A jobb gombbal az üzenet ikonra kattintva válaszolhat egy üzenetre, törölhet üzenetet vagy áthelyezhet egy üzenetet egy másik mappába.
