Mivel az Office webalkalmazásokkal dolgozott fájlok online tárolásra kerülnek, nem a számítógépen, ezért sokan hozzáférhetnek és szerkeszthetnek. Bár a Web App fájlmegosztás (még) nem érhető el teljesen világszerte, sokan megnyithatják ugyanazt a fájlt egy Office Web App alkalmazásban, és szerkeszthetik, bizonyos esetekben másokkal egy időben.
Ez a fájlok megosztásának lehetősége az Office Web Apps elsődleges célja. Önmagukban az Office Web Apps nem kínál elegendő szolgáltatást és funkciót ahhoz, hogy érdemes legyen használni. Ha azonban az Office Web Apps segítségével fájlokat oszthat meg másokkal, az egyedivé és értékessé teszi őket.
A Windows Live a Microsoft által kínált ingyenes online szolgáltatások és szoftvertermékek gyűjteménye. Az egyik ilyen szolgáltatás, a SkyDrive, a fájlok online tárolására szolgál. Miután bejelentkezett a Windows Live szolgáltatásba, megnyithatja a SkyDrive-ot, megnyithat egy Office Web App alkalmazást, és ezzel Word-dokumentumokat, Excel-munkalapokat, PowerPoint-prezentációkat vagy OneNote-jegyzetfüzeteket hozhat létre és szerkeszthet.
Az Office Web Apps használatának másik módja egy SharePoint webhelyen keresztül. A SharePoint a Microsoft szoftverterméke fájlok vállalati hálózaton való tárolására és megosztására.
Az Office Web Apps Windows Live rendszeren való futtatása egyetlen piros centbe sem kerül. Ingyenesen regisztrálhat, és néhány perc alatt kipróbálhatja az Office Web Apps szolgáltatást. Az Office Web Apps SharePoint webhelyről történő futtatásához hálózati rendszergazdai engedély szükséges.