Amikor webhelygyűjteményt hoz létre a SharePoint Online szolgáltatásban, amely az Office 365 termékcsomag része, automatikusan több SharePoint-csoportot kap. Tekintse meg ezeket a csoportokat és a hozzájuk tartozó engedélyszinteket a Webhelyműveletek, Webhelybeállítások és Webhelyengedélyek menüpontban a Felhasználók és engedélyek területen.
A Jóváhagyók csoport felhasználói oldalakat, képeket és dokumentumokat tehetnek közzé az intranetes webhelyén.
A Tagok csoport felhasználói oldalakat hozhatnak létre és szerkeszthetnek, valamint képeket és dokumentumokat tölthetnek fel. Az oldalakat, képeket vagy dokumentumokat azonban nem tehetik közzé.
A közzétételi portálsablonhoz a munkafolyamat engedélyezve van az oldalak könyvtárában. A tartalom jóváhagyása a dokumentum- és képtárban engedélyezett. Emiatt a tartalom nem látható minden felhasználó számára mindaddig, amíg jóváhagyásra nem kerül, és a jóváhagyás a munkafolyamaton keresztül meg nem történik.
Mielőtt oldalakat hoz létre vagy frissíti az intranet kezdőlapját, adjon hozzá felhasználókat a megfelelő csoportokhoz, hogy a jóváhagyásra váró tartalmat a megfelelő személyek irányítsák és hagyják jóvá. Ez a lépés azt is biztosítja, hogy a nem jóváhagyott és közzé nem tett tartalom rejtve maradjon a szervezet többi tagja előtt, amíg a tartalom készen áll az általános fogyasztásra.
Felhasználók hozzáadásához bármelyik csoporthoz lépjen a Webhelyműveletek→ Webhelybeállítások→ Webhelyengedélyek menüpontba. Válassza ki a csoportok bármelyikét, kattintson a menü Új elemére, írja be a felhasználó nevét, majd kattintson az OK gombra.