E-mailek rendezése az Outlook 2003-ban

Már senki sem kap egy keveset e-mailt. Ha kapsz egy üzenetet, rengeteget kapsz. Szerencsére az Outlook egy csomó különféle módot kínál az üzenetek zűrzavarának rendezésére, így van esélye kitalálni, mi a fontos, és mi várhat.

Ha az Outlook úgy van beállítva, hogy a képernyő jobb oldalán jelenítse meg az Olvasópanelt, az üzenetek listájának tetején két gomb látható. A bal szélső gombon van egy címke, amely valami ilyesmit tartalmaz: „Elrendezés: dátum”. Az Elrendezés szerint gomb az Outlook által az üzenetek rendszerezésére használt rendszert írja le. Az Elrendezés szerint gomb jobb oldalán található egy másik gomb, amelynek címkéje az Outlook jelenleg használt elrendezésének néhány részletét tartalmazza. (Például, ha üzenetei jelenleg dátum szerint vannak elrendezve, a jobb oldali gombon a „Legújabb felül” vagy a „Legrégebbi felül” felirat olvasható.)

Ha módosítani szeretné az Outlook üzeneteinek elrendezését, egyszerűen kattintson az Elrendezés gombra, és megjelenik egy helyi menü, amely az összes használható elrendezést tartalmazza. Az Outlook ezeket a megoldásokat kínálja:

• Dátum: Az üzenetek legáltalánosabb módja a dátum szerinti rendszerezés. Amikor először állítja be az Outlookot, az üzenetei így lesznek elrendezve. Kattintson a jobb oldalon található gombra, hogy váltakozzon a felül lévő legújabb és a legrégebbi üzenetek között.

• Beszélgetés: Ez az elrendezés az azonos témájú üzeneteket csoportosítja. Ha egy sor üzenetet váltott valakivel egy konkrét projektről vagy ötletről, a beszélgetési szál követéséhez válassza a Beszélgetés elrendezését.

• Feladó: Ahogy sejtheti, ez az elrendezés aszerint rendezi az üzenetgyűjteményt, hogy kitől kapta az üzenetet. A Feladó elrendezés kiválasztása valamivel gyorsabb, mint egy keresési mappa beállítása, de néha még mindig a keresési mappa a legjobb módja bizonyos fontos személyektől érkező üzenetek nyomon követésének .

• Címzett: A kapott üzenetek többsége Önnek szól, de nem mindig. Néha emberek listájának címzett üzeneteket kap, így az Ön neve nem jelenik meg az üzenet Címzett sorában. Ez az elrendezés aszerint választja szét az üzeneteket, hogy az Ön neve szerepel-e az egyes üzenetek Címzett sorában.

• Mappa: Amikor egy keresési mappában tekint meg üzeneteket, a megtekintett üzenetek valójában számos különböző mappában találhatók. Ha szeretné tudni, hogy pontosan melyik mappa tartalmazza az egyes üzeneteket, használja a Mappaelrendezést. Amikor megtekinti a Beérkezett üzeneteket, a mappaelrendezés nem érhető el; csak a Keresési mappákhoz használható.

• Méret: Mindenki tudja, hogy a méret nem számít; az érzés számít. Na jó, nem mindig. A méret bizonyos rendszergazdák számára fontos – és ez nem mindig személyes probléma. Egyes e-mail üzenetek fényképeket, zenét és mindenféle nehéz fájlt tartalmaznak, amelyek valóban eltömíthetik cége e-mail szervereit. Tehát amikor a rendszergazdája arra kéri, hogy szűkítse a beérkezett üzeneteket, használja ezt a funkciót: Azonosítsa és törölje a leginkább túlsúlyos üzeneteket.

• Tárgy: Ez az elrendezés hasonlít a Beszélgetés elrendezéséhez, azzal a különbséggel, hogy nem követi a beszélgetés fonalát, csak egybegyűjti az azonos tárgyú üzeneteket.

• Típus: Nem minden tétel, amely a Beérkezett üzenetek mappájába érkezik, egyszerű üzenet; értekezlet-meghívókat, Feladatkéréseket és mindenféle egyéb tárgyat is kaphat. Ha el szeretné választani az üzeneteket az értekezlet-kérésektől, váltson át a Típus elrendezésre, így a legérdekesebb üzenetek kerüljenek a lista elejére.

• Megjelölés: Amikor megjelöl egy üzenetet, valószínűleg azt tervezi, hogy visszatér hozzá. Ez az elrendezés a megjelölt üzeneteket a lista tetejére, a megjelöletlen üzeneteket pedig az aljára helyezi. Ha több különböző zászlószínt használ, ez az elrendezés a zászló színe szerint is rendeződik.

• Melléklet: Amikor a Beérkezett üzenetek mappába lép, lehet, hogy nem üzenetet keres, hanem mellékletet keres. Az üzenetek csatolmány szerinti elrendezése lehetővé teszi, hogy először megvizsgálja a valószínűsíthető gyanúsítottakat.

• E-mail fiókok: Beállíthatja, hogy az Outlook több különböző e-mail címről gyűjtsön e-maileket. Néha szeretné tudni, hogy melyik üzenet melyik címről érkezett, vagy egyszerűen csak meg szeretné tekinteni az egyik címre küldött üzenetet. Ha csak az egyetlen címre küldött üzeneteket szeretné látni, válassza az E-mail fiókok elrendezést, majd kattintson a mínusz (–) jelre azon fiókok neve mellett, amelyeket nem szeretne látni. Ezzel az elrendezéssel az Outlook csak az Önt érdeklő fiókokból származó üzeneteket jeleníti meg.

• Fontosság: Az első dolog – ismeri a mondást. Ha először a kiemelten fontosnak jelölt üzeneteket kell látnia, akkor ezt az elrendezést szeretné használni.

• Kategóriák: Bármely elküldött üzenethez kategóriákat rendelhet, és néha mások is hozzárendelhetnek kategóriákat az általuk küldött üzenetekhez. Ha látni szeretné, hogy melyik üzenet melyik kategóriába tartozik, használja a Kategóriák elrendezést.

Az Elrendezés szerint gomb csak akkor jelenik meg az üzenetlista tetején, ha az Olvasópanel a képernyő jobb oldalán jelenik meg. Az olvasóablakot a Nézet -> Olvasóablak -> Jobbra kattintva kapcsolhatja be. Ha szeretné rendezni az üzeneteket, amikor az olvasóablak ki van kapcsolva, válassza a Nézet –> Elrendezés alapja menüpontot az elrendezések listájának megtekintéséhez, majd válassza ki a kívántat.