Az Excel számformázási szintaxisa különböző, pontosvesszővel elválasztott számformátumokból áll. Alapértelmezés szerint az első pontosvesszőtől balra lévő szintaxis a pozitív számokra, az első pontosvesszőtől jobbra lévő szintaxis a negatív számokra, a második pontosvesszőtől jobbra lévő szintaxis pedig a nullákra.
Pozitív számformátum; Negatív számformátum; Formátum nullákhoz
Érdekes módon azonban az Excel lehetővé teszi ennek az alapértelmezett viselkedésnek a felülbírálását, és a szintaktikai szakaszok újrahasznosítását a saját feltételeinek megfelelően. A feltételek szögletes zárójelben vannak megadva.
Ebben a szintaktikai példában kék színt alkalmazunk minden 500-nál nagyobb számot tartalmazó cellára, piros színt minden 500-nál kisebb számot tartalmazó cellára, és n/a-t minden 500-as számot tartalmazó cellára.
[Kék][>500]#,##0;[Piros][<500]#,##0;”n/a”
A feltételek használatának egyik hasznosabb módja a számok ezrekre vagy milliókra való konvertálása attól függően, hogy mekkora a szám. Ebben a példában az 1 000 000-nel egyenlő vagy annál nagyobb számok millióként, míg az 1 000-nél egyenlő vagy nagyobb számok ezresek lesznek.
[=1000000]#,##0.00,,”m”;[=1000]#,##0,”k”
Egyéni számfeltételek segítségével kényszeríthet megjegyzést a diagramra, ha egy adatpont egy bizonyos érték alá esik. Mindössze annyit kell tennie, hogy alkalmazza az egyéni számformátumot a diagram forrásadataira.
Képzelje el, hogy a diagram bármely 300 alatti adatpontjában a Küszöb alatt szavakat szeretné látni. Egyszerűen alkalmazza ezt az egyéni számformátumot az adott sorozat forrásadat-tartományára a diagramon.
[<300]"Küszöb alatt!"; #,##0
Az egyéni formázás beállítása után adatcímkéket adhat hozzá diagramsorozatához. Ezen a ponton lesz egy diagram, amely hatékonyan megjeleníti a dinamikus annotációt.
Minden alkalommal, amikor egy adatpont 300 alá csökken, a Küszöb alatt szavak felhívják a figyelmet erre a pontra.