Az Outlook 2002 lehetővé teszi csoportok beállítását, így néhány egérkattintással megtekintheti a csoport összes tagjának ütemezését. Például létrehozhat egy csoportot, amely a projektcsapat összes tagját tartalmazza; Ha rendszeresen ütemez megbeszéléseket az egész csapattal, akkor gyorsan megtekintheti az összes ütemezést, és megtalálhatja a találkozó időpontját, amikor mindegyik elérhető. Nincs többé szükség a csapattagok nevének egyenkénti beírására, hogy megkapja az ütemtervet. És többé nem kell minden csapattag nevére emlékezni – és elkerülhetetlenül ki kell hagyni valakit a listáról!
A csoportütemezések teljes kihasználásához az összes csoporttag naptárának nyilvánosan megtekinthetőnek kell lennie. Lépjen kapcsolatba szervezete információs rendszer-gurujával, hogy megtudja, van-e nyilvános hozzáférése a menetrendekhez.
Egy csoport összes ütemtervének megtekintéséhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. Hívja elő az Outlook 2002 naptárát.
2. Válassza a Műveletek, a Csoportütemezések megtekintése menüpontot. Megjelenik a Csoportütemezések párbeszédpanel, amely felsorolja az összes létrehozott csoportot.
Ha még nem hozott létre csoportokat, kattintson az Új gombra. Vagy törölheti a régi csoportokat a listáról.
3. Kattintson duplán a megtekinteni kívánt csoportra, vagy jelölje ki a csoportot, és kattintson a Megnyitás gombra.
Megjelenik egy ütemezési ablak, amely a csoporttagok összes ütemtervét mutatja. A csoport tagjait hozzáadhatja és törölheti.
4. Kattintson a Mentés és Bezárás gombra a csoporton végzett változtatások mentéséhez.
Még az üléseket is ütemezheti a csoport ütemezési ablakából. Egyszerűen jelölje ki azt az időpontot, amikor mindenki elérhető, majd kattintson a Találkozó létrehozása lehetőségre, és válassza a Találkozó létrehozása mindenkinek lehetőséget. Megjelenik egy új találkozó ablak, amelyben az összes csoporttag neve a Címzett mezőben található. Ha kívánja, módosítsa a témát, és írjon be egy üzenetet, majd kattintson a Küldés gombra, hogy a csoport minden tagját meghívja a megbeszélésre.