Boldog és egészséges névjegymappa fenntartása az Outlookban

A patológiában, amely a betegségeket és azok terjedési módját tanulmányozza, a kapcsolattartó az a személy, aki fertőző betegséget ad tovább, de az Outlookban a kapcsolattartó olyan személy, akiről információkat őriz. A névjegyekkel kapcsolatos információk a Névjegyek mappában tárolódnak. Ez a mappa egy szuper teljesítményű címjegyzék. Vannak helyek az emberek nevének, címének, telefonszámának, e-mail címének, weblapjainak, személyhívószámainak, születésnapjainak, évfordulóinak, beceneveinek és egyéb cuccainak tárolására. Amikor megcímez egy e-mailt, a címet közvetlenül a Névjegyek mappából kaphatja meg, hogy megbizonyosodjon a cím helyes beírásáról.

A Névjegyek mappa csak annyira jó és olyan alapos, mint a névjegyekkel kapcsolatos információk, amelyeket elhelyez. Ezek az oldalak elmagyarázzák, hogyan kell adatokat megadni egy kapcsolattartóról, és hogyan frissítheti az információkat, ha azok megváltoznak.

Új névjegy beírása a Névjegyek mappába

Ha valakit a Névjegyek listájára szeretne helyezni, nyissa meg a Névjegyek mappát, és kezdje el a következő műveletek egyikével:

• Kattintson az Új kapcsolat gombra.

• Nyomja meg a Ctrl+N (a Névjegyek mappa ablakában) vagy a Ctrl+Shift+C billentyűkombinációt.

• Válassza a Fájl -> Új -> Névjegy menüpontot.

Látod a Kapcsolat űrlapot. Ezen az űrlapon szinte mindent megadhat, amit egy személyről tudni kell, kivéve a szerelmi életét és a titkos bűneit. Adja meg az összes rögzíteni kívánt információt, és tartsa szem előtt az alábbi közlekedési szabályokat:

• Teljes nevek, címek és így tovább: Habár kísértést érezhet, hogy egyszerűen csak címeket, telefonszámokat, neveket stb. írjon be a szövegmezőkbe, ne tegye ezt! Kattintson a Teljes név gombra az Általános lapon, például egy név megadásához. Kattintson a Vállalkozás vagy Otthon gombra, hogy adjon meg egy címet a Cím ellenőrzése párbeszédpanelen. Ha rákattint a gombokra és beírja az adatokat a párbeszédpanelekbe, engedélyezi az Outlook számára, hogy elkülönítse a nevek, címek és telefonszámok összetevőit. Mint ilyen, az Outlook könnyebben tudja rendezni a neveket és címeket, és a neveket és címeket forrásként tudja használni tömeges levelezéshez és tömeges e-mailekhez a Microsoft Word segítségével.

• Ha egy cégre, nem pedig egy személyre vonatkozó adatokat ír be, hagyja üresen a Teljes név mezőt, és írja be a cég nevét a Cég mezőbe.

• Számodra fontos információk: Ha úgy tűnik, hogy az űrlapon nincs hely egy bizonyos típusú információ megadására, próbáljon meg egy háromszög gombra kattintani, és válasszon egy új információs kategóriát a felugró menüből. Kattintson a Vállalkozás gomb melletti háromszög gombra, és válassza az Otthon lehetőséget, például, ha az üzleti cím helyett otthoni címet szeretne megadni.

• Fájl másként: Nyissa meg a Fájl másként legördülő menüt, és válasszon egy lehetőséget a kapcsolatfelvételhez a Névjegyek mappába. A névjegyek ábécé sorrendben vannak elhelyezve vezetéknév, keresztnév, cégnév vagy a három kombinációja szerint. Válassza ki azt a beállítást, amely a legjobban leírja, hogy várhatóan hogyan találja meg a névjegyet a Névjegyek mappában.

• Levelezési címek: Ha egy kapcsolathoz több címet tart meg, jelenítse meg azt a címet, amelyre levelet szeretne küldeni, és jelölje be az Ez a levelezési cím jelölőnégyzetet.

• E-mail címek: Minden kapcsolathoz legfeljebb három e-mail címet adhat meg (kattintson a háromszög gombra, és válassza az E-mail 2 vagy E-mail 3 lehetőséget egy második vagy harmadik cím megadásához). A Megjelenítés mint szövegmezőben az Outlook megmutatja, hogyan fog kinézni az e-mail üzenetek Címzett sora, amikor e-mailt küld egy partnernek. Alapértelmezés szerint a Címzett sorban a kapcsolattartó neve, majd az e-mail címe látható zárójelben. A Megjelenítés mint szövegmezőbe azonban bármit beírhat, és ha valami más beírása segít megkülönböztetni az e-mail címeket, írjon be mást. Például írja be a Lydia – Személyes szót, hogy megtudja, mikor küld e-mailt Lydia személyes címére, nem pedig az üzleti címére.

• Fényképek: Ha digitális fényképet szeretne elhelyezni egy kapcsolatfelvételi űrlapon, kattintson a Névjegykép hozzáadása gombra, és a Névjegykép hozzáadása párbeszédpanelen válasszon ki egy képet, majd kattintson az OK gombra.

Ügyeljen arra, hogy írjon néhány szót az Általános lapra, hogy leírja, hogyan és hol találkozott a kapcsolattartóval. Amikor eljön az ideje a névjegyek kiszűrésének a Névjegyek mappa listájából, a leírások elolvasása segíthet eldönteni, hogy ki gyomlálódik és ki nem.

Ha végzett az adatok megadásával, kattintson a Mentés és bezárás gombra. Ha siet a kapcsolatfelvételi adatok megadásával, kattintson a Mentés és új gombra. Ezzel megnyílik egy üres űrlap, ahol információkat rögzíthet egy másik névjegyről.

Íme egy gyors módja annak, hogy megadja valakinek az e-mailt küldött kapcsolatfelvételi adatait: Nyissa meg az üzenetet, kattintson jobb gombbal a feladó nevére a Címzett sorban, és válassza a Hozzáadás az Outlook névjegyekhez parancsát a helyi menüben. Látod a Kapcsolat űrlapot. Adjon meg további információkat a feladóról, ha tud, majd kattintson a Mentés és bezárás gombra.

E-mailek és címek importálása másik programból

Tegyük fel, hogy az Outlook Express, az Eudora vagy a Lotus Organizer segítségével kezelte e-mail-címeit és kapcsolatfelvételi címeit, de most áttért az Outlookba. Mit csinálsz az e-mail üzenetekkel, nevekkel és címekkel a másik programban? Nem hagyhatod, hogy csak üljenek ott. Importálhatja őket az Outlookba, és ott folytathatja, ahol abbahagyta.

Ha egy másik programból szeretne e-mail címeket és kapcsolattartási címeket importálni, válassza a Fájl –> Importálás és exportálás menüpontot. Megjelenik az Importálás és exportálás varázsló. A következő lépés attól függ, hogy hol követi most az e-mailezését és a címét:

• Outlook Express: Válassza az Internetes levelezés és címek importálása lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra. Az Outlook importáló eszköz párbeszédpanelen válassza ki az Outlook Express elemet, jelölje be a jelölőnégyzeteket annak eldöntéséhez, hogy mit exportáljon (levelezés, címek és/vagy szabályok), majd kattintson ismét a Tovább gombra. A következő párbeszédpanelen válassza ki a beállításokat, hogy eldöntse, mit tegyen az ismétlődő bejegyzésekkel; majd kattintson a Befejezés gombra.

• Eudora: Válassza az Internetes levelezés és címek importálása lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra. Az Outlook importáló eszköze párbeszédpanelen válassza ki az Eudora elemet, válassza ki a beállításokat annak eldöntéséhez, hogy mit tegyen az ismétlődő bejegyzésekkel, majd kattintson újra a Tovább gombra. A Mappaböngésző párbeszédpanelen válassza ki azt a fájlt, amelyben az Eudora adatok találhatók, majd kattintson az OK gombra.

• Lotus Organizer: Válassza az Importálás másik programból vagy fájlból lehetőséget, kattintson a Tovább gombra, válasszon egy Lotus Organizer verziót (4.x vagy 5.x), majd kattintson ismét a Tovább gombra. A Tovább gombra kattintva a rendszer megkérdezi, hogyan kell kezelni az ismétlődő elemeket, megkeresni a Lotus Organizer adatfájlt, és kiválasztani egy Outlook mappát az adatok elhelyezéséhez.

Néhány import- és exportszűrőt az Outlook nem telepít automatikusan. Az Outlook kérheti, hogy helyezze be az Office CD-t a szűrő telepítéséhez.